Lösungsansätze zum. aus Sicht des Rechnungsstellers. Elektronic Invoicing. Oldenburg, 3. Februar Derk Fischer

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1 Lösungsansätze zum Elektronic Invoicing aus Sicht des Rechnungsstellers Derk Fischer Oldenburg, 3. Februar 2005

2 Thesen Es gibt eigentlich keine Gründe mehr für den Versand von Papierrechnungen. Der Erfolg der elektronischen Rechnung wird maßgeblich von der Akzeptanz auf der Empfängerseite abhängen. Alle erforderlichen Bausteine zur Einführung im Unternehmen sind vorhanden.

3 Agenda Rahmenbedingungen nach dem BMF-Schreiben vom Technische Grundlagen und Lösungskomponenten Referenzmodell

4 einvoicing - ist mehr als eine elektronische Rechnung... einvoicing umfasst den gesamten Prozess der elektronischen Rechnungsstellung und -verarbeitung: Anlage des Auftrags im Vertrieb (basierend auf der Bestellung) Erstellung der Faktura im Vertrieb Versand der Faktura (elektronisch, ohne Papier) Signierung der ausgehenden elektronischen Rechnungen Verifizierung der Signatur eingehender Rechnungen Steuergesetzkonforme Archivierung der ein- und ausgehenden Rechnungsfiles Rechnungspräsentation im ERP-System des Rechnungsempfängers Prüfung und Verbuchung der Rechnung im ERP-System Umsatzsteuer-Voranmeldung/-Erklärung

5 I. Rahmenbedingungen nach dem BMF-Schreiben vom

6 Zulässige Verfahren der elektronischen Rechnungslegung (D) Sicherung der Echtheit (Authentizität) der Herkunft Eindeutige, sichere Identifizierung des Rechnungsstellers und Integrität der Daten: Identischer Rechnungsinhalt = keine Veränderung der Daten EDI-Rechnung und Zusammenfassende Rechnung Elektronische Rechnung qualifizierte elektronische Signatur (mit Anbieter- Akkreditierung) Rechnungssteller Rechnungsempfänger

7 EDI UStG: Verweis auf Empfehlung der Kommission vom : Rahmenbedingungen für elektronischen Datenaustausch zwischen Computern Auf Basis einer vereinbarten Norm zur Struktur der Nachricht Verpflichtung zu Sicherheitsverfahren und maßnahmen In Deutschland: Verpflichtung zur Erstellung einer (zusätzlichen) zusammenfassenden Rechnung in Papierform oder in elektronisch signierter Form

8 Klarstellung durch BMF-Schreiben vom (1) Rechnungsstellung/Rechnungsempfang über Fax-Server unzulässig Zustimmung des Empfängers kein Formzwang, Einvernehmen über die elektronische Rechnungsübermittlung reicht Nachweispflicht des Rechnungsstellers für Signaturgesetzkonformität Verfahrensdokumentation muss GoBS genügen Erstellung und Übermittlung durch Dritte Bevollmächtigung zur Anbringung einer qualifizierten elektronischen Signatur Keine Verlagerung der steuerlichen Verpflichtungen Kein Signaturzwang bei Übermittlung an Dritte Prüfung der elektronischen Rechnung durch Empfänger (GDPdU) Mindestens Verifikation der elektronischen Signatur Übertragung auf Dritten möglich (Bevollmächtigung)

9 Klarstellung durch BMF-Schreiben vom (2) Abwicklung Bevollmächtigung einer oder mehrerer Personen zur elektronischen Signatur von Rechnungen Beschränkung der Zertifikatsgültigkeit durch Attribute z.b. Frau Musterfrau ist Handlungsbevollmächtigte des Unternehmens A und berechtigt, für Unternehmer A Rechnungen bis zu einer Höhe von Gesamtbetrag zu unterzeichnen. Vertreterregelungen, ggf. Zeichnungsberechtigungen, die an die Unterzeichnung durch mehrere Berechtigte gekoppelt sind Pseudonym-Verwendung durch Zertifikatsinhaber zulässig Zusammenfassung mehrerer Rechnungen in einer Datei mit einer Signatur Automatisiertes Massenverfahren zulässig

10 Anforderungen gemäß GDPdU berücksichtigen... Beachtung der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU): Originalzustand des übermittelten Dokuments muss jederzeit überprüfbar sein Voraussetzungen beim Empfänger: Überprüfung der qualifizierten elektronischen Signatur vor Weiterverarbeitung der elektronischen Rechnung im Hinblick auf Integrität der Daten und Signaturberechtigung sowie Dokumentation des Ergebnisses Speicherung der elektronischen Abrechnung auf einem Datenträger, der keine Änderungen zulässt Bei Umwandlung (Konvertierung) der elektronischen Abrechnung in anderes Format Archivierung beider Versionen

11 ... und erforderliche Signaturinformationen archivieren Aufbewahrung des Signaturschlüssels (bei Einsatz von Kryptographietechniken auch die verschlüsselte und entschlüsselte Abrechnung sowie den Schlüssel zur Entschlüsselung) Protokollierung des Eingangs der elektronischen Abrechnung, ihrer Archivierung und ggf. Konvertierung sowie der weiteren Verarbeitung Übertragungs-, Archivierungs- und Konvertierungssysteme entsprechen den Anforderungen der GoBS Aufbewahrung des qualifizierten Zertifikats des Empfängers und maschinell auswertbare Archivierung der Rechnung über 10 Jahre

