Ausschuss für technische und operative Unterstützung (zur Unterrichtung) ZUSAMMENFASSUNG

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1 CA/T 18/14 Orig.: en München, den BETRIFFT: VORGELEGT VON: EMPFÄNGER: Sachstandsbericht zur Qualitäts-Roadmap Präsident des Europäischen Patentamts Ausschuss für technische und operative Unterstützung (zur Unterrichtung) ZUSAMMENFASSUNG Mit dem vorliegenden Dokument wird über den aktuellen Stand der Qualitäts-Roadmap (CA/97/11 und CA/27/14) informiert. Dieses Dokument wurde nur in elektronischer Form verteilt. CA/T 18/14 d

2 - I - INHALTSVERZEICHNIS Gegenstand Seite I. STRATEGISCH/OPERATIV 1 II. EMPFEHLUNG 1 III. ERFORDERLICHE MEHRHEIT 1 IV. KONTEXT 1 V. BEGRÜNDUNG 1 VI. ALTERNATIVEN 3 VII. FINANZIELLE AUSWIRKUNGEN 3 VIII. RECHTSGRUNDLAGE 3 IX. REFERENZDOKUMENTE 3 X. VERÖFFENTLICHUNG EMPFOHLEN 3 CA/T 18/14 d

3 I. STRATEGISCH/OPERATIV 1. Strategisch II. EMPFEHLUNG 2. Die Mitglieder des Ausschusses für technische und operative Unterstützung werden gebeten, den Inhalt dieses Dokuments zur Kenntnis zu nehmen. III. ERFORDERLICHE MEHRHEIT 3. Nicht zutreffend IV. KONTEXT 4. In der Qualitäts-Roadmap für das EPA sind die Maßnahmen dargelegt, die erforderlich sind, um die Ziele der Qualitätspolitik des EPA zu erreichen. Das Dokument, in dem die Qualitäts-Roadmap zum ersten Mal beschrieben wurde (CA/97/11), hat der Verwaltungsrat im Dezember 2011 genehmigt. Auf seiner 140. Tagung im Juni 2014 hat der Verwaltungsrat die Vorschläge des Amts für neue Initiativen genehmigt, die im Rahmen der Qualitäts-Roadmap umgesetzt werden sollen (CA/27/14). V. BEGRÜNDUNG 5. Seit der letzten ATOU-Sitzung hat das EPA bei der Qualitäts-Roadmap große Fortschritte erzielt. 6. Die Berater des BSI (British Standards Institute) haben gemeinsam mit der Direktion Qualitätsaudit und den beteiligten Abteilungen des EPA eine Vorprüfung durchgeführt. 7. In der Vorprüfung wurden bestimmte Bereiche ermittelt, die vor Beginn des externen Audits verbessert werden mussten. Das Amt ist allen Empfehlungen gefolgt. In kurzer Zeit hat das Amt sein Qualitätsmanagementsystem und seine Praktiken angepasst und die Schwachstellen beseitigt, sodass im Einklang mit der in der Qualitäts-Roadmap angekündigten Planung die ISO9001-Konformität erreicht wird. 8. Zugleich wurden vorbereitende Maßnahmen getroffen; dazu gehörten umfassende Schulungen auf allen Hierarchieebenen im operativen Bereich, Sensibilisierungskampagnen, abschließende Änderungen der QMS-Dokumentation und die Verfeinerung der Prozesse des EPA. 9. Das akkreditierte ISO-9001-Zertifizierungsgremium DQS hat den Patenterteilungsprozess des EPA geprüft. Diese für das Amt neuartige Tätigkeit war für die operativen Bereiche des EPA eine Herausforderung. Die Auditoren zeigten sich sehr zufrieden mit dem Qualitätsumfeld des EPA und informierten das Amt, dass sie keine Abweichungen von der Qualitätsmanagementnorm ISO 9001 feststellen konnten. CA/T 18/14 d 1/3

