Vom Intranet zum Knowledge Management

Transkript

1 Vom Intranet zum Knowledge Management Die Veränderung der Informationskultur in Organisationen von Martin Kuppinger, Michael Woywode 1. Auflage Hanser München 2000 Verlag C.H. Beck im Internet: ISBN Zu Inhaltsverzeichnis schnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG

2 93 4 Organizational IQ: Knowledge Management und Informationstechnologie Wer versucht, Wissensmanagement ausschließlich über technologische Ansätze zu realisieren, wird scheitern. Technische Lösungen, die zu einem effizienteren Wissensmanagement in Unternehmen führen, sind nur dann von Erfolg gekrönt, wenn sie sich an den bestehenden Problemen orientieren. Hier stellt das in den vorangegangenen Kapiteln vorgestellte Konzept des Organizational IQ eine Methodologie zur Verfügung, die hilft, das Problem zunächst zu analysieren. Nur wenn man die Schwächen kennt, kann man sie gezielt adressieren, und es lassen sich technologische Lösungen entwickeln, die wie in Bild 4.1 gezeigt helfen, die bestehende IT-Infrastruktur richtig zu nutzen und damit zur Problemlösung beizutragen, statt ein neues technologisches Niveau zu implementieren, das keinen direkten oder ausreichenden Beitrag zur Verbesserung der gegenwärtigen organisationalen Leistungsfähigkeit liefert. Für die Konzeption, Entwicklung und Einführung von informationstechnologischen Ansätzen des Wissensmanagements gelten fünf Erfolgsfaktoren: Die technologischen Lösungen müssen die konkreten Probleme lösen. Das ist nur möglich, wenn diese bekannt sind. Eine Verbesserung der externen Informationswahrnehmung liefert keinen signifikanten Beitrag zur Verbesserung des Organizational IQ, wenn das Unternehmen hier bereits seine Stärken hat und die Probleme beispielsweise im Bereich der internen Wissensdissemination liegen. Um ein Knowledge Management-System zu realisieren, ist es mit Technologie nicht getan. Es bedarf der Kombination von Strategie, Methodologie und Technologie. Neben dem Wissen darüber, welches Problem eigentlich gelöst werden

3 94 Knowledge Management und Informationstechnologie sollte, dürfen die Ängste und Widerstände sowie die vielfältigen Prozesse, die in Unternehmen beispielsweise zur Sicherung von Macht ablaufen, nicht unterschätzt werden. Die Zielsetzung, mit Informationen im Unternehmen effizienter umzugehen und daraus mehr Wissen bei mehr Mitarbeitern zu generieren, muss eine strategische Zielsetzung sein, die auch und insbesondere vom Top-Management unterstützt wird. Erfolgreiche Lösungen lassen sich nur mit einem kombinierten Top-Down/Bottom-Up-Ansatz einführen. Erforderlich ist sowohl die Unterstützung durch wichtige Entscheider mit einer starken Machtposition im Unternehmen als auch durch Teams, die bereit sind, solche Systeme bereits in der Anfangsphase zu nutzen, in der oftmals der Input höher als der Return ist. Das bedeutet gleichzeitig auch, dass Systeme so zu konzipieren sind, dass sie für die Anwender möglichst von Beginn an einen Nutzen darstellen. Dieser Ansatz macht zugleich deutlich, dass Erfolg nur erreichbar ist, wenn ein System geschaffen wird, das innerhalb eines vorgegebenen zentralen Rahmens flexibel wachsen kann. Die Gesamtlösung entsteht im Laufe der Zeit durch ein organisches Wachstum im definierten Rahmen. Die richtige Kombination von offenem Umgang mit Informationen und sicheren Systemen ist ebenfalls eine zentrale Voraussetzung für den Erfolg von technischen Lösungen. Nicht alle Informationen dürfen jedem zugänglich sein, aber möglichst viele Informationen müssen in möglichst einfacher Weise nutzbar sein. Es darf kein neues System in dem Sinne entstehen, dass nun alle Informationen in einem neuen System integriert werden. Derartige Ansätze sind gescheitert. Die Zielsetzung ist die Integration bestehender Lösungen und die gezielte Ergänzung durch neue Produkte zu einem Gesamtsystem mit einem hohen Maß an Dezentralität: Die Information bleibt immer in den Händen des Informationsbesitzers.

