Projektorganisation/ -struktur Projektstrukturplan

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Pamela Catharina Biermann
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1 Projektorganisation/ -struktur Projektstrukturplan Lenkungsgruppe Projektgruppe des MI PwC Deutsche Revision AG (externer Berater) Projektleitung Projektteam I Projektteamleiter Projektteam II Projektteamleiter EDV Dokumentation/ Öffentlichkeitsarbeit Erfassung und Bewertung des kommunalen Vermögens und der Schulden Aufstellung des Produktplans Aufstellung der Eröffnungsbilanz Aufbau einer Anlagenbuchhaltung Aufstellung und Bewirtschaftung des doppischen Haushaltes Aufstellung Jahresabschluss und Bilanz

Öffentlichkeitsarbeit Erfassung und Bewertung des kommunalen Vermögens und der Schulden Aufstellung des Produktplans

2 Projektleitung Die Projektleitung hat im Amt Gerswalde der Amtsdirektor inne. Der Projektleiter hat die Aufgabe Projektziele zu setzen und deren Umsetzung zu planen. Er muss fähig und willens sein, Entscheidungen (tlw. auch unangenehme) im Projekt zu treffen. Weiterhin muss er die Aufgaben an die Projektmitglieder verteilen und deren Umsetzung überwachen. Weitere Aufgaben der Projektleitung sind: - Schulung der Mitarbeiter - Controlling - Informationsarbeit in den politischen Gremien - Öffentlichkeitsarbeit - Multiplikation der Erfahrungen und Ergebnisse in den verschiedensten Gremien Überwachung Organisation/ Aufgabenverteilung Entscheidungen Ziele setzen/ vereinbaren Projektplanung

Weiterhin muss er die Aufgaben an die Projektmitglieder verteilen und deren Umsetzung überwachen.

3 Projektteams Im Amt Gerswalde wurden 2 Projektteams gebildet. Projektteam I Erfassung und Bewertung des kommunalen Vermögens und der Schulden Aufbau einer Anlagenbuchhaltung Weitere Aufgaben im Projekt: EDV Aufgabe ist hier die Beschaffung und Implementierung der notwendigen Software Zusammenarbeit mit dem Softwareunternehmen Projektteam II Aufstellung einer Eröffnungsbilanz Aufstellung eines Produktplanes Aufstellung und Bewirtschaftung des doppischen Haushaltes Aufstellung des Jahresabschlusses und Bilanz Dokumentation/ Öffentlichkeitsarbeit Dokumentation der Projektumsetzung sowie Aufzeigen der Schwierigkeiten und Lösungsansätze Vorbereitung der Berichterstattung in den Politischen Gremien Vorbereitung von Unterlagen für Öffentlichkeitsarbeit

Implementierung der notwendigen Software Zusammenarbeit mit dem Softwareunternehmen Projektteam II Aufstellung einer Eröffnungsbilanz Aufstellung eines Produktplanes Aufstellung und

4 Projektteams Auswahl der Projektteammitglieder Die Auswahl der Mitarbeiter für die Projektteams sollte unter Berücksichtigung der fachlichen Kompetenz und der einzelnen Persönlichkeiten erfolgen. Folgende Fragestellungen können bei der Auswahl hilfreich sein: - Wer ist auf welchem Gebiet fachlich fit? - Wer hat die entsprechende Berufserfahrung? - Wer hat die entsprechende Ausbildung? - Wer ist konfliktfähig? - Wer ist teamfähig und wer hat die Fähigkeit zum Führen? - Wer verfügt über Entscheidungskompetenzen?

Folgende Fragestellungen können bei der Auswahl hilfreich sein: - Wer ist auf welchem Gebiet fachlich fit?

5 Projektteam I Projektteam I Erfassung und Bewertung des kommunalen Vermögens und der Schulden Aufbau einer Anlagenbuchhaltung Mitarbeiterzusammensetzung Frau Franzke Kämmerei Frau Jenzen Liegenschaften Frau Stege Bauamt Frau Walter - Sachbearbeiter für Kita/ Schule Frau Zittlau Kämmerei Herr Köhler Kasse Herr Kröhnke Kämmerei

Franzke Kämmerei Frau Jenzen Liegenschaften Frau Stege Bauamt Frau Walter -

6 Projektteam I Durchführung Bisher keine Bewertung des Vermögens im Amt Gerswalde sowie in der Gemeinde Gerswalde. Es wurden einheitliche Grundregeln im Rahmen der vorgegebenen Bewertungsrichtlinien erarbeitet und in einem Bewertungshandbuch zusammengefasst. Die Erfassung und Bewertung des Anlagevermögens erfolgte mit eigenem Personal. Anhand des Bewertungshandbuch wurde die Bewertung des Anlagevermögens vorgenommen. Das Bewertungshandbuch bildet auch die Grundlage für die Erfassung und Bewertung des Vermögens der übrigen amtsangehörigen Gemeinden.

zusammengefasst. Die Erfassung und Bewertung des Anlagevermögens erfolgte mit eigenem Personal.

7 Projektteam I Risiken/ Probleme bei der Durchführung Unterschätzen des zeitlichen und personellen Aufwandes - Im März 2005 Beginn mit der Erfassung und Bewertung der Mobilien und Immobilien. - Plantermine für die Mobilien ( ) als auch für die Immobilien ( ) konnten nicht eingehalten werden. - Der Verzug war zum einen darin begründet, dass der zeitliche Aufwand für die Erfassung (z.b. Vorortinventuren in den Feuerwehren, Ermittelung von Anschaffungskosten etc.) unterschätzt wurde. - Zum anderen wurde kein zusätzliches Personal eingestellt, sondern Mitarbeiter aus den entsprechenden Fachämtern neben ihrer laufenden Arbeit mit der Erfassung und Bewertung betraut..

- Der Verzug war zum einen darin begründet, dass der zeitliche Aufwand für die Erfassung (z.b. Vorortinventuren in den Feuerwehren, Ermittelung von Anschaffungskosten etc.

8 Projektteam II Projektteam II Aufstellung einer Eröffnungsbilanz Aufstellung eines Produktplanes Aufstellung und Bewirtschaftung des doppischen Haushaltes Aufstellung des Jahresabschlusses und der Bilanz Mitarbeiterzusammensetzung Frau Franzke Kämmerei Frau Zittlau Kämmerei Herr Köhler Kasse

doppischen Haushaltes Aufstellung des Jahresabschlusses und der Bilanz

9 Projektteam II Produktbildung - Produkte wurden nach dem Landesproduktrahmen gebildet. - Produkt- und Budgetverantwortlichkeit wurde noch nicht festgelegt. - Dadurch entstehende Überschneidungen von Zuständigkeiten ziehen evtl. eine Änderung in der Verwaltungsorganisation nach sich. - Es wurden bereits Produktbeschreibungen erstellt und im Produktbuch des Amtes bzw. der Gemeinde zusammengefasst. - Im Produktbuch werden die Produktbeschreibungen noch mit Kennzahlen und Zielen hinterlegt. Des Weiteren werden die Produktund Budgetverantwortlichkeiten dort festgelegt. - Das Produktbuch des Amtes Gerswalde umfasst 4 Produktbereiche, 7 Produktgruppen und 16 Produkte. - Das Produktbuch der Gemeinde Gerswalde umfasst 6 Produktbereiche, 13 Produktgruppen und 31 Produkte

- Es wurden bereits Produktbeschreibungen erstellt und im Produktbuch des Amtes bzw. der Gemeinde zusammengefasst.

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