4 10. Sie kündigten der Amtsleitung daher an, dass sie die Zertifizierung nach der ISO- Norm 9001 empfehlen werden. Gemäß dem Zertifizierungsverfahren wird die Empfehlung der Auditoren in der DQS überprüft. Das EPA ist zuversichtlich, den Verwaltungsrat im Dezember davon unterrichten zu können, dass es dem EPA als erstem der IP5-Ämter gelungen ist, seinen gesamten Patenterteilungsprozess (Recherche, Prüfung, Einspruch, Beschränkung, Widerruf einschließlich aller administrativen Schritte) nach ISO 9001 zertifizieren zu lassen. 11. Gemäß der im Juli 2014 genehmigten Planung im Rahmen der Qualitäts- Roadmap wird der nächste Schritt nach der ISO-9001-Zertifizierung des Patenterteilungsprozesses darin bestehen, das Qualitätsmanagementsystem auf die Bereiche "Patentinformation", "Wissenschaftliche Dienste und Verwaltung in der GD 3" sowie "Europäische und internationale Zusammenarbeit" auszuweiten. 12. Nach der Einführung von CASE (Konformitätssicherung für Recherche und Prüfung) in der GD 1 zur Lenkung fehlerhafter Produkte wird nun ein Berichtstool zur Datenkonsolidierung entwickelt, das als Qualitätsindikator und beim Qualitäts- Dashboard verwendet werden soll. 13. Die vom Präsidenten des Amts festgelegten allgemeinen Qualitätsziele werden Anfang 2015 in individuelle Qualitätsziele für jeden Bediensteten in der GD 1 aufgeschlüsselt. Die individuellen Qualitätsziele geben einen Rahmen und einen Prozess dafür vor, dass die Prüfer sich darauf konzentrieren, die Qualität ihrer Arbeit durch effiziente, konsequente Prozesse und gezielte Schulungen weiter zu verbessern. Damit wird die Arbeit der Prüfer auf die Strategie der GD 1 und des EPA ausgerichtet. 14. Das überarbeitete Qualitätslenkungssystem der Patentverwaltung (PA-OQC) ist jetzt vollständig in das Qualitätsmanagementsystem des Amts integriert. Die Ergebnisse der ersten Beobachtungen zu den überwachten Produkten werden dazu verwendet, Korrekturmaßnahmen festzulegen, die in den Qualitätsaktionsplan der Patentverwaltung für 2015 einfließen werden. 15. Den Gemeinschaftsclustern wurden bereits die ersten integrierten Qualitätsberichte präsentiert. Integrierte Qualitätsberichte bieten den operativen Abteilungen einen ganzheitlichen Überblick über ihre qualitative Leistung und ermöglichen es ihnen, besser fundierte Entscheidungen im Hinblick auf erforderliche Maßnahmen zu treffen. 16. Das neue Reklamationsverfahren wird von den Nutzern der EPA-Dienste gut angenommen. Seit Anfang 2014 ist es möglich, Reklamationen online über die EPA-Website einzureichen. Es waren bereits zwei positive Auswirkungen zu beobachten: Die durchschnittliche Bearbeitungszeit von Reklamationen wurde deutlich reduziert, und das neue System ermöglicht es Nutzern, sich zu Problemen zu äußern, die dem Amt bisher nicht bekannt waren. CA/T 18/14 d 2/3

5 17. Es wurde ein umfassender Satz von Qualitätsindikatoren entwickelt, deren Einsatz einer Bewertung unterzogen wird und die dann zweckentsprechend eingesetzt werden. So sollen die Indikatoren beispielsweise auf der Website des EPA in einem Bereich zur Qualität als weitere Informationsquelle für unsere Nutzer, Partner und sonstige Interessengruppen dienen. 18. Das EPA wird seine enge Zusammenarbeit mit den Mitgliedstaaten fortsetzen und den ATOU regelmäßig über seine Fortschritte im Qualitätsbereich unterrichten. Wie bereits in früheren Sitzungen erwähnt, ist das Amt auch bereit, seine Erfahrungen auf seinem Weg zur ISO9001-Zertifizierung zu teilen. 19. Das EPA wird in Qualitätsfragen weiter eng mit den externen IP5-Partnern, dem HABM, der WIPO und Nutzerverbänden zusammenarbeiten. 20. Zusätzlich wird das EPA mit der WIPO und internationalen Behörden weiter an Kriterien zur Evaluierung der Leistungen des PCT-Systems zusammenarbeiten und den Kreis der konsultierten Nutzerverbände mit dem Ziel erweitern, Informationen zur Qualität auszutauschen. Alle externen Qualitätsaktivitäten werden eng mit den im Rahmen der Roadmap zur Zusammenarbeit durchgeführten Aktivitäten abgestimmt. VI. ALTERNATIVEN 21. Nicht zutreffend VII. FINANZIELLE AUSWIRKUNGEN 22. Nicht zutreffend VIII. RECHTSGRUNDLAGE 23. Nicht zutreffend IX. REFERENZDOKUMENTE 24. CA/97/11, CA/27/14 X. VERÖFFENTLICHUNG EMPFOHLEN 25. Ja CA/T 18/14 d 3/3