Einführung und Weiterentwicklung der kirchlichen Doppik

Transkript

1 Einführung und Weiterentwicklung der kirchlichen Doppik Erfahrungsbericht zur Projektplanung und umsetzung des Kirchenamtes Celle

2 Strukturdaten des Kirchenamtes Celle Drei Kirchenkreise 56 Kirchengemeinden Gemeindeglieder 1395 Mitarbeitende 409 Gebäude 37 Tageseinrichtungen für Kinder (3.048 Plätze) 39 Friedhöfe 19 Sonstige Einrichtungen

3 Allgemeines zum Kirchenamt Fusionierung zum 1. Januar 2010 (Celle, Soltau und Walsrode) Teilumstieg Doppik zum mit drei Kirchengemeinden und einem diakonischen Rechtsträger (e.v.) Vollumstieg Doppik für alle Rechtsträger zum

4 Projekt(zeit)Planung April 2011 Kick-Off- Gespräch Mai 2011 bis Juni 2012 Erfassung und Bewertung des beweglichen und unbeweglichen Vermögens Juni 2011 Installation NewSystem Schulung Mandanteneinrichtung Ab August 2011 Schulung Bedienungsgrundlagen Schulung Buchungsgeschäft (Übungen)

5 Projekt(zeit)Planung Ab Oktober/November 2011 Schulung Anlagenbuchhaltung Schulung Zahlungsgeschäft (DT-Ein) Schulung Haushaltsplanung Ab Januar 2012 Echtstart für die drei Pilotgemeinden und einen diakonischen Rechtsträger (e.v.) Ab Januar 2013 Echtstart für alle Rechtsträger

6 Schulungsaufwand Grundlagenschulung extern durch NSI und Infoma 11 Mitarbeitende (insgesamt 153 Tage) Inhouse-Schulungen 10 Mitarbeitende (insgesamt 180 Tage) Schulungsaufwand insgesamt ca. 330 Tage

7 Organisation Änderung von Dezentraler Buchhaltung auf Zentrale Buchhaltung Schwierige Umsetzung während des Teilumstieges Zentrales Mahnwesen ab 2013 Schnittstellen zu Fachprogrammen Kindertagesstätten, Friedhöfe, Diakonie, Personal, Spenden Liegenschaften über das Modul LuGM

8

9 Stand der Umsetzung Laufendes Buchungs- und Kassengeschäft Funktioniert relativ gut DT-Ein (Zuordnungsquote von über 70%) Zentrales Mahnwesen Funktioniert ist aber noch zu verbessern Anlagenbuchhaltung Funktioniert muss organisatorisch noch verbessert werden

10 Stand der Umsetzung Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung Funktioniert gut Haushaltsplanung Funktioniert muss aber laufend weiter verbessert werden. Es fehlen noch Anlagen wie HH-Querschnitt und Stellenplan Berichtswesen Ist standardisiert eingerichtet und wird in Listenform weitergegeben (Ergebnisrechnung mit Konten auf Wunsch mit Einzelbuchungen)

11 Was wurde noch nicht umgesetzt?! Erstellung der Eröffnungsbilanzen Jahresabschlüsse und Schlussbilanzen der Teilumstiegs-Gemeinden und des Diakonischen Rechtsträgers Einrichtung des Rücklagen- und Darlehensfonds

12 Kritik und Lob (subjektiv) Es wurden zu viele Ämter frühzeitig auf die Doppik umgestellt, obwohl Grundlagen und Standards gefehlt haben. Besser wären ein bis zwei Ämter mit voller Unterstützung durch Infoma und durch das Projektteam der Landeskirche gewesen. Umstieg für die restlichen Ämter erst dann, wenn bei den Testämtern alle erforderlichen Arbeiten (Eröffnungsbilanz, Jahresabschluss, Schlussbilanz) abgeschlossen wären und das RPA seinen grünen Haken gesetzt hat.

13 Kritik und Lob (subjektiv) Projektteam Landeskirche In der Anfangsphase stark unterbesetzt (Ämter fühlten sich allein verantwortlich führte zu Einzellösungen und nicht zu gesamtkirchlichen Lösungen) Die Verstärkung des Teams mit der Möglichkeit der Unterstützung vor Ort ist ein richtiger und notwendiger Schritt in die Zukunft Rechnungsprüfungsamt Gutes Miteinander bei der Klärung von grundsätzlichen Fragestellungen Personalverstärkung wünschenswert!

14 Kritik und Lob (subjektiv) Infoma NewSystem wurde für Kommunen entwickelt. Mehr Standards für die Kirchenverwaltung erforderlich. Weiterentwicklung in diese Richtung ist zwingend notwendig! Die zeitliche Einrichtung des Systems vor Ort hat viele Ressourcen verbraucht Programm sollte mit Standardeinstellungen installiert werden. Warum muss das Rad für jedes Amt neu erfunden werden? Mehr Standards wären gut. Buchungsleitfaden zwischenzeitlich eine gute Hilfe

15 Empfehlungen aus der Sicht unseres Kirchenamtes Keinen Teilumstieg planen! Verbraucht zu viele Ressourcen und die Doppik kommt stiefmütterlich dabei weg Kamerale Abschlüsse möglichst schnell fertigstellen Mindestens 1 Jahr vor Umstellung mit den Bewertungen für das Anlagevermögen beginnen Alle relevanten Arbeiten für die Aufstellung der ersten Eröffnungsbilanz rechtzeitig erledigen

16 Empfehlungen aus der Sicht unseres Kirchenamtes Einrichtung einer Zentralen Buchhaltung Zahlungsverkehr über DT-Ein abwickeln Gemeinden und Einrichtungen vor der Umstellung bereits auf die Thematik Kassenzeichen sensibilisieren Die automatische Zuordnung der Zahlungseingänge liegt momentan bei 70% Einrichtung eines Zentrales Mahnwesens

17 Empfehlungen aus der Sicht unseres Kirchenamtes Kaufmännisch ausgebildetes Personal einstellen oder eigenes Personal rechtzeitig schulen Projektleitung mindestens ½ für die Arbeit freistellen Alle Mitarbeitende sowie Ehrenamtliche rechtzeitig einbinden Daten NewSystem einschließlich Benutzerverwaltung möglichst auslagern (Comramo)

18 Empfehlungen aus der Sicht unseres Kirchenamtes Einführungsveranstaltungen für Haupt- und Ehrenamtliche durchführen Mitarbeitende aus Kirchengemeinden und Einrichtungen für die vielfältigen Änderungen durch Informationen und Veranstaltungen sensibilisieren

19 Wünsche Weitere Verstärkung des Projektteams der Landeskirche Zur Unterstützung der Ämter vor Ort Möglichst schnelle Umsetzung des Web-basierten Auskunftsverfahren für Haupt- und Ehrenamtliche Gute Zusammenarbeit mit kaufmännisch geschulten Rechnungsprüfern vor Ort Möglichst schnelle Abkoppelung der Kameralistik 2012

20 Ich danke Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit!