Qualitätsmanagement: Typischer Ablauf eines Zertifizierungsprojektes. bbu-unternehmensberatung, Hannover

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1 Qualitätsmanagement: Typischer Ablauf eines Zertifizierungsprojektes bbu-unternehmensberatung, Hannover

2 Wie läuft ein Zertifizierungsprojekt ab? Stufe 5 Verbesserung regelmäßige Änderungen (QMH) Q-Zirkel, Benchmarking Stufe 4 Zertifizierung Vertrag mit Zertifizierer Stufe 3 Einführung QMH in Kraft setzen Information der Mitarbeiter, Schulungen Interne Audits + Reviews Stufe 2 Entwicklung Gliederung QMH Überwachungsaudits Handbuchprüfung Zertifizierungsaudits Dokumentenstruktur Ist-Aufnahme Stufe 1 Vorbereitung Ziele festlegen Kosten planen QMH schreiben Projektteam Projektplan Hannover 2

3 Projektplan Zertifizierung I Management ausführlich vor dem Projektstart beraten (Vorgehen, Kosten, Zeit- und Kapazitätsbedarf usw.) Qualitätspolitik und -ziele des Unternehmens im Managementkreis festlegen Informationsveranstaltung im Unternehmen (Kick-Off) durchführen Ist-Aufnahme im Unternehmen durchführen: Was ist vorhanden und nutzbar? (Unterlagen, Organisation, Arbeitsabläufe usw.) QM-Projektteam zusammenstellen und in die Arbeit einführen QM-Projektplan (Termin- und Ablaufplan, Zuständigkeiten) erstellen Hannover 3

4 Projektplan Zertifizierung II Struktur und Dokumentationsstandards für das QM-Handbuch festlegen (Qualitätselemente, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, mitgeltende Dokumente usw.) QM-Schulungen durchführen: QM-Projektteam (Einführung und on the job) Alle Mitarbeiter (regelmäßig projektbegleitend) QM-Beauftragte Interne Auditoren Qualitätszirkelmoderatoren QM-Handbuch und mitgeltende Dokumente schreiben QM-Beauftragten ernennen QM-Handbuch in Kraft setzen Hannover 4

5 Projektplan Zertifizierung III Regelmäßigen Änderungsdienst für QM-Handbuch etablieren Jahresplan für interne Qualitätsaudits erstellen Internes Systemaudit (Voraudit) durchführen Qualitätszirkel für die kontinuierlichen Verbesserungsprozesse einführen Erste QM-Bewertung vornehmen (Management-Review erstellen) Vertrag mit Zertifizierungsstelle abschließen (Unterstützung des Klienten bei Auswahl und Vertragsgestaltung) QM-Handbuch zur Prüfung bei der Zertifizierungsstelle einreichen (Unterstützung des Klienten) Externes Systemaudit (Zertifizierungsaudit) begleiten Hannover 5

6 Das konkrete Beispiel Ablauf eines Zertifizierungsprojektes im sozialen Bereich Hannover 6

7 Warum Qualitätsmanagement in sozialen Einrichtungen?? Forderung nach Qualität Kunden bewerb Mitarbeiter /innen Gesetzgeber Öffentlichkeit Wett- Hannover 7

8 Stationen eines beispielhaften Weges zur Zertifizierung - unterstützt und begleitet durch bbu-unternehmensberatung - Der typische Ablauf eines konkreten Zertifizierungsprojektes nach DIN EN ISO 9001:2000 bei einer Einrichtung aus dem sozialen Bereich wird im folgenden beispielhaft dargestellt. Die Stationen dieses Weges der Erarbeitung und Implementierung von Qualitätsmanagement-System gemäß DIN EN ISO 9001:2000 und HACCP-Konzept (zur Lebensmittelhygiene in Großküchen) sahen folgendermaßen aus: Hannover 8

9 Stationen eines beispielhaften Weges zur Zertifizierung April 2000 Juni 2000 Sept Okt Beschluss von Einrichtungsleitung und Qualitätsmanagementbeauftragter (QMB) zur Einführung eines QM-Systems in der Einrichtung. Anschließend Suche nach geeignetem Berater. Erstes Treffen mit ausgewähltem Berater, abklären des Auftrags an ihn: Projektstart wird auf September 2000 festgelegt. Einführungsveranstaltung durch Berater. Der Berater legt erste Musterverfahrensanweisungen für das QM- Handbuch vor. Bearbeitung mit Kollegen und QMB. QMB nimmt an einem Auditorenseminar des Beraters teil. Hannover 9

10 Stationen eines beispielhaften Weges zur Zertifizierung Nov Dez Jan Febr März 2001 Zweite Infoveranstaltung durch Berater. Abgleich des QM-Handbuches (QMH). Fertigstellung weiterer Teile des QMH. Dritte Infoveranstaltung für die Mitarbeiter. Parallel dazu Beginn der Bearbeitung des HACCP-Ordners. Letzte Teile des QM-Handbuches (QMH) werden erarbeitet. Letzte Korrektur und Endredaktion des QMH. Vierte Infoveranstaltung für die Mitarbeiter. Einführung des QMH. Von März bis Mai acht Handbuch-Schulungen durch QMB. Hannover 10

11 Stationen eines beispielhaften Weges zur Zertifizierung April 2001 Mai/Juni 2001 Zertifizierungsgesellschaft wird ausgewählt, Auditorin stellt sich vor. Das QM-Handbuch wird in den Abteilungen intensiv genutzt. Erste Erfahrungen mit den Checklisten und Verfahrensanweisungen. Die Mitarbeiter nutzen das Material, es erscheint ihnen vielfach hilfreich. Die Küche hat alle Rezepte im PC archiviert. Hannover 11

12 Stationen eines beispielhaften Weges zur Zertifizierung Juli 2001 Aug Die Handbücher werden auf ihre Normkonformität nach DIN EN ISO 9001:2000 von der Zertifizierungsgesellschaft überprüft. Es gibt kleinere Forderungen, ansonsten sind die Voraussetzungen für die Zertifizierung gegeben. Eine Rahmenvereinbarung (Vertrag) mit der Gesellschaft wird abgeschlossen. Ein erstes Audit zur Überprüfung des QM-Systems findet innerhalb der Einrichtung statt. Hannover 12

13 Stationen eines beispielhaften Weges zur Zertifizierung Sept Okt Berater führt ein Voraudit durch. Danach können binnen einer Frist von vier Wochen grobe Fehler durch die Einrichtung behoben werden. Am 29. und wird die Einrichtung von der Zertifizierungsgesellschaft durch die Auditorin zertifiziert. Hannover 13

14 Stationen eines beispielhaften Weges zur Zertifizierung Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben sich mit hohem Einsatz und Engagement beteiligt. Mit dem erhaltenen Zertifikat stellte sich großer Stolz auf die geleistete Arbeit und den Erfolg ein. Was folgt, ist die Phase der Erhaltung und Verbesserung. In dieser Phase zeigt sich, wie wirksam das geschaffene Qualitätsmanagement-System ist. Kontinuierliche Verbesserungsprozesse werden der Einrichtung in den nächsten Jahren helfen, ihr System noch mehr auszufeilen. Hannover 14