Dokumenten- Management

Transkript

1 Klaus Götzer Udo Schneiderath Berthold Maier Wolfgang Boehmelt Torsten Komke Dokumenten- Management Informationen im Unternehmen effizient nutzen 2., aktualisierte und erweiterte Auflage dpunkt.verlag

2 vii Inhalt 1 Einführung Dokumente und Dokumenten-Management Dokumenten-Management und prozeßorientiertes Arbeiten Der Begriff des»dokuments«3 1.4 Was beinhaltet Dokumenten-Management? Interpretation von Dokumenten 8 2 Grundstruktur eines Dokumenten-Management-Systems Der Funktionsbereich Eingabe Die Funktion Dokumenteneingang Die Funktion Indizieren Der Funktionsbereich Ablage Die Funktion Verwaltung Die Funktion Archivierung Der Funktionsbereich Ausgabe Die Funktion Recherche Die Funktion Reproduktion Der Funktionsbereich Administration Weitere Komponenten 26 3 Anwendungsgebiete Funktionale Begrenzungen beim Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen Nutzung von bestimmten Funktionen eines Dokumenten-Management-Systems Branchen und Größe als bestimmende Faktoren Rechtsanwaltkanzlei archiviert Altakten Die elektronische Bauakte Das Leergutmanagement einer Brauerei mittels Barcode optimieren Betriebliches Vorschlagswesen in der Industrie 36

3 viii Inhalt 3.3 Das Zusammenwirken von mehreren Funktionen Kaufmännische Prozesse unterstützen Die technische Dokumentation folgt dem Produkt Postbearbeitung in Behörden Abwicklung eines Bausparvertrages bei einer Bausparkasse Automatische Versorgung mit der richtigen Produktdokumentation Dokumenten-Management zur Unterstützung der Zugriffsberechtigungen auf IT-Ressourcen E-Commerce und Dokumenten-Management-Systeme Resümee 56 4 Das Umfeld des Dokumenten-Managements Nutzung der Dokumenten-Management-Systeme Direkte Nutzung durch den Anwender Groupware Standardsoftware Unterstützende Komponenten für Dokumenten-Management-Systeme Datenbanken Optical Character Recognition (OCR) Elektronische Unterschrift und E-Commerce Viewer Editoren Ein erweiterter Dokumentenbegriff Das Zusammenwirken der Komponenten Workflow-Systeme Grundlagen von Workflow-Systemen Komponenten von Workflow-Systemen Workflow und Dokumenten-Management Aufbauorganisation Entwicklungslinien Wissensmanagement Content Management Was leistet Content Management CMS und DMS 79 5 Vorgehensweise zur Einführung von Dokumenten-Management-Systemen Was unterscheidet Dokumenten-Management-Systeme von anderen Applikationen? Geschäftsprozesse analysieren und optimieren Wer initiiert das Thema? Die Ebene der Sachbearbeiter Die Aufgabe der DV Die Geschäftsführung haftet für den Gesamterfolg 88

4 Inhalt ix 5.4 Definitionsphase - über den Trend zur Entscheidungsvorlage Trenderkennung Methodische Messung des Dokumenten-Management-System-Nutzens Die Entscheidungsvorlage Beginn des Kernprojektes Erarbeitung der Grundstruktur im Kick-off-Workshop Projektstruktur-Detailpläne Das Planungsfeld Die Projektorganisation Budgetplanung Analysephase Konzeption (Erstellung des Kriterienkatalogs {Erstellung des Pflichtenheftes Ausschreibung (die Suche nach dem»richtigen«system) Demo-Systeme testen Verträge erstellen Installation, Schulung und Übergabe des Dokumenten-Management-Systems an die Fachbereiche Betrieb und Betreuung Schulung und Mitarbeiterqualifikation Sicherungsmedien Wirtschaftliche Aspekte von Dokumenten-Management-Lösungen Der Weg zur Nutzensbewertung Vorgehen Zuordnung der Projektziele zu den Projektansätzen Zuordnung der relevanten Faktoren zu den Projektzielen Zuordnung der relevanten Faktoren zu den Projektansätzen Erhebung der wirtschaftlichen Kenngrößen Kosten-Nutzen-Verschiebungen innerhalb des Unternehmens Die Wirtschaftlichkeit der Werkzeuge Zusammenfassung Technische Umsetzung Aufbau eines Dokumenten-Management-Systems Eingabemodul Archivierungs- und Verwaltungsmodul Ausgabemodul Einsatz und Aufbau von Datenbanksystemen Relationale Datenbanken Volltextdatenbank 172

5 Inhalt 7.3 DMS-Hardwarekomponenten Eingabemodul Archivierungs- und Verwaltungsmodul Ausgabemodule Relevante Standards im DMS-Umfeld Allgemeine Standards Datenformate Integration und Migration Zeitpunkt für einen Systemwechsel Migration des Altbestandes Migrationsdurchführung Content Management Datenproduzent Datenhaltung Aufbereitung und Präsentationsform Umsetzungsbeispiel Rechtliche Aspekte Archivierung kaufmännischer Dokumente Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO) GoBS und Verfahrensdokumentation Vertragsrecht für den E-Commerce Das Signaturgesetz (SigG) Anerkennung von elektronisch archivierten Dokumenten in Zivilprozessen Archivierung von branchenspezifischen Dokumenten Archivierung nicht kaufmännischer Dokumente Dokumente mit Urkundencharakter Personalakten Unterlagen zur persönlichen Information Grenzen der Vertragsfreiheit Datensicherheit und Datenschutz Datensicherheit Datenschutz Zusammenfassung Die Zukunft des Dokumenten-Managements Dokumenten-Management als integraler Bestandteil der IT-Welt Teleworking als Arbeitsform der nahen Zukunft Informationsflut und Informationsmangel DMS, Internet und Kundenorientierung Dokumenten-Management für alle 232

6 Inhalt 10 Anwenderberichte Prozeßoptimierung bei Sicherheitsspezialist BARTEC Mittelständler setzt auf Dokumenten-Management-System mit SAP-Anbindung Einstieg mit Komplettangebot Traditionelle Vorgangsbearbeitung Gleichzeitige Erfassung in DocuWare und R/ Archiv-Zugriffe über Internet sind geplant Verbesserter Kundenservice Application Service Providing für Dokumenten-Management und Archivierung Hohe Mitarbeiterakzeptanz durch effiziente Dokumenten-Recherche Hohe Ersparnisse und zufriedene Kunden Dokumentation unter strenger Kontrolle Ausgangslage und Zielsetzung Projektdurchführung Unternehmensweiter Einsatz und Ausbau Ausblick Zuverlässige Erkennung auch schwierigster Adressen Mit ELOprofessional Replikationsmodul täglicher Abgleich von 2 ELO-Archiven Ausgangslage Die Aufgabenstellung Vorgaben Replikation Zeitlicher Ablauf Fit für die digitale Zukunft Kreditkartenanträge schneller und effizienter verarbeiten Vorsprung durch Vordrucke der neuen Generation Formulare nach Maß sind die Zukunft Dokumenten-Management in der produktbegleitenden technischen Dokumentation Über das Unternehmen Ziel und Zweck des Projekts Anforderungen Einführungsstufen Einführung des Projekts bei Zeiss Probleme bei der Einführung Altdatenübernahme Weitere Entwicklungen Bearbeitungsprozesse Infrastruktur beim Kunden Die Redaktionsumgebung 265

7 xii Inhalt 11 Anhang Produktübersicht Glossar Literaturverzeichnis 292 Autoren 295 Index 297