Dokumenten-Management

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1 Jürgen Gulbins Markus Seyfried Hans Strack-Zimmermann Dokumenten-Management Vom Imaging zum Business-Dokument Mit 142 Abbildungen und 26 Tabellen Springer-Verlag Berlin Heidelberg New York London Paris Tokyo Hong Kong Barcelona Budapest

2 Inhaltsverzeichnis Vorwort 1 Einleitung Informationen in unterschiedlichen Formen Datenklassen nach Lebensdauer Namensvielfalt der Begriffe Aufgabe des Dokumenten-Managements Vorteile von DM-Systemen DM-Terminologie Die Vision des EDMS DMS-Architekturen Übergreifender Dokumentenmanagement-Ansatz DMS-Architektur Dokumentenerfassung Erfassung über Scanner Arbeitsablauf beim Scannen Scanner-Software Dokumententrennung Archivierungsszenarien Barcode- und OCR-Erkennung Anforderungen an die Erfassungsarbeitsplätze Attributierarbeitsplätze Nutzungs- bzw. Recherchearbeitsplätze Dokumentenanzeige Viewer Annotationen Kommentare am Dokument Elektronischer Stempel Das Retrievalsystem Recherchemasken Volltextsuche Archiv-/Ablagesystem Der Archiv-Server (Ablage-Server) Caching Logische Archive Pools und Cluster Vorgangssteuerung Workflow-Komponenten Workflow-Server V

3 2.10 Spezielle Server Druck-Server COLD-Server OCR-Server Fax-Server und -Server Authentifikations-Server COLD Computer Output to Laser Disc Das Baukastenprinzip von DM-Systemen Anwendungsintegration Stand-alone-Lösungen Lose gekoppelte Systeme Voll integrierte DM-Systeme Schnittstellen der DMA und ODMA Die Frage des führenden Systems Archivierungsphasen Netzwerkanforderungen des DMS Datenbankanforderungen Verteilte DM-Systeme Intra- und Internet als DMS-Basis Hybridsysteme DMS-Administration und Betrieb Kommentar zu DMS-Architekturen Vorgangssteuerung, Workflow-Systeme Vorgangssteuerungssysteme Begriffe der Vorgangssteuerung Phasen der Vorgangssteuerung Analyse und Modellierung Umsetzungsphase Die Nutzungsphase (Laufphase) Struktur eines Workflow-Systems Standardisierte Schnittstellen zu WF-Systemen Kritische Workflow-Bilanz VI Speichermedien Die Speicherhierarchie Hauptspeicher Magnetplattenspeicher Bandspeicher Optische Speichermedien

4 4.5.1 WORM-Systeme Wiederbeschreibbare optische Platten CD-Systeme Jukeboxen Plattenroboter Optische Bänder Hierarchical-Storage-Management-Systeme Welcher Speicher zu welchem Zweck? Entwicklung der Speichertechnologie Kommentar zu den Speichermedien Erfassungs- und Ausgabe-Peripherie Geräte zur Datenerfassung Scanner Kameras zur Vorlagenerfassung Digitalisierer Komprimierung und Dekomprimierung Geräte zur Datenausgabe Bildschirme Drucker Fax-Ein-/Ausgabe Ausgabe auf Film Kommentar zur Peripherie Datenformate Das Problem der Datenformate Aufzeichnungsformate Dateisystemformate Dateiformate Datenkodierung Vergleich von CI und NCI Speicherbedarf bei CI und NCI De-jure- und De-facto-Format-Standards Das Faxformat TIFF GIF und PNG CI-Formate Kodierung reiner Texte ohne Formatierung HTML Hypertext Markup Language PDF Adobe Acrobat Weitere Distributionsformate VII

5 6.5.5 Die Fontproblematik ODA/ODIF SGML, DDL und DTD CALS DCA/DIA, MO:DCA und AFP Datenkomprimierung Faxkomprimierung Die JPEG-Komprimierung Weitere Komprimierungsverfahren Welche Komprimierung für welches Dokument? Konvertierung zwischen NCI und CI OCR-Erkennung Formularverarbeitung Barcodes (Strichcodes) Raster-Vektor-Konvertierung Die Wandlung von CI zu NCI Speicherung sehr kleiner und großer Dokumente Farbe in Dokumenten Selbsttragende Dokumente und Archive Verschlüsselung von Dokumenten Dokumentenechtheit digitale Signaturen Digitale Identifikationen und digitale Zertifikate Digitale Wasserzeichen Die Viewer-Problematik Kommentar zu den Formaten VIII Rechtliche Aspekte der Archivierung Handels- und Steuerrecht Explizite Forderung nach Originalen Aufbewahrungsfristen Aufbewahrungsort Nachweis der Datensicherheit Weitere Sicherheitsmaßnahmen Unterrichtung und Mitsprache des Betriebsrats Zivilprozeßrecht Das Signaturgesetz Datenschutz personenbezogener Daten BDSG Urheberrecht Copyright Die Bildschirmarbeits-Verordnung Weitere Gesetze und Verordnungen

6 7.8 Zusammenfassung rechtlicher Aspekte Code of Practice die 10 Archivregeln der VOI Juristische Positionen anderer Staaten Kritische Punkte in DM-Systemen Informationsquellen im Unternehmen Datenerfassung Welche Dokumente sind zu erfassen? Qualitätsanforderungen Mengen- und Zeitbedarf Arbeitsablauf bei der Erfassung Ablage und Retrieval Indizieren/Attributvergabe Dokumentensicht und Ablageorganisation Archivkapazitäten Datensicherheit Systemverfügbarkeit Aspekte des Gesamtsystems Einbindung der weiteren IT Die Administration und Betriebsführung Notwendige Infrastruktur Die Verfahrensdokumentation Die schnelle IT-Entwicklung Die menschliche Psychologie Data-Ownership Verantwortlichkeit für Daten Typische Fehler in DM-Projekten Die Planung von DM-Systemen Das Projekt DMS-Lösung Analyse des Archivguts Gesamtübersicht der Dokumente Papier als Ausgangsbasis (NCI-Daten) CI-Daten aus Text- und anderen Systemen Erfassung von Mikrofilmen (NCI Daten) Ausgabe/Kopie auf Mikrofilm Auflösungen von der Erfassung bis zur Ausgabe Arbeitsablauf bei der Archivierung Attributierung der Dokumente Die Struktur der Ablage Kapazitätsanforderungen IX

7 9.8 Vorgangsbearbeitung IT-Infrastruktur Anbindung zum Anwendungssystem Sicherheitsaspekte DM-Systeme im praktischen Einsatz DMS-Systeme in Banken und Versicherungen Anwendung am Beispiel einer Versicherung Eine große, verteilte Lösung bei einer Bank Archive in Behörden und Verwaltungen Ein Archivsystem in einer Verwaltung DM im kommerziellen Umfeld Dokument-Management in SAP-R/ Dokumentenzentrierte Sichten Web-Recherche über das DVS des R/3 Systems Beispiel für Archiv mit Workflow in R/ Systeme im technischen Bereich Technisches Archiv im Großanlagenbau Tabellen und Beispiele 577 A.1 Datenvolumina A.2 Audio- und Videodaten A.3 Darstellung bei unterschiedlichen Auflösungen A.4 Einige Dokumentenmuster Literatur- und Quellenverzeichnis 603 Glossar 615 Stichwortverzeichnis 655 Last not least 669 X