Anleitung zur Kontrolle der qualifizierten elektronischen Signatur mit Hilfe des Adobe Readers Version 8.0

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1 Anleitung zur Kontrolle der qualifizierten elektronischen Signatur mit Hilfe des Adobe Readers Version 8.0 Zusammenfassung Gemäß 14 Abs. 3 UStG müssen elektronisch übermittelte Rechnungen mit so genannten qualifizierten elektronischen Signaturen versehen sein. Vor dem Vorsteuerabzug muss der Empfänger der Rechnung die Signatur der eingehenden Rechnung einsehen. Mit dem Adobe Reader Version 8.0 können Sie feststellen, ob die Signatur verändert oder beschädigt wurde. Um eine gültige Prüfung für das Finanzamt durchzuführen, benötigen Sie ein Prüfprotokoll. Dieses erhalten Sie nach der Prüfung über die von der airberlin empfohlene Prüfsoftware D-Sign Reader des Unternehmens D-Trust. Das vorliegende Dokument liefert Ihnen eine Anleitung zur Überprüfung der Signatur auf Veränderung oder Beschädigung. Notwendige Schritte 1. Was müssen Sie vor der ersten Signaturprüfung tun? 2. Wie überprüfen Sie die airberlin Rechnungssignatur auf Gültigkeit? 3. Wie führen Sie eine online Zertifikatsabfrage durch?

2 1. Was müssen Sie vor der ersten Signaturprüfung tun? Da das Zertifikat der airberlin noch nicht verwendet wurde, muss es zunächst als vertrauenswürdig eingestuft werden. Dem Adobe Reader sind die Zertifikate der in Deutschland akkreditieren Zertifizierungsinstanzen (CA, Certification Authority) im Auslieferungszustand derzeit leider nicht bekannt. Deshalb würde eine Signaturprüfung mit einem neu installierten Adobe Reader 8.0 zu dem Ergebnis führen, dass die Gültigkeit der Signatur und die Identität des Unterzeichners unbekannt sind. Vor der Überprüfung der Signatur muss das Zertifikat daher zunächst als vertrauenswürdig eingestuft werden. Verwenden Sie hierzu das in der Rechnung integrierte CA-Zertifikat. Öffnen Sie Ihre airberlin-rechnung mit dem Adobe Reader 8.0 und wählen Sie auf der linken Seite den Reiter bzw. das Symbol Unterschriften aus. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf das Fragezeichen und wählen Sie den Menüpunkt Unterschrift prüfen.

3 Klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf Unterschrieben von airberlin 1:PN. Klicken Sie dann bitte auf Unterschriftseigenschaften einblenden.

4 Danach wählen Sie bitte Zertifikat anzeigen. Klicken Sie anschließend auf den Reiter Vertrauenswürdigkeit.

5 Fügen Sie nun das Zertifikat zu den vertrauenswürdigen Identitäten hinzu. Bestätigen Sie zunächst den Hinweis mit OK.

6 Markieren Sie nun den Punkt Unterschriften und als vertrauenswürdiger Stamm und bestätigen Sie mit OK. Das zweite Fenster schließen Sie bitte ebenfalls mit OK und verlassen anschließend den aktuellen Bereich (drittes Fenster), indem Sie auf Schließen klicken. Sie haben das Zertifikat nun zu Ihren vertrauenswürdigen Identitäten hinzugefügt.

7 2. Wie überprüfen Sie die Rechnungssignatur? Nachdem Sie die oben erläuterten Schritte einmalig durchgeführt haben, können Sie nun die Gültigkeit der qualifizierten elektronischen Signatur mit dem Adobe Reader kontrollieren. Klicken Sie in Ihrer airberlin-rechnung mit der linken Maustaste auf Unterschriften und anschließend mit der rechten Maustaste auf Unterschrieben von airberlin 1:PN. Wählen Sie im Kontextmenü Unterschrift prüfen. Daraufhin wird das Ergebnis der Unterschriftenprüfung in der Anzeige Unterschriftsvalidierungsstatus angezeigt.

8 Das Ergebnis lt. Fenster versichert Ihnen, dass die Unterschrift gültig ist sowie nach dem Anbringen der Zertifizierung nicht verändert oder beschädigt wurde. Um festzustellen, dass das Zertifikat aus einer vertrauenswürdigen Quelle stammt, sollten Sie den digitalen Fingerabdruck des Zertifikates, das Sie zuvor als vertrauenswürdig deklariert haben, mit den unten abgebildeten Werten vergleichen. Klicken Sie dazu bitte auf Unterschriftseigenschaften und im sich neu öffnenden Fenster auf Zertifikat anzeigen.... Wählen Sie nun den Reiter Details und überprüfen Sie die angezeigten Werte auf Übereinstimmung mit den Angaben in Vorlage.

9 Vorlage: 3. Wie führen Sie eine online Zertifikatsabfrage durch? Sie können eine online Zertifikatsabfrage nur durchführen, indem Sie auf nachstehenden Link klicken und im Feld Name airberlin 2:PN eingeben (wie in Ihrem angezeigten Zertifikat im Adobe Reader unter Punkt Antragsteller angegeben). Mit diesem Formular können Sie einfach den Status des D-Trust-Zertifikates abfragen. Sie benötigen dazu nur die Seriennummer in dezimaler oder hexadezimaler Form und die ausstellende CA (Certification Authority) des Zertifikats. Nachdem Sie die Seriennummer in der Dezimal- oder in der Hexadezimalschreibweise eingetragen und auf weiter geklickt haben, erhalten Sie in Form eines grünen Lichtes den Hinweis, dass das Zertifikat gültig ist.