Elektronische Rechnungen

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1 Elektronische Rechnungen MWST-Konformität, Validierung, Archivierung, Bewirtschaftung René Eberhard

2 Agenda Durchbruch der elektronischen Rechnungsverarbeitung Gesetzliche Grundlagen - ElDI-V, GeBüV und ZertES Geschäftsprozesse im Umfeld elektronischer Rechnungen Sicherstellen der MWST Konformität Rückblick auf vier Jahre Erfahrung Rene Eberhard - 2

3 Durchbruch der elektronischen Rechnungsverarbeitung (und Datenarchivierung) Praxisgerechte gesetzliche Grundlagen Prozess- und Kosteneffizienz Vorhandene Dienstleistungen und Technologien Steigende Anzahl Marktteilnehmer (Multiplikator) Gewinnbringende Begleitprojekte Rechtssicherheit Prozessoptimierung (technisch und organisatorisch) Kostengünstige Langzeitarchivierung und Backup Rene Eberhard - 3

4 Gesetzliche Grundlagen ElDI-V, GeBüV und ZertES ElDI-V: Regelt die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen für die Beweiskraft und Kontrolle von elektronisch übermittelten und aufbewahrten Daten. GeBüV: Regelt die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen für elektronisch aufbewahrte Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenzen. ZertES: Regelt die Gleichstellung der qualifizierten elektronischen Signatur mit der eigenhändigen Unterschrift (Willenserklärung) Alle gesetzlichen Grundlagen verlangen eine elektronische Signatur basierend auf einem fortgeschrittenen oder qualifizierten Zertifikat. Rene Eberhard - 4

5 Gesetzliche Grundlagen ElDI-V, GeBüV und ZertES Swisscom Solutions QuoVadis Trustlink Schweiz AG TC Trustcenter Qualifiziertes Zertifikat nach ZertES Zertifikat nach Übergangsbestimmung Art. 12. Abs. 1 ElDI-V Zertifikat nach ElDI-V II Zertifikat nach Übergangsbestimmung Art. 12. Abs. 2 ElDI-V ZertES ElDI-V GeBüV Rene Eberhard - 5

6 Geschäftsprozesse im Umfeld el. Rechnungen B2B: Übermittlung von Rechnungen vom Rechnungssteller zum Rechnungsempfänger Elektronische Rechnungen (ElDI-V) Papierrechnungen, Scanning und el. Archivierung (GeBüV) Scanning RS RE Rene Eberhard - 6

7 Geschäftsprozesse im Umfeld el. Rechnungen B2B über 3rd: Übermittlung von Rechnungen vom Rechnungssteller zum Rechnungsempfänger über einen Dienstleister Elektronische Rechnungen (ElDI-V) - Delegation der Signatur und / oder der Validierung Papierrechnungen, Scanning und el. Archivierung (GeBüV) RS1 3rd RE2 RS2 RE2 Rene Eberhard - 7

8 Sicherstellen der MWST Konformität Der Steuerpflichtige kann verschiedene Aktivitäten an einen Dienstleister auslagern. Die Verantwortung gegenüber der Steuerbehörde trägt aber einzig und alleine der Steuerpflichtige Viele der folgenden Prozessschritte lassen sich automatisieren. Beleg MWST konformer Rechnungsinhalt (Art. 37 MWSTG, etc.) Integrität der Daten (elektronische Signatur, ElDI-V, GeBüV) Authentizität der Daten (elektronische Signatur, ElDI-V) Maschinelle Auswertbarkeit (ElDI-V) Papieräquivalent zum elektronischen Beleg Rene Eberhard - 8

9 Sicherstellen der MWST Konformität ERP Validierung der elektronischen Rechnung vor der Verbuchung Korrekte Verbuchung des Geschäftsvorfalls Verknüpfung vom ERP (Buchungssatz) ins Archiv (Beleg), retrograde Prüfspur Indexerstellung für die Auswertung und sicherstellen der Lesbarkeit der Buchungssätze Revisionszugriff Rene Eberhard - 9

10 Sicherstellen der MWST Konformität Archiv Verknüpfung vom Archiv progressive Prüfspur) (Beleg) ins ERP (Buchungssatz, Indexerstellung für die Auswertung und sicherstellen der Lesbarkeit der archivierten Daten Integritätsnachweis im Rahmen der (Validierung der elektronischen Signatur) Langzeitarchivierung Langzeitarchivierung (Archivierung grosser Datenmengen innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist, Backup / Restore, Business Continuity Planning, etc.) Migrationskonzept (Datenformat, el. Signatur, Archivsoftware) Rene Eberhard

11 Sicherstellen der MWST Konformität Weitere technische Prozesse Protokollierung der Prozessschritte Archivierung der Inhouse-Formate und der Validierungsprotokolle Dedizierter Validierungsservice für Einsichtsberechtigte Rene Eberhard

12 Sicherstellen der MWST Konformität Organisatorische Prozesse Verfahrensdokumentation (technische und organisatorische Beschreibung der Prozesse und deren Umsetzung) Grundlage für die rechtliche Beurteilung der technischen und organisatorischen Prozesse (Rechtssicherheit) Rollen und Verantwortungen Grundlage für technische Umsetzung und interne Revision Rene Eberhard

13 Rückblick auf vier Jahre Erfahrung Umsetzung unterschiedlicher elektronischer Geschäftsprozesse Rechnungsverarbeitung Rechnungsstellung und Self-Billing Inhouse oder ausgelagerte Verarbeitung im In- und Ausland Nationale und Internationale Rechnungsverarbeitung Projekte im Bereich Handel, Industrie und Dienstleistungen Rechtsgültige Archivierung elektronischer Daten Migration grosser Datenmengen vom WORM auf HD Kostengünstige Archivierungskonzepte unter Verwendung von elektronischen Signaturen Rene Eberhard

14 Rückblick auf vier Jahre Erfahrung Geringe Projektrisiken, effiziente Umsetzung Organisatorisches, technisches und rechtliches Know-how ist vorhanden Technologie und Dienstleister sind verfügbar (commodity) Projektumsetzung in time und in budget Gesetzgebung Abstimmung der gesetzlichen Bestimmungen mit der technische Entwicklung Rene Eberhard

15 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Rene Eberhard