12 II. Technische Grundlagen und Lösungs-Komponenten

13 Auch eine elektronische Rechnung wird unterschrieben aus wird ABX789JKFAÖJKDLS9952 (verschlüsselte Prüfsumme)

14 Die elektronische Unterschrift Absender Empfänger Dok s Dok s berechnen berechnen entschlüsseln verschlüsseln Privater Schlüssel H-Wert Signatur Zertifizierungsstelle H-Wert =? Zertifikat H-Wert Öffentlicher Schlüssel

15 Smart-Cards 8-Bit-Mikroprozessor RAM (ca Kilobyte) einvoicing 1 ROM (6-8 Kilobyte) EPROM oder EEPROM Eigenes Betriebssystem Eigene Programme und Daten: Signaturberechnung auf der Smart-Card mit Hilfe des dort gespeicherten privaten Schlüssels Stromversorgung durch Lesegerät

16 Bereitstellung der Smart-Card Qualifizierte elektronische Signatur erfordert Zertifikat des öffentlichen Schlüssels durch akkreditierten Zertifizierungsdienste-Anbieter Einmaliger Prozess bei der Beschaffung der Smart-Cards Registration Authority delegiert i.d.r. die Kartenerzeugung an einen akkreditierten Zertifizierungsdienste-Anbieter Akkreditierter Zertifizierungsdienste- Anbieter Kartenauslieferung Kartenbeauftragung Kartenbestellung Registration Authority Trust Center Kartenauslieferung Ggf. Verifikationsdienste Kartenerzeugung Schlüsselerzeugung Zertifizierung Ggf. Cross Certification Optionaler Dienstleister Optionale r Dienstleister Optionaler Dienstleister Verifikationsdienste für öffentlichen Schlüssel Kunde X Kunde X Kunde X

17 Signatureinheit Der Signatur Server erstellt eine Prüfsumme der elektronischen Rechnung; die Signatureinheit verschlüsselt diese mit dem privaten Schlüssel Signatureinheit einvoicing 1 einvoicing 1 einvoicing 1 (durch Verwendung spezifischer Signaturerstellungseinheiten und hochwertiger Verfahren zur Zuordnung zwischen Schlüssel und Prüfsumme Signierte Prüfsumme Schlüsseleigentümer entsteht eine qualifizierte Signatur). An das Rechnungsdokument wird die Signaturerstellungseinheiten Prüfsumme und der öffentliche Schlüssel angehängt. Ergebnisdatei erstellen Ggf. wird das Dokument durch einen Zeitstempel ergänzt. elektronische Rechnung Prüfsumme erstellen Signatur Server öffentlicher Schlüssel Signierte Prüfsumme Zeitstempel

18 Verifikationseinheit Der Verifikationsserver prüft die Verbindlichkeit der elektronischen Rechnung durch Vergleich von Rechnungsprüfsumme und Rechnungssignatur Echtheit des öffentlichen Schlüssels Durch Signatur des Prüfergebnisses mit dem privaten Schlüssel des Betreibers der Verifikationseinheit, in der Regel eine Trusted Third Party, erfolgt die Verifikation. Ein erneuter Versand der ggf. vertraulich zu behandelnden Rechnungsdaten ist für die Verifikation nicht Prüfsumme Rechnung Öffentlicher Schlüssel Signierte Prüfsumme Zeitstempel erforderlich. Verifikationseinheit VerifyKey Trust einvoicing Center 1 Prüfergebnis Signatur prüfen Signiertes Prüfergebnis Schlüssel prüfen Ergebnisdatei erstellen Verifikationsserver Prüfsumme Rechnung Öffentlicher Schlüssel Signierte Prüfsumme Öffentlicher Schlüssel TC Prüfbericht Zeitstempel

19 III. Referenzmodell

20 Referenzmodell: Outsourcing aller Vorgänge zur elektronischen Signatur Verifikation der Signatur Verifikation des Zertifikats Zeitstempeln Dienstleister 2 (Verifikation) X.400/Internet/ / Filetransfer/Fax/etc. X.400/Internet/ / Filetransfer/Fax/etc. Dienstleister 1 (Signatur) Rechnungssteller Rechnungsempfänger Rechnungserstellung Archivierung Zertifikatsverwaltung Signatur / Verifikation Zeitstempeln Ver-/Entschlüsseln Rechnungsverarbeitung Archivierung

21 Rolle des ASP / Trust Center beim einvoicing Outsourcing des Signatur-/Verifikationsvorgangs Die Echtheit/ Gültigkeit der Signatur wird durch einen unabhängigen Dritten, das Trust Center, bestätigt. Dadurch lässt sich verhindern, dass jemand Rechnungen im Namen des Rechnungsstellers verschickt. Die Rechnungssignatur kann optional an einen ASP outgesourct werden Die Verifikation der Rechnungssignatur ist aus Gründen der Unabhängigkeit und zur Vermeidung der Selbstprüfung nur mit Hilfe eines Trust Centers möglich. Signatur (Outsourcing) rtragung atur ASP n gsübe Bereitstellung Verifikationsschlüssel Übertragung Sig Rechnun Rechnungsübertra gung/ Signaturübertra gung Karten- Ausstellung Rechnungs-/ Sinatur übertragung Rechnungsempfänger Übertragung Prüfbericht Trust Center Verifikation (Outsourcing) Rechnungssteller