4 Knowledge Management und Informationstechnologie 95 Wenn man bestehende Intranets und Ansätze für die Realisierung von Informationsmanagement analysiert und die Ursachen dafür sucht, warum sie so oft die hochgesteckten Erwartungen nicht erfüllen können, wird deutlich, dass einer oder mehrere dieser Erfolgsfaktoren nicht beachtet wurden. Die (wenigen) Lösungen, die erfolgreich zeigen, dass sich durch technologische Lösungen der Corporate IQ erhöhen lässt, orientieren sich jedoch an diesen fünf Erfolgsfaktoren. Problemorientierung Integration bestehender Systeme Wissens- management- System Strategie, Methodik, Technologie Offenheit Sicherheit Top-Down/ Bottom-Up Bild 4.1: Die fünf Erfolgsfaktoren für erfolgreiche Knowledge Management-Systeme

5 185 7 Organizational IQ, Knowledge Nets und High-IQ-Management Man muss kein Prophet sein, um vorauszusagen, dass die wirtschaftliche Dynamik in den kommenden Jahren weiter zunehmen wird. Unternehmen müssen mit den wirtschaftlichen, technologischen und gesellschaftlichen Entwicklungen Schritt halten, sonst werden sie vom Markt verschwinden. Über die besten Voraussetzungen für ein erfolgreiches Bestehen verfügen solche Unternehmen, die mit Informationen und Wissen effizient umgehen. Das Managementkonzept des Organizational IQ zeigt Unternehmern und Managern diejenigen Informations- und Wissensbereiche auf, die Unternehmen auf keinen Fall vernachlässigen dürfen, wenn sie erfolgreich sein wollen. Weiterhin wird ausgeführt, wie Strukturen und Prozesse in Unternehmen gestaltet werden müssen, damit sie den High-IQ-Prinzipien gerecht werden. Eine elegante, gleichzeitig aber sehr wirksame technische Lösung für die gezielte, an Effizienzkriterien orientierte Wissenssammlung, -aufbereitung, -bewertung und -weitergabe stellt der Einsatz von Knowledge Nets dar. Unter Knowledge Nets versteht man IT-Strukturen, die an den Prinzipien des Organizational IQ-Ansatzes und des klassischen Wissensmanagements orientiert sind. Ihr Ursprung kann in frühen Formen der Intranets gesehen werden. Knowledge Nets gehen jedoch über die Funktionalität von Intranets in vieler Hinsicht hinaus und besitzen das Potenzial, zu einem wichtigen strategischen Wettbewerbsfaktor für Unternehmen zu werden. Die Unternehmensberatung Synesis Inc. und IT-Networks haben gemeinsam eine integrierte Lösung für die typischen Wissensmanagementprobleme von Unternehmen entworfen. Beide Partner sind davon überzeugt, dass die besten Resultate im Rahmen von Veränderungsprojekten dann erzielt werden, wenn Unternehmen sowohl ihre Strategie als auch ihre Prozesse und

6 186 Organizational IQ, Knowledge Nets und High-IQ-Management Strukturen an den fünf IQ-Prinzipien ausrichten. Informationstechnologie, wie sie von IT-Networks entwickelt und implementiert wird, unterstützt die Unternehmen dabei, externe Informationen und internes Wissen im Sinne von High-IQ- Management zu verarbeiten. Die Einführung von High-IQ-Managementpraktiken und dazu passender Informationstechnologie sollte gut vorbereitet werden und bedarf der vollen Unterstützung durch das Management. Aber auch den Mitarbeitern der unteren Hierarchieebenen muss klar sein, dass diese Veränderungsprozesse nur gelingen können, wenn sie selbst aktiv dazu beitragen. Letztlich müssen Manager und einfache Mitarbeiter begreifen, dass sie den Erfolg ihres Unternehmens langfristig nur sichern können, wenn sie gleichermaßen an der Umsetzung der IQ-Prinzipien im Unternehmen arbeiten. So wie beim Design Form follows function gilt, ist hier das Prinzip Technology follows Business maßgebend. Nur wenn die Probleme des Unternehmens analysiert und verstanden wurden, lassen sich funktionsfähige Lösungen entwickeln und erfolgreich implementieren.