4. Einführung eines Qualitätsmanagementsystems

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1 Einführung eines Qualitätsmanagementsystems Einführung eines Qualitätsmanagementsystems Ein Qualitätsmanagementsystem ist ein Managementsystem zum Lenken und Leiten eines Unternehmens bezüglich der Qualität. Dies betrifft nicht nur einzelne Geschäftsteile des Autohauses, sondern das gesamte Unternehmen mit allen Abläufen und Prozessen. So kann gewährleistet werden, dass Autohaus Liebe beste Qualitätsarbeit nach DIN EN ISO 9000 verkauft und leistet. Jedoch ist ein Qualitätsmanagementsystem nicht von Anfang an in einem Betrieb vorhanden. Es muss mühselig erarbeitet und eingeführt werden. Die folgende Abbildung stellt einen Überblick über die notwendigen Schritte für die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems dar und wird in diesem Kapitel erläutert

2 Einführung eines Qualitätsmanagementsystems 15 Einführung eines Qualitätsmanagementsystems im Autohaus Liebe 1.Entscheidungsprozess 2.Vorbereitungsprozess 3.Realisierungsprozess 4.Evaluierungsprozess zur Funktionsfähigkeit 5.Dauerhafte QM- Praxisanwendung 1.1 Wahrnehmung der Notwendigkeit QM am Markt 2.1 Benennung Projektleiter, Planung Projektaktivitäten 3.1 Erstellung der Geschäftsprozessbeschreibung 4.1 internes Systemaudit 5.1 interner Nutzennachweis 1.2 Aufbereitung und Bewertung der Informationen 2.2 Entwurf Qualitätspolitik, Qualitätsziele, QM-Nutzen 3.2 QM- Handbuch erstellen 4.2 externe Dokumentenprüfung 5.2 Kundennutzen in Öffentlichkeitsarbeit 1.3 Entscheidung der Geschäftsführung zu QM 2.3 Information der Leiter und Mitarbeiter Korrektur Qualitätsziele 3.3 QM- Verfahrensanweisungen erstellen 4.3 Zertifizierungsaudit 5.3 Verbesserung des Systems und der Qualität 1.4 Entscheidung zu externer Unterstützung bei Einführung 2.4 Analyse der Geschäftsprozesse 3.4 Schulung der Leiter und Mitarbeiter, Korrektur und Inkraftsetzung 4.4 Zertifikatserlangung und Bekanntmachung 5.4 Schulung, interne Audits u. Überwachung, QM- Bewertung Abbildung 10: Übersicht zu den Prozessen der Einführung eine Qualitätsmanagementsystems nach einer Vorlage von Dr. Ing. Reinhard Grabowski

3 Einführung eines Qualitätsmanagementsystems Der Entscheidungsprozess Als erstes muss der Geschäftsführer wahrnehmen, dass die Notwendigkeit eines QMS in seinem Marktgebiet besteht. Durch Analyse von Kundenanfragen, gesetzlichen Vorschriften und Ausschreibungen kann das Unternehmen erkennen, was die Umwelt verlangt und kann darauf das Managementsystem aufbauen. Hat er die Notwendigkeit erkannt, kann damit begonnen werden, Informationen über das Qualitätsmanagement bei den Wettbewerbern zu sammeln und auszuwerten. Denn nur derjenige, der weiß, wie die Konkurrenz arbeitet, kann sein eigenes Unternehmen und das QMS besser und effektiver gestalten. Nun kann sich die gesamte Geschäftsführung für oder gegen ein System entscheiden. Dabei sollten alle Standpunkte von jedem einzelnen Mitglied beachtet und diskutiert werden. Unternehmen, die zu keiner einheitlichen Meinung kommen, können zusätzlich Expertenstandpunkte anhören und danach beschließen, ob sie ein QMS einführen wollen oder nicht. Desweiteren sollte in diesem Schritt die Vorgehensweise diskutiert werden. Im vierten Schritt des Entscheidungsprozesses holt sich das Unternehmen, soweit Bedarf besteht, Angebote von externen Betrieben ein und es wird ein Finanzrahmen für die externe Unterstützung festgelegt. Der Prozess der Entscheidung findet also in der Geschäftsleitung statt. Es müssen viele Meinungen und Standpunkte diskutiert und ausgewertet werden, um herauszufinden, ob ein Qualitätsmanagementsystem wirklich notwendig ist. 4.2 Der Vorbereitungsprozess Hat sich das Unternehmen für ein QMS entschieden, wird im Vorbereitungsprozess als erstes ein Projektleiter benannt und die Projektaktivitäten geplant. Der Projektleiter des Qualitätsmanagement wird später der Qualitätsmanagementbeauftragte des Unternehmens sein. Es werden Budget, Zeitrahmen, Meilensteine und Verantwortlichkeiten abgestimmt und festgelegt und Projektaktivitäten und Projektablaufpläne bestimmt. Der Geschäftsführer entwirft die Qualitätspolitik als Teil der Unternehmenspolitik. Die Qualitätsziele und der Qualitätsnutzen werden vom Verantwortlichen der Geschäftsführung und dem Projektleiter QM entworfen und heraus gearbeitet.

4 Einführung eines Qualitätsmanagementsystems 17 Alle Entwürfe werden mit den Betriebsleitern und allen anderen Mitarbeitern besprochen. Es werden Diskussionen über die Entwürfe von Qualitätspolitik und Qualitätszielen geführt und im Nachhinein Ergänzungen und Korrekturen vorgenommen. Als letztes werden im Vorbereitungsprozess die Ist-Abläufe, Zuständigkeiten, Befugnisse, vorhandene, genutzte Unterlagen, gegenseitige Abhängigkeiten und Schnittstellen analysiert. Da dieser Prozess alle Abläufe betrifft und analysiert, ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter des Unternehmens daran beteiligt werden und ihre Meinungen und Vorschläge einbringen können. 4.3 Der Realisierungsprozess Im Realisierungsprozess werden alle vorhandenen Dokumente und Unterlagen zu den Geschäftsprozessen gesichtet und nach der Norm DIN EN ISO 9001 sortiert. Mit diesen Unterlagen wird dann die Prozessbeschreibung nach einem einheitlichen Raster aufgestellt. Weiterhin werden das Qualitätsmanagementhandbuch und die QM- Verfahrensanweisungen erstellt. Ein Qualitätsmanagementhandbuch besteht aus Deckblatt, Inhaltsverzeichnis, Liste der gültigen Abschnitte, Benutzerhinweisen, Vorwort, Abschnitten des QM- Handbuches und dem Anhang. Sind diese Dokumente fertig erstellt, werden die Betriebsleiter und Mitarbeiter anhand des Entwurfes des QM- Handbuches geschult und Hinweise und Korrekturen eingearbeitet. Nun wird das Qualitätsmanagementsystem in Kraft gesetzt. Der Realisierungsprozess wird von Geschäftsführung und dem Projektleiter bzw. dem Qualitätsmanagementbeauftragtem durchgeführt. 4.4 Evaluierungsprozess zur Funktionsfähigkeit des Qualitätsmanagements in der Praxis Um herauszufinden, ob das eingeführte Qualitätsmanagement auch funktionstüchtig ist, führt das Unternehmen vor den externen Audits interne Audits durch. Dazu werden interne Auditoren festgelegt und qualifiziert und eventuell Auditteams gebildet. Auditchecklisten mit allen notwendigen Fragen werden erstellt oder besorgt und der Audit durchgeführt und ausgewertet. Werden fehler- oder lückenhafte Stellen im System entdeckt, können dazu Ergebnisse und Maßnahmen erarbeitet und umgesetzt werden.

5 Einführung eines Qualitätsmanagementsystems 18 Ist der interne Audit ordnungsgemäß durchgeführt und alle Schwachstellen beseitigt, können die erstellten Dokumente, wie QM-Handbuch und Verfahrensanweisungen an die zuständige Zertifizierungsstelle übergeben werden. Dort werden die Dokumente geprüft, es wird ein Prüfbericht erstellt und das Unternehmen bekommt eventuelle Abweichungen von der Norm mitgeteilt. Ist die Dokumentenprüfung erfolgreich erledigt, wird im Unternehmen von externen Auditoren ein Systemaudit durchgeführt. Dieser dient zum Nachweis der Wirksamkeit und Funktionsfähigkeit einzelner Elemente oder des gesamten Qualitätsmanagementsystems. Das Unternehmen bekommt einen Auditbericht mit eventuellen Mängeln im System und Vorschlägen zu Maßnahmen. Der Auditbericht wird an eine Zertifizierungskommission geschickt. Die Kommission prüft den Bericht und entscheidet, ob das Qualitätsmanagement im entsprechenden Unternehmen funktioniert oder nicht. Sind alle Punkte positiv und zur Zufriedenheit der Zertifizierungskommission erfüllt, wird dem Unternehmen ein Zertifikat übergeben, mit dem es intern und extern offiziell für gute Qualitätsstandards werben darf. 4.5 Die dauerhafte Qualitätsmanagement-Praxisanwendung Um das Qualitätsmanagementsystem dauerhaft umsetzen zu können, ist es wichtig, dass alle festgelegten Punkte auch nach dem Erhalt des Zertifikates regelmäßig kontrolliert und auf die sich ändernden Verhältnisse angepasst werden. Das Unternehmen sollte nach einiger Zeit einen internen Nutzennachweis erstellen, indem es die Vorteile des Qualitätsmanagements erfasst. Der Kundennutzen muss erfasst und aufbereitet werden. Dann kann das Unternehmen mit dem Kundennutzen und dem Zertifikat argumentieren und Öffentlichkeitsarbeit leisten. Das verschafft dem Betrieb einen positiven Ruf in der Region, potenzielle Neukunden und Kundenbindung. Die Qualitätsfeststellungen müssen ausgewertet und mit den festgelegten Qualitätszielen verglichen werden. Diese Ergebnisse tragen zur Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems und der Qualität an sich bei. Änderungen und Verbesserungen sollten unbedingt mit den passenden festgelegten Maßnahmen festgehalten werden. Sind alle Daten ausgewertet, erfolgen Mitarbeiter-Schulungen zu den Veränderungen im QMS. Interne Audits sollten weiter regelmäßig durchgeführt werden. Einmal jährlich findet ein Überwachungsaudit durch einen externen Auditor statt. Der

6 Einführung eines Qualitätsmanagementsystems 19 Qualitätsmanagementbeauftragte hat somit die Möglichkeit, die aktuelle QM-Bewertung mit der Bewertung vom Vorjahr zu vergleichen und kann feststellen, ob sich das Qualitätsmanagementsystem weiter bewährt macht oder ob Änderungen stattfinden müssen.

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