DMS Dokumentenmanagement-System. IM-Kundentreffen , Köln Michael Badura

Transkript

1 Dokumentenmanagement-System IM-Kundentreffen , Köln Michael Badura

2 Archivierung aus LIMA Archivierung von Spooldaten wie Rechnungen und Listen aus der LIMA-Software direkt auf optische Speicherplatten. IBM eserver i5 IBM 3995 Optical Dataserver C46 2

3 Sonstige Dokumente und Korrespondenz Aus PC-Programmen, wie dem Vertrags- und Debitorenmanagement erstellte Dokumente, werden in der Gesellschaft durch den Anwender manuell auf CD oder externen Speichern archiviert. Kundenkorrespondenz: Briefe vom Kunden zum Unternehmen und Verträge werden z. B. in Aktenordnern archiviert. 3

4 Dokumente in getrennten Archiven Die Dokumente zu einem Kunden müssen daher aus unterschiedlichen Archiven abgerufen werden! Nachteil: Hoher Zeitaufwand, manuelle Suche; Kunde muss zurück gerufen werden! 4

5 Warum die Trennung der Archive? 1995: Einführung des Optical Dataserver im Rechenzentrum. Leitungsgeschwindigkeiten von 9,6 kbit/s sind Standard p. m. Auch 64 kbit/s Leitungen sind zu langsam und teuer p. m. Übertragung gescannter Dokumente über diese Leitungen ist undenkbar. 2005: Leitungsgeschwindigkeiten gegenüber 1995 enorm gestiegen. MPLS asymetrisch 160/1500 kbit/s: 380 p. m. + Knotenkosten MPLS symetrisch 1024 kbit/s: 1300 p. m. + Knotenkosten heute haben wir die Leitungsgeschwindigkeiten die wir für diese Datenübertragung brauchen! 5

6 Neues Konzept Mit LIMA erzeugte Spooldaten werden wie bisher auf dem im Rechenzentrum vorhanden Archivsystem IBM 3995 abgelegt. Zukünftige automatisierte zentrale Archivierung in neuem Archivsystem: Dokumente aus dem Vertrags- und Debitorenmanagement Rechnungen aus der Installationsfakturierung etc. Zukünftige zentrale Archivierung in neuem Archivsystem: Manuell in den Gesellschaften gescannte Dokumente die einem Kunden oder einem Objekt im LIMA zugeordnet werden können; unterschriebene Verträge, Schriftwechsel, technische Baupläne und Dokumente zum Hausanschluß etc. In einer 2. Ausbaustufe können auch Eingangsrechnungen und Buchungsbelege archiviert werden. 6

7 Ziel: LIMA als führendes System für 7

8 Ziel: LIMA als führendes System für Schneller und übersichtlicher Zugriff auf archivierte Dokumente. Kurze Reaktionszeit gegenüber dem Kunden. Unbundlingkonformer Abruf der archivierten Daten ausschließlich über die Kunden- und Objektebene im LIMA. Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten werden erfüllt; die archivierten Dokumente werden unbefristet im Archivsystem aufbewahrt. 8

9 Neue Hardware?! Aus LIMA erzeugte Spooldaten (Rechnungen und Listen): Geringer Platzbedarf durch starke Komprimierung dieser codierten Information (CI; Zeichenorientiert) bei der Archivierung; ca. 1Kb pro Seite. Kapazität des vorhandenen Archivsystem für dieses Daten daher ausreichend bis weit in die Zukunft. Nicht codierte Information (NCI; Grafiken) wie Dokumente im PDF-Format oder gescannte Vorlagen haben fachen Platzbedarf im Archiv. Hierfür ist neue Hardware zwingend erforderlich! 9

10 Scanner In Papierform vorliegende Dokumente müssen gescannt und dem zentralen Archivsystem im Rechenzentrum zugeführt werden. Scanner und hierfür notwendige Software muss von der Gesellschaft gekauft werden. 10

11 IT-Produkt Dokumentenmanagement-System für Verträge, Schriftwechsel, Eingangsrechnungen, Buchungsbelege, technische Baupläne etc. Hardware Archivierungssystem, Wartung, Lizenzen, Support + Scanner: 25 Seiten / Minute 2500 Seiten / Monat bis Größe DIN A4 inklusive Installation, Software und Schulung 0,15 je Vertrag / Jahr 3.500,- / Stück + Wartung ca. 200,- / Stück und Jahr 11

12 IT-Produkt Dokumentenmanagement-System für Verträge, Schriftwechsel, Eingangsrechnungen, Buchungsbelege, technische Baupläne etc. Hardware Archivierungssystem, Wartung, Lizenzen, Support + Scanner: 35 Seiten / Minute 5000 Seiten / Monat bis Größe DIN A3 inklusive Installation, Software und Schulung 0,15 je Vertrag / Jahr ,- / Stück + Wartung ca ,- / Stück und Jahr 12

13 Wie geht es weiter? Anschreiben an alle Geschäftsführungen; besteht Interesse und der Wunsch dieses neue System einzusetzen. Rückantwort bis 15. Juli erbeten. Summe der in LIMA abgerechneten Verträge aller Interessenten: > Erst ab dieser Größenordnung kann das neue System realisiert werden! 13

14 Ich bedanke mich für Ihre Aufmerksamkeit! Michael Badura Telefon: Fax: