SONDER- KLIENTEN-INFO

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1 2013 Neufeldweg 93, 8010 Graz Tel: +43 (0) , Fax: LG für ZRS Graz, FN a SONDER- KLIENTEN-INFO DIE ELEKTRONISCHE RECHNUNG AB Voraussetzung für den Vorsteuerabzug eines Unternehmers ist grundsätzlich, dass er von einem anderen Unternehmer eine Lieferung oder eine sonstige Leistung im Inland für sein Unternehmen bezieht und der Steuerbetrag in einer Rechnung isd 11 UStG an ihn gesondert ausgewiesen ist. Seit darf der leistende Unternehmer eine Rechnung isd 11 UStG auch elektronisch per , als -Anhang (PDF- oder Textdatei), als eingescannte Papierrechnung oder als Faxrechnung an einen anderen Unternehmer übermitteln. Voraussetzung ist, dass der Leistungsempfänger dieser Art der Rechnungsausstellung zustimmt. Die Zustimmung des Empfängers bedarf keiner besonderen Form; es muss lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger darüber bestehen, dass die Rechnung elektronisch ausgestellt werden soll. Die Zustimmung kann zb in Form einer Rahmenvereinbarung erfolgen; es genügt aber auch, dass die Beteiligten diese Vorgehensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen. Voraussetzung für die Erstellung und Übermittlung einer elektronischen Rechnung durch den Leistungserbringer bzw. für den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers aus dieser elektronisch erstellten/übermittelten Rechnung ist es weiters, dass folgende Punkte gewährleistet sind: Die Echtheit der Herkunft der Rechnung (dh die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers), die Unversehrtheit des Inhaltes der Rechnung (die nach 11 UStG geforderten Rechnungsmerkmale wurden nicht verändert) und die Lesbarkeit der Rechnung Jeder Unternehmer kann das für ihn geeignete Verfahren zur Sicherstellung dieser Voraussetzungen frei wählen. Folgende Verfahren sind dafür vorgesehen: 1. Qualifizierte elektronische Signatur 2. EDI Verfahren (elektronischer Datenaustausch) 3. PEPPOL und USP (Auftragsvergabe und Rechnungen an den Bund) 4. Innerbetriebliches Steuerungsverfahren (=Kontrollverfahren, das der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seinem Zahlungsanspruch bzw. mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt) erstellt von Mag. Herbert Haberhofer, /2

2 2013 SONDER-KLIENTEN-INFO Für das innerbetriebliche Steuerungsverfahren gilt, dass die Unternehmer in der Wahl ihrer Mittel völlig frei sind, keine speziellen technischen Voraussetzungen dafür notwendig sind und eine Festlegung und Dokumentation (zb 1x betriebsinterner Aktenvermerk) der Vorgehensweise beim Abgleich der Rechnung mit der Bestellung/dem Auftrag/dem Kaufvertrag/dem Lieferschein und der Forderung bzw. Zahlung erfolgen muss. Praxis TIPP zum innerbetrieblichen Steuerungsverfahren: Sowohl Leistungserbringer als auch Leistungsempfänger raten wir zur Erstellung eines Aktenvermerkes, der als schriftliche Dokumentation den betriebsinternen Ablauf beim (manuellen) Abgleich einer Rechnung mit dem Zahlungsanspruch bzw. der Zahlungsverpflichtung regelt: Wer führt welche Kontrollschritte nach welchem betriebsintern festgelegten Ablauf durch bzw. welche Vermerke/Referenzen sind auf der Rechnung festzuhalten? Abgleich der Rechnung mit der Bestellung (Leistungsüberprüfung in Qualität und Quantität; Referenzierung auf den Kaufvertrag/die Bestellung, Abgleich mit dem Lieferschein etc.) Richtigkeit der Kontoverbindung überprüfen Kontrolle der verrechneten Preise mit dem entsprechenden Auftrag bzw. Kaufvertrag (besteht der Zahlungsanspruch/die Zahlungsverbindlichkeit in der beantragten Höhe) Beispiele für innerbetriebliche Steuerungsverfahren können Sie auch dem beiliegenden Auszug aus den Umsatzsteuerrichtlinien (UStR 2000) entnehmen. Durchschriften und Abschriften (Duplikate) Durchschriften und Abschriften sind, so sie vom Rechnungsaussteller ausgegeben werden, ausdrücklich als solche zu kennzeichnen, widrigenfalls der Aussteller die Steuer kraft Rechnungslegung (noch einmal) schuldet. Dasselbe gilt, wenn ein und dieselbe elektronische Rechnung vom Unternehmer in mehreren Formaten (zb als PDF-Datei und xml-datei) ausgestellt wird. Dies gilt nicht, wenn inhaltlich identische Mehrfachausfertigungen derselben Rechnung gemeinsam versandt werden (gleichzeitiger Versand an mehrere adressen). Aufbewahrung elektronischer Rechnungen (sowohl inländischer als auch ausländischer) Elektronische Rechnungen können auch in Papierform (als Ausdruck) aufbewahrt werden, sofern ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren vorliegt. Diesfalls müssen elektronische Rechnungen nicht zusätzlich elektronisch gespeichert werden. Im Fall einer elektronischen Archivierung müssen die Rechnungen auf unveränderbaren Medien gespeichert werden (zb Mikroverfilmung, optische Speicherplatten, WORM, DVD) oder regelmäßig (mindestens) monatlich auf derartige Medien gesichert werden (mit entsprechender Dokumentation darüber). Aufbewahrungsdauer Grundsätzlich 7 Jahre Rechnungen über Grundstücksumsätze 12 bzw. 22 Jahre Authentizität, Integrität und Lesbarkeit müssen von der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist sowohl vom Austeller als auch vom Empfänger gegeben sein. Da die vorliegenden Informationen allgemeiner Art sind, sollten Sie bezüglich ihrer Anwendbarkeit im Einzelfall jedenfalls fachkundigen Rat einholen. Wenden Sie sich bitte für weitere Informationen an uns. Diese Klienten-Info steht Ihnen auch auf unserer Homepage im Menüpunkt Info Point Klienteninfo in Form eines Online-Archivs zur Verfügung. erstellt von Mag. Herbert Haberhofer, /2

3 Beispiel für innerbetriebliche Steuerungsverfahren bzw. Technologien bei einem KMU 1. Die Rechnung langt als PDF-Datei im Anhang einer beim Unternehmer A ein. Die Datei ist mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. A nimmt seine Einkünfteermittlung ohne (EDV-) Buchführung als Einnahmen/Ausgabenrechner nach 4 Abs. 3 EStG 1988 vor. Die Besteuerung erfolgt nach vereinnahmten Entgelten gemäß 17 Abs. 2 Z 1 UStG Da die Signatur den Anforderungen des 1 Z 3 der Verordnung des BM für Finanzen, BGBl. II Nr. 583/2003 idf BGBl. II Nr. XXX/2012, entspricht, sind Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet. A hat die Lesbarkeit zu gewährleisten und die Rechnung samt Signaturprüfprotokoll zu archivieren. Es steht der Vorsteuerabzug aus der Rechnung nach Maßgabe des 12 UStG 1994 zu. Insbesondere muss die Rechnung auch inhaltlich (Vorliegen der in 11 UStG 1994 geforderten Rechnungsmerkmale) korrekt sowie die Leistung für das Unternehmen des A ausgeführt sein. graphische Darstellung: 2. Die Rechnung langt als Text-Datei mittels mit oder ohne qualifizierte Signatur beim Unternehmer A ein. A nimmt seine Einkünfteermittlung ohne (EDV-) Buchführung als Einnahmen/Ausgabenrechner nach 4 Abs. 3 EStG 1988 vor. Die Besteuerung erfolgt nach vereinnahmten Entgelten gemäß 17 Abs. 2 Z 1 UStG A gleicht die Rechnung mit den vorhandenen Unterlagen (Bestellung, Lieferschein, erhaltene Leistung, -Adresse des Lieferers, Geschäftspapieren usw.) manuell ab. Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung können durch die Anwendung eines innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens Bundesministerium für Finanzen

4 ( 1 Z 1 der Verordnung des BM für Finanzen, BGBl. II Nr. 583/2003 idf BGBl. II Nr. XXX/2012) gewährleistet werden, wenn dadurch ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Leistung geschaffen wird. Der manuelle Abgleich der Unterlagen ist ausreichend. Eine spezielle technische Verfahrensweise ist nicht vorgeschrieben. Die Rechnung (Text-Datei) und das innerbetriebliche Steuerungsverfahren müssen archiviert werden. Es steht der Vorsteuerabzug nach Maßgabe des 12 UStG 1994 zu. Die Rechnung muss auch inhaltlich korrekt sowie die Leistung für das Unternehmen des A ausgeführt sein. graphische Darstellung: Bundesministerium für Finanzen

5 Beispiel für innerbetriebliche Steuerungsverfahren bzw. Technologien bei einem größeren Unternehmer (Bilanzierer) inklusive Archivierung Die Rechnung gelangt in die Mailbox einer (extern bekanntgegebenen) Rechnungsmailadresse beim empfangenden Unternehmen. Bundesministerium für Finanzen

6 Wird fälschlicherweise eine Rechnung an eine andere adresse desselben Unternehmens gesendet, so ist diese Rechnung vom Inhaber der Adresse an die Rechnungsmailadresse weiterzuleiten. Die sodann in der Rechnungsmailadresse befindlichen Dokumente werden von einer fachkundigen Person als Rechnung identifiziert (Spam aussortiert), als Eingangsrechnung im elektronischen Archiv erfasst und einem Verantwortlichen zugeordnet. Im gleichen elektronischen Archiv werden allenfalls auch gescannte Papierrechnungen erfasst. Das elektronische Archiv wurde herstellerseitig auf Unveränderbarkeit und Unlöschbarkeit eingerichtet. Beim Freigabevorgang wird die Richtigkeit der Rechnung (Bestellung, Lieferung, Leistungserhalt) geprüft. Nach Freigabe durch den Sachbearbeiter erfolgt die Verbuchung in der EDV- Finanzbuchhaltung. Ein Ausdruck von sortierten Kontrolljournalen ist möglich. Die verbuchten Rechnungen gelangen in die Offene-Postenliste und werden dort mittels Zahlung oder Gegenverrechnung oder Gutschrift offen abgestattet. Dadurch ist der Abgleich der Rechnungen mit den Zahlungsverpflichtungen gewährleistet. Die per erhaltenen Rechnungen sind im elektronischen Archiv unveränderbar gespeichert, wiedergebbar und können elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Bundesministerium für Finanzen

7 Bundesministerium für Finanzen