Elektronische Rechnung im Umsatzsteuerrecht

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1 Elektronische Rechnung im Umsatzsteuerrecht Vereinfachung der elektronischen Rechnung Mit einem halben Jahr Verspätung ist mit Datum vom 2. Juli 2012 nunmehr das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung veröffentlicht worden. Zusammenfassung des Schreibens: 1. Welche Rechnungen sind zulässig? der Empfang als (ggf. mit Bilddatei- oder Textdokumentenanhang) oder d , per Computer-Fax oder Faxserver, per Web-Download oder per EDI, Standard-Telefax an Standard-Telefax oder von Computer-Telefax/Faxserver an Standard-Telefax/Fax-Server. 2. Voraussetzung der elektronischen Rechnung? Neben den üblichen Rechnungsanforderungen müssen die folgenden Kriterien gewährleistet sein: Echtheit der Herkunft (Sicherstellung der Identität des Rechnungsausstellers), Unversehrtheit des Inhalts (Rechnungsangaben sind während der Übermittlung der Rechnung nicht geändert worden), Lesbarkeit der Rechnung. 3. Innerbetriebliches Kontrollverfahren? Dient nicht als materiell-rechtliche Voraussetzung des Vorsteuerabzugs nach 15 UStG, Dient ebenfalls nicht der inhaltlichen Ordnungsmäßigkeit der Rechnung, Durch innerbetriebliche Kontrollverfahren soll lediglich die korrekte Übermittlung sichergestellt werden, Allerdings hat sich das innerbetriebliche Kontrollverfahren an der Zielsetzung zu orientieren, dass eine inhaltlich richtige Rechnung (richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger) vorliegt, Ist der Nachweis erbracht, dass die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nach 15 UStG gegeben sind, kommt der Frage der Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens in dem konkreten Einzelfall keine eigenständige Bedeutung mehr zu und kann insbesondere nicht mehr zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen, Innerbetriebliches Kontrollverfahren heißt letztlich Abgleich der Rechnung mit Zahlungsverpflichtung, d.h. es muss ein verlässlicher Prüfpfad gegeben sein, durch den ein Zusammenhang zwischen Rechnung und der zugrunde liegenden Leistung hergestellt werden kann (entweder manueller oder technischer Abgleich); Anwendung EDI-Verfahren oder qualifizierte elektronische Signatur weiterhin zugelassen, Innerbetriebliches Kontrollverfahren unterliegt keiner gesonderten Dokumentationspflicht. 4. Aufbewahrungspflicht? Papier- und elektronische Rechnungen sind nach 14b UStG zehn Jahre aufzubewahren (dabei müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden) Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie Grundsätze zum Daten zugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sind zu beachten 1 von 5

2 Wurden die der Umsatzsteuernachschau unterliegenden Sachverhalte betreffenden Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, hat der Unternehmer dem Amtsträger auf Verlangen Einsicht in die gespeicherten Daten zu gewähren. Dabei reicht es nicht aus, wenn der Unternehmer nur entsprechende Papierausdrucke aus dem Datenverarbeitungssystem bereitstellt. Bisheriger Stand Vereinfachte Verfahren zugelassen, aber Konkretisierung der praktischen Durchführungserfordernisse durch das BMF zur endgültigen Rechtssicherheit steht noch aus Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011, dem der Bundesrat am zugestimmt hat, sind rückwirkend zum die Vereinfachungsregeln zur elektronischen Übertragung von Rechnungen in Kraft getreten. Mit Neufassung des 14 Abs. 1 UStG sind Papier- und elektronische Rechnungen nunmehr gleich zu behandeln. Die Änderungen entsprechen der Richtlinie 2010/45/EU des Rates zu den Rechnungsstellungsvorschriften vom , welche zum in nationales Recht umzusetzen ist. Sowohl bei Papier- als auch bei elektronischen Rechnungen gilt, dass die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Sicherstellung der Lesbarkeit vorliegen müssen. Nach bisheriger Rechtslage konnte die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung nur durch die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder der Übertragung der Rechnungsdaten per EDI (Electronic Data Interface) gewährleistet werden. Durch die Neuerung des Steuervereinfachungsgesetz 2011 sind nun auch andere Verfahren zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen unter den Voraussetzungen des 14 Abs. 1 Satz 5 und 6 UStG zulässig: der Empfang als (ohne oder mit einfacher Signatur versehen), als PDF- oder Textdatei ( -Anhang oder Web-Download), per Computer-Telefax, Fax-Server (nicht aber Standard-Telefax) oder im Wege des Datenträgeraustausches. In diesen Fällen ist der Unternehmer aber zur Überprüfung durch innerbetriebliche Kontrollverfahren verpflichtet. Unter innerbetrieblichen Kontrollverfahren sind Verfahren zu verstehen, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seinen Zahlungsverpflichtungen einsetzt. Es bleibt dem Unternehmer überlassen, ein für ihn geeignetes Verfahren zu wählen. Dies kann im Rahmen eines entsprechend eingerichteten Rechnungswesens geschehen, aber z. B. auch durch manuellen Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z. B. Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein). Eine zusätzliche Verpflichtung zur Dokumentation des Kontrollverfahrens gibt es dabei nicht. Unsere Beratungsempfehlung: Erst gegen Jahresende ist mit einem ergänzenden Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu rechnen, das insbesondere die Handhabung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens beschreibt. Derzeit besteht in der Praxis sowie in der Literatur große Unsicherheit hinsichtlich der rückwirkenden Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung ab dem von 5

3 Sollten Sie absolute Rechtssicherheit wünschen, empfehlen wir daher bis zur Veröffentlichung des BMF- Schreibens weiterhin die folgenden drei Alternativen, um den Vorsteuerabzug aus den Eingangsrechnungen zu gewährleisten: Papierrechnung oder die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder die Übertragung der Rechnungsdaten per EDI (Electronic Data Interface). Die beiden letzt genannten Verfahren sind nachfolgend unter dem Stand beschrieben. Bisheriger Stand Stand für Rechnungen bis zum Die elektronische Rechnung ist ein gutes Mittel, um bei der Rechnungsstellung Papier, Geld und Zeit zu sparen. Dies ist nicht zuletzt der Grund warum diese Form der Rechnungsschreibung immer mehr an Bedeutung gewinnt. Es ist jedoch zu beachten, dass das Umsatzsteuerrecht strenge Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen stellt. Diese sind sowohl für den Rechnungssteller als auch für den Rechnungsempfänger relevant, insbesondere im Hinblick auf die Gewährung des Vorsteuerabzugs. In diesem Schreiben wollen wir Ihnen aufzeigen, was Sie als Rechnungssteller und als Rechnungsempfänger bei elektronischen Rechnungen zu beachten haben. 1. Besonderheiten der elektronischen Rechnung a) Einverständnis des Rechnungsempfängers Die Übermittlung einer Rechnung in elektronischer Form erfordert das Einverständnis des Rechnungsempfängers. Die Zustimmung ist dabei an keine bestimmte Form gebunden. Zu Dokumentationszwecken und um Missverständnisse zu vermeiden empfiehlt es sich, eine entsprechende Vereinbarung in den Rahmenvertrag zu integrieren. Für den Empfänger einer elektronischen Rechnung ist wichtig, dass er den Rechnungssteller ausdrücklich darauf hinweist, wenn er mit der elektronischen Form der Übermittlung nicht einverstanden sein sollte. Andernfalls würde aufgrund des fehlenden Formerfordernisses, auch das Stillschweigen des Empfängers als Zustimmung gelten. b) Anforderungen an elektronische Rechnungen Um Missbrauch mit manipulierten Rechnungen zu verhindern bzw. einzudämmen, stellt die Finanzverwaltung besonders im Bereich der elektronischen Rechnungen strenge Anforderungen. Zusätzlich zu den generellen Bestandteilen, die eine Rechnung aufweisen muss wie z.b. das Rechnungsdatum und der Leistungszeitpunkt, muss bei Rechnungen, die auf elektronischem Weg übermittelt werden, sowohl die Echtheit der Herkunft als auch die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein ( 14 Abs. 3 UStG). Dies ist der Fall, wenn nachgewiesen werden kann, dass die Rechnung nachträglich nicht verändert wurde und der Absender eindeutig erkennbar ist. 3 von 5

4 Das Umsatzsteuerrecht nennt zwei Alternativen, um die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung zu gewährleisten: die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder die Übertragung der Rechnungsdaten per EDI (Electronic Data Interface). Enthält eine elektronische Rechnung keine qualifizierte elektronische Signatur und wurde bei der Versendung nicht das EDI-Verfahren angewandt, kann die Vorsteuer aus dieser Rechnung nicht geltend gemacht werden. Um den Vorsteuerabzug zu gewährleisten, muss der Rechnungsempfänger eingehende Rechnungen auf die Anforderungen hin prüfen und die Prüfung dokumentieren. Die qualifizierte elektronische Signatur wird von Zertifizierungsdienstanbietern vergeben und ist an eine bestimmte Person gebunden, sie erfüllt somit die Funktion einer Unterschrift oder eines Siegels und gewährleistet die Echtheit des Absenders. Enthält eine elektronische Rechnung diese Signatur kann sie zwar weiterhin verändert werden, jedoch lassen sich die Veränderungen feststellen. Aus diesem Grund ist eine Prüfung direkt nach Erhalt der Rechnung durchzuführen. (Eine Liste der Zertifizierungsdienstanbieter befindet sich auf der Homepage der Bundesnetzagentur.) Dadurch dass die Anforderung beim elektronischen Datenaustausch zusätzlich eine Sammelrechnung in Papierform auszustellen aus dem Gesetz gestrichen wurde, ist das EDI-Verfahren wesentlich vereinfacht worden. Um elektronische Rechnungen auf diese Weise zu versenden, wird eine Vereinbarung über den Datenaustausch zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger benötigt sowie der Einsatz von Datenaustauschverfahren, die die Unversehrtheit der Daten gewährleisten. Anders als bei der qualifizierten elektronischen Signatur, bei der der Sicherheitsmechanismus an das Dokument gekoppelt ist, soll durch das EDI-Verfahren die Richtigkeit und Authentizität durch das Übertragungsverfahren gewährleistet werden. (Eine Mustervereinbarung finden Sie z.b. unter tech/2036_edi-invoic-mustervereinbarung.doc.) Für die Überprüfung der eingegangenen elektronischen Rechnungen gibt es sog. Prüftools, die größtenteils kostenfrei im Internet angeboten werden. Diese Software erstellt einen Prüfbericht der dokumentiert, ob die Rechnung verändert worden ist, wer der Absender ist und ob eine gültige Signatur benutzt worden ist. 2. Archivierung der elektronischen Rechnungen Wie auch bei anderen Rechnungen üblich, müssen elektronische Rechnungen sowohl von dem Rechnungssteller als auch von dem Rechnungsempfänger zehn Jahre aufbewahrt werden. Zusätzlich muss auch der Nachweis über die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung lediglich des Ausdrucks der elektronischen Rechnung genügt den Aufbewahrungsvorschriften nicht, da die qualifizierte elektronische Signatur auf diese Weise verloren ginge. Demnach ist es erforderlich, dass die Rechnung samt Signatur im Originalzustand elektronisch archiviert wird, z.b. auf einem Datenträger, so dass keine nachträglichen Veränderungen möglich sind. Auch die Unterlagen, die die Prüfung der eingegangenen Rechnung dokumentieren, sind aufzubewahren. 4 von 5

5 Sollte die Unversehrtheit der Rechnung bei einer Außenprüfung nicht nachgewiesen werden können, weil die Rechnung z.b. nicht zusammen mit der elektronischen Signatur aufbewahrt wurde, kann das Finanzamt rückwirkend die geltend gemachte Vorsteuer zurückfordern. 3. Sonderregelungen Die wohl meist genutzte Form der elektronischen Rechnung ist die, bei der die Rechnung als bzw. als Anhang verschickt wird. Darüber hinaus gilt auch die Bereitstellung der Rechnung auf einem Internetportal zum Download als elektronische Übermittlung sowie die Rechnungsübermittlung per Fax. Die Konsequenz daraus ist, dass auch diese Rechnungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden müssen. Eine Ausnahme stellt jedoch die Übermittlung von Rechnungen per Fax dar, wenn sowohl zur Versendung und als auch zum Empfang des Faxes ausschließlich ein Standard-Fax verwendet wird. In diesem Fall ist es für die Anerkennung des Vorsteuerabzugs ausreichend, dass der Leistungsempfänger die eingehende Rechnung in ausgedruckter Form aufbewahrt. Eine weitere Besonderheit stellen die Online-Fahrausweise dar. Hier kommt der Vorsteuerabzug bereits dann in Betracht, wenn durch das Online-Verfahren sichergestellt ist, dass eine Belastung auf einem Konto erfolgt (Abschn. 184 a Abs. 5 UStR). 4. Lösung der Datev Sollten Ihrem Unternehmen die technischen Voraussetzungen oder Kapazitäten für die eigene Umsetzung der o.g. Verfahren fehlen, besteht die Möglichkeit in den Prozess Dienstleister einzubeziehen, die beispielsweise Ihre Ausgangsrechnungen mit der Signatur versehen. Auch die Datev bietet eine Komplettlösung an, mit der ausgehende Rechnungen signiert und eingehende Rechnungen geprüft und archiviert werden können. Genauso bietet die Datev kostengünstige und komfortable Lösungen an, wie Sie als Rechnungsempfänger gesetzeskonform die Prüfung der elektronischen Signatur vornehmen können und die Rechnung mit Prüfzertifikat archivieren können. Sollten Sie Fragen zu diesem Thema oder Interesse an dem Datev- Programm haben, stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung. 5 von 5