Mitarbeiterbefragung im Zentrum für Radiologie u. Nuklearmedizin (ZRN) Dr. J. Esser, geschäftsführender Arzt K. Brinkbäumer, Praxismanagerin

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1 Mitarbeiterbefragung im Zentrum für Radiologie u. Nuklearmedizin (ZRN) Dr. J. Esser, geschäftsführender Arzt K. Brinkbäumer, Praxismanagerin

2 Das ZRN Radiologisch-nuklearmedizinische Gemeinschaftspraxis mit 3 Standorten seit 2008 kontinuierlich gewachsen Stand 2014: ca. 70 Mitarbeiter, davon 12 Ärzte

3 Die Problematik 3 getrennte Standorte in Grevenbroich, Dormagen Neuss Jeder arbeitet in seinem eigenen System Es gibt keine einheitlichen Standards Keine Zusammenarbeit, keine gemeinsame Struktur Es gibt das ZRN

4 Das Ziel Eine gemeinsame, transparente Struktur Ein Team mit geregelten Verantwortungen und Kompetenzen Indentifizierung mit dem ZRN

5 Das Projekt Hilfe von Extern: SynerGain 1. Ermittlung des Ist-Zustandes im Team 2. Gemeinsame Erarbeitung von Soll-Prozessen und Strukturen 3. Gemeinsame Planung und Umsetzung von notwendigen Maßnahmen Dabei immer Einbezug aller Mitarbeiter

6 Die erste Personalversammlung: Im August Mitarbeiterbefragung

7 Die erste Personalversammlung: 1. Mitarbeiterbefragung An einem neutralen Ort (Brungshof, Kleinenbroich) Teilnehmer: alle 70 Mitarbeiter des ZRN Ziel: Ermittlung der Schwachstellen Befragung in Form eines World Cafes

8 Methode: World Cafe Ziel: Menschen, die im Alltag zwar miteinander kommunizieren, sich aber persönlich nie oder nur selten treffen, miteinander in ein angeregtes, arbeitsrelevantes Gespräch bringen Ziel für das ZRN: 70 Personen von 3 Standorten konstruktiv ins Gespräch bringen.

9 Methode: World Cafe Konkrete Arbeitsfragen werden gestellt, wie z.b. : Glauben Sie, das ZRN ist die Nummer 1 im Rhein- Kreis-Neuss? Wenn nein, warum? Was kann man Ihrer Meinung nach tun, um dies zu erreichen? Es werden Gruppen an runden Tischen gebildet, die mit Papierdecken und Stiften ausgestattet sind. (Cafe- Haus-Atmosphäre). Jeder Tisch wird mit einer Arbeitsfrage ausgestattet. Jeder Tisch wird mit einem Moderator ausgestattet, der die Aufgabe hat, das Geschehen am Tisch anzuregen und anzuleiten.

10 Methode: World Cafe

11 Methode: World Cafe Die Teilnehmer verteilen sich in gleichgroßen, gemischten Gruppen an den Tischen (erste Runde mit Tischkarten). In einem Zeitraum von Minuten visualisieren alle Teilnehmer Ihre Gedanken und Ideen auf den Tischdecken. Danach erfolgt eine neue Runde, in der die Teilnehmer den Tisch wechseln. Der Moderator hat die Aufgabe der neuen Gruppe einen kurzen Überblick über die Gedanken der vorangegangenen Gruppe zu geben. Dann wird in dieser neuen Gruppe daran weitergearbeitet. Beendet wird das World Cafenachdem alle an allen Tischen mitarbeiten konnten.

12 Methode: World Cafe

13 Methode: World Cafe

14 Methode: World Cafe Die Auswertung erfolgte im Anschluss gemeinsam vom Führungskreis des ZRN und dem externen Moderator. Alle Inhalte der Tischdecken wurden systematisch erfasst. Die Ergebnisse wurden in Themenkomplexe zusammengefasst. Diese Ergebnisse wurden dann den Mitarbeitern in Besprechungen an den Standorten vorgestellt.

15 Ergebnisse der Befragung

16 Maßnahme nach der Befragung: Organisations-Entwicklungs(OE)-Projekt

17 Maßnahme nach der Befragung: OE-Projekt Dauer von August 2012 bis Oktober 2013 Ergebnis: Erfassung von Ist-Zustand und Darstellung von Abläufen Ermittlung von Verbesserungspotential Gemeinsames Organigramm Neue Struktur: Gruppensprecher /Verantwortliche Gemeinsame Leitsätze Entwicklung eines Wir-Gefühls Daraus entstanden: QM-Zertifizierung nach DIN-ISO 2001/2008 im März 2014

18 2. Mitarbeiterbefragung Im Rahmen des OE-Prozesses und der QM-Entwicklung. Wichtig für die Entscheidung/Planung: Es geht um Fragen oder Antworten sondern um einen Kommunikationsprozess Wer fragt weckt Erwartungen! Einfach mal fragen ist riskant und kann mehr kaputt machen als nutzen Es geht um kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) und um Status Die Führung muss sich dem Feedback stellen

19 2. Mitarbeiterbefragung Methode: Stichprobenbefragung von 18 Mitarbeiterinnen Befragung in Gesprächsform durch externe Person anhand eines Fragebogens Auswertung und Besprechung der Ergebnisse mit dem Führungskreis durch den OE-Berater Feedback und Reflexion im Rahmen der monatlichen Gruppensprecher-Meetings

20 2. Mitarbeiterbefragung 1. Fragen zu den Arbeitsbedingungen Fragen Seite 1 - Arbeitsbedingungen 1. Meine Arbeit ist interessant Stimmt vollkommen Stimmt weitgehend Stimmt eher Stimmt gar Weiß 2. Ich kann meine Arbeit nach meinen Vorstellungen ausführen Stimmt vollkommen Stimmt weitgehend Stimmt eher Stimmt gar Weiß 3. Mir stehen alle erforderlichen Arbeitsmittel zur Verfügung Stimmt vollkommen 1. Fragen zu den Ärzten und zur PM Stimmt weitgehend Stimmt eher Fragen Seite 2 / Antworten zu Ärzten und Führungskräften Stimmt gar Weiß 22. Die Zusammenarbeit mit meiner/meinem Vorgesetzten ist gut Stimmt vollkommen Stimmt weitgehend Stimmt eher Stimmt gar Weiß Stimmt Stimmt 23. Er/Sie achtet bei der Vergabe von Aufgaben auf eine ausgewogene Verteilung vollkommen der Arbeitsbelastung weitgehend Stimmt eher Stimmt gar Weiß 24. Er/Sie beurteilt meine Leistungen objektiv und realistisch Stimmt vollkommen Stimmt weitgehend Stimmt eher Stimmt gar Weiß

21 Ergebnisse der Befragung Ergebnisbesprechung ist geplant für Anfang Mai (Auswertung liegt noch vollständig vor ) Erste Besprechung mit Ärzten und Praxismanagerin Zweite Besprechung im Gruppensprechertreffen Weitergabe durch die Gruppensprecher an das Team / Informationen u. Klärung in den wöchentlichen Teambesprechungn

22 Maßnahmen / Zukunftsausblick Weiter regelmäßige Treffen (GS, Führungsteam, Team, Arbeitsgruppen) zur Erarbeitung von Verbesserungsmaßnahmen Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) im Rahmen des OE-Prozesses QM-Rezertifizierung im März 2015 Nächste Befragung? Demnächst Wir wollen noch besser werden und das Wir-Gefühl weiter stärken.