Notes/Domino effektiv nutzen

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1 2008 AGI-Information Management Consultants May be used for personal purporses only or by libraries associated to dandelon.com network. Ulrich Hasenkamp Oliver Reiss Thomas Jenne Matthias Goeken Notes/Domino effektiv nutzen Groupware in Fallstudien I ADDISON-WESLEY An imprint of Pearson Education. München Boston San Francisco Harlow, England J Don Mills, Ontario Sydney Mexico City Madrid Amsterdam

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 5 Vorwort 11 Teil I: Croupware-Potenziale effektiv nutzen 13 1 Potenziale erkennen und verstehen Grundlagen und Einsatzkonzepte für Groupware Groupware-Potenziale zur Erhöhung der Koordinationseffizienz Groupware-Konzepte der Unterstützung betrieblicher Gruppenarbeit Groupware-Systeme als Koordinationstechnologien Koordinationseffizienz als Ziel des Groupware-Einsatzes Motive, Potenziale und Szenarien des Groupware-Einsatzes Wirkungsebenen des Groupware-Einsatzes Koordination in betriebswirtschaftlichen Organisationen Zerlegung von Koordinationsvorgängen zur Optimierung der Koordinationseffizienz Messung und Optimierung von Koordinationsvorgängen Unterstützung von Wirkungsebenen der Koordinationseffizienz durch Groupware-Systeme 31 2 Potenziale bewerten und Groupware-Anwendungen budgetieren Kosten- und Nutzenprobleme von Groupware-Anwendungen Kosteneffekte von Groupware-Systemen Koordinationseffizienz als Maßstab der Groupware-Beurteilung Koordinationskosten von Groupware-Systemen Funktionale Kosten-/Nutzenvorteile Kostenersparnis Zeitersparnis Institutionelle Kosten-/Nutzenvorteile Produktivität Flexibilität Informations-/ Wissenseffizienz Sicherheit Methoden der Kosten-/Nutzenbeurteilung von Groupware-Anwendungen Ansatzpunkte betriebwirtschaftlicher Methoden Methoden und Metriken 57

3 Teil II: Fallbeispiele der Notes/Domino-Nutzung 59 3 Lösung spezieller Koordinationsprobleme Personalmanagement mit Lotus Notes/Domino: debis debis Systemhaus Hintergrund debis RMS debis SMS Begründung der Entscheidung für Lotus Notes/Domino Implementierung Administration und Betrieb Nutzung und Nutzenbeurteilung Kritische Erfolgsfaktoren Ausblick Potenzial von Skill-Management-Systemen: HR-Solutions GmbH Motivation Konzeption und Gestaltung von Skill-Management-Systemen Die strategischen Potenziale von SMS Die betriebswirtschaftliche Bedeutung und der Nutzen von Skill-Management-Systemen Fazit Notes-Applikationen für Touristik-Service-Leistungen: ÖRAG Das Unternehmen Die Einführung von Lotus Notes/Domino im Unternehmen Projektierung, Planung und Entwicklung von Notes-Applikationen Das Anwendungsbeispiel»Touristik-Service«für die ÖRAG Service GmbH Ausblick Post Merger-Projekt zur Effizienzsteigerung im Abrechnungssystem: PricewaterhouseCoopers Unternehmensberatung GmbH Unternehmens- und Informationsinfrastruktur Problemfelder und Ziele des Projekts Festlegung der Informationssystemarchitektur Projektorganisation Entwurf Implementierung/Administration Nutzung und Nutzenbeurteilung Negative Erfahrungen Ausblick 108

4 Optimierung interner Prozesse Einsatz von Lotus Notes im Personalwesen: BASF AG Unternehmen Ausgangssituation Problemlösung Anwendungsbeispiele Einführung Lotus Notes Vorstellung der Anwendungsbeispiele Zusammenfassung und Ausblick Literatur Beispiel eines Logistik-Dienstleisters: BOO Datenservice ohg Hintergrund Ziele Begründung der Entscheidung für Lotus Notes Projektmanagement/Implementierung/Administration Die Anwendung Nutzen und Nutzenbeurteilung Neuorientierung - Prozessabläufe auf dem Prüfstand: Lotus Development GmbH Anwendungen gemeinsam prototypisch entwickelt Umstrukturierung erfolgt Schritt für Schritt Workflow- und Workgroup-System geben der Organisation mehr Flexibilität Einsatz von Lotus Notes bei der Techniker Krankenkasse Vorwort Anfänge Die Anwendungen für die Zentrale in Hamburg Workflow mit Groupware - warum nicht? Die Akzeptanz der Anwender/Rapid Prototyping Die Wirtschaftlichkeit Einsatz von Notes als Mailing-System Der Internet-Auftritt Der unternehmensweite Einsatz Administration und Help-Desk Online-Publishing mit Lotus Notes: TLC Transport-, Informatik und Logistik-Consulting GmbH Die TLC gestaltet das Informationsmanagement der Deutschen Bahn AG Reibungsloser Informationsfluss schafft Wettbewerbsvorteile Online-Publishing als Teil des betrieblichen Informationsmanagements Aktuelle Informationen aus dem Netz Zusammenfassung 155

5 Optimierung externer Prozesse Verbands-Informations-System: Hessen Metall Hintergrund Ziele Begründung der Entscheidung für Lotus Notes/Domino Entwurf Nutzen und Nutzenbeurteilung Datenbankgestützte Website: Leipziger Messe GmbH Hintergrund Problemfelder/Ziele für das Projekt»Datenbankgestützte Website« Begründung der Entscheidung für Lotus Notes/Domino Projektmanagement Entwurf Implementierung Nutzung und Nutzenbeurteilung Negative Erfahrungen Ausblick Bewerbungsmanagement: Siemens AG Ausgangssituation Betriebswirtschaftliche Problemstellung, die zum Einsatz von Notes/Domino führte Das Grundkonzept des Bewerbungsmanagements Einbindung der Anwender und der Informationstechnologie- Verantwortlichen in den Entscheidungsprozess Entscheidungsgründe für eine Notes/Domino-Anwendung Einführungskonzept beim MDK Das Design der Anwendung Implementierung der Anwendung beim MDK Administration Nutzen des Einsatzes Nutzen beurteilung Erfahrungen bei der Implementierung des Bewerbungsmanagements Ausblicke 187

6 Organisatorischer Wandel Knowledge Management bei Andersen Consulting Andersen Consulting Das Knowledge-Xchange-System Warum Lotus Notes? Die System-Architektur Die Implementierung von Lotus Notes bei Andersen Consulting Rollen und Verantwortlichkeiten Bewertung und Ausblick Domino im Stuttgarter Kommunalparlament: Cuparla Einleitung Gemeinderatsarbeit Die Cuparla-Software Erweiterte Wirtschaftlichkeit Wissensmanagement mit Notes/Domino: Deutsche Bank AG Einführung Einführung des Intranets Unser Selbstverständnis von Wissensmanagement und Intranet Struktur und Inhalte des db-intranet Nutzenbetrachtung des Intranets Umsetzung von Wissensmanagement mit und im Intranet 226 Anhang 229 A.1 Literaturverzeichnis: 229 A.2 Autorenverzeichnis 233 Index 237