Vom Piloten in den Produktivbetrieb Das Digitale Archiv des Bundesarchivs - Karsten Huth / Kathrin Schroeder. K. Huth / K. Schroeder

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1 Vom Piloten in den Produktivbetrieb Das Digitale Archiv des s - Karsten Huth / Kathrin Schroeder

2 Ausgangssituation / Herausforderungen Gesetzl. Grund- lage BArchG Behörde: VBS/DMS DOMEA SER Aussonderungsschnittstellen: Vielfalt der Metadaten, Primärdaten Vorhandene Altdaten? 2 VISkompakt Fabasoft MACH Eigenentwicklungen [...]

3 Ziel:Aufbau eines OAIS-konformen Archivs Planung des Langzeiterhalts der Daten (Preservation Planning) Datenmanagement (Data Management) Übergabe- paket (SIP) Vorbereitung für Archivspeicherung (INGEST) Zugriff (ACCESS) Ausgabepaket (DIP) AIP Archivspeicherung (Archival Storage) AIP Administration des Systems (Administration) Workflowkomponente Archivierungskomponente

4 Planung Vorphase Pilotphase Ausschreibung Produktivsystem Ausbau [ ] März 2006 August Dez Mai - Dezember 2007 Februar Oktober 2008 bis 2011

5 Pilotprojekt / Ausschreibungsphase Ergebnisse aus dem Pilotprojekt Berücksichtigung von Standards (OAIS, SAGA 4.0, PREMIS etc.) Simulation eines End-to-End-Prozesses mit Echtdaten war mit Standardtools & Customizing in kurzer Zeit erfolgreich Grundlage für die Erstellung der Verdingungsunterlagen für ein Gesamtsystem (1 Leistungsbeschreibung, 300 Einzelkriterien etc.) Ergebnisse der EU-weiten offenen Ausschreibung (2 Lose, 1 Option) Zeitaufwand: 11 Monate Zuschlag: Dezember 2007 an die Firmen HP / SER Projektstart: Mitte Februar 2008 / Projektteam mit 10 Personen

6 Übersicht der Prozessblöcke des Produktivsystems P1 Anbieten und Bewerten elektronische r Unterlagen P2 Übernahme der Aussonderun gs-datei P3 Überprüfung und Mappen der Datenstruktu ren P4 Ergänzen fehlender Metadaten P5 Vorbereitung der Übergabe an die Archivierung P6 Übergabe der Daten in die Archivierung (Schnittstelle ) P7 Dokumentati on des Archivierung s-prozesses P8 Format- migrationen

7 Prozessblock P1: Anbieten und Bewerten Behörden Erstkontakt Registrierungsdaten (Schlüssel, Transferan- forderungen) Anlegen eines Behördenprofils (BP) - 1 Allgemeines Profil - n technische Profile

8 Prozessblock P1: Anbieten und Bewerten Behördenschema 1 XBARCH Behördenschema 2 XBARCH Behördenschema 3 Urlaub -Erstellen eines Metadaten- mappings anhand des Metadaten- schemas aus der Behörde - Hinterlegung des Metadaten- mappings im Behördenprofil - Herkunft der Daten

9 Prozessblock P1: Anbieten und Bewerten Beispiel: Excelliste

10 Prozessblock P1: Anbieten und Bewerten Behörden Anbieteverzeichnis, Transaktionsdatei (XML) Bewertungsverzeichnis, Transaktionsdatei (XML) - Anbieteverzeichnis Metadaten zu Akten, Vorgängen, Dokumenten XML, CSV - Bewertungs- verzeichnis (A / V) - Export in das Behördenschema

11 Prozessblock P1: Anbieten und Bewerten Entweder Auswahl Vorgang oder Akte, wenn Akte dann erfolgt Vererbung auf alle zugehörigen Vorgänge Grunddaten Akte 1 Vorgang 1.1 Akte 2 Vorgang 2.1 Akte 3 Vorgang 3.1 Akte 4 Bewertung Vorgang 4.1 Vorgang 4.2 Vorgang 4.3 Informationen auf Akten-/Vorgangsebene Label 1: Label 2: Label 3: Wert Wert Wert Beispiel: Informationen zum Dokument Prinzipdarstellung Dokument 1 PRODEAViewer Dokument 2 (3- Teilung des Fenster und Checkbox zum Auswählen) Dokument n ID A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 Abbrechen Speichern Bewertung beenden zurück zum Postkorb Bewertete Akten und Vorgänge werden gespeichert (Zwischenstände)

12 Prozessblock P2: Übernahme der Aussonderungsdatei Behörden / SAM Aussonderungsdatei (SIP), Transaktionsdatei (XML) Geplante Struktur des SIPs - technische - 1 Eingangsprüfung n ZIP-Dateien Aussonderungsverzeichnis Primärdokumente - Transaktionsdatei technische Metadaten zur Lieferung (z.b. Hashwert, Behörden-ID)

13 Prozessblock P3: Überprüfen und Mappen der Datenstrukturen Prozessblock P4: Manuelle Ergänzungen XBARCH - technische Eingangsprüfung - 1 AIP entspricht 1 Vorgang - Ergänzen technischer Metadaten - Formatkonvertierung nach PDF/A (1. Migration) - Erstellung einer Maske zur Qualitätskontrolle

14 Prozessblock P4: Manuelle Ergänzungen XBARCH Grunddaten Akte 1 Vorgang 1.1 Akte 2 Weitere Daten Vorgang 2.1 Änderbare Vorgangsattribute Laufzeit_von: Attributwert Laufzeit_bis: Attributwert Label 3: Attributwert Label 4: Attributwert Manuelle Ergänzung, wenn nach systemseitiger Prüfung das Feld leer ist Aussonderungsart ändern Akte 3 Vorgang 3.1 Akte 4 Vorgang 4.1 Dokumentenattribute ID A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 Dokument 1 Dokument 2 Vorgang 4.2 Vorgang 4.3 Dokument n Abbrechen Weiterleiten an Clearing-Stelle Prüfung durch Vorgesetzten Bewertung abschliessen beenden

15 Prozessblock P5: Vorbereitung der Übergabe an die Archivierungslösung Prozessblock P6: Übergabe an die Archivierungslösung 1 AIP beinhaltet 1 vollständigen Vorgang

16 Prozessblock P7: Dokumentation des Archivierungsprozesses Prozessblock P8: Formatkonvertierung - technischer Report des Archivierungsprozesses wird in PDF/A erstellt und archiviert - Formatkonvertierungsplattform: Ingestprozess / Migrationen

17 Access: Anzeige eines AIP Grunddaten Weitere Daten Akte 1 Vorgang 1.1 Dokument 1 Version 1 Version 2 Version 3 Dokument 2 Version 1 Version 2 AIP- Anzeige Akte 2 AIP-Viewer schliessen

18 Planung des Langzeiterhalts der Daten (Preservation Planning) Datenmanagement (Data Management) Standard tools P1 Übergabe- paket (SIP) P2 P1-8: Customizing Vorbereitung für Archivspeicherung (INGEST) P3 P4 P5 P6 AIP P7 P8 Archivspeicherung (Archival Storage) Administration des Systems (Administration) Zugriff (ACCESS) AIP Standardtools & Konfigurationen Ausgabepaket (DIP) Standardtools & Customizing Workflowkomponente / SAM Archivierungskomponente Standard tools

19 - 2008: Start des Produktivsystems - Ausbau: 2011 Archivierung weiterer Objekttypen Ausblick Anbindung an das Erschließungssystem P1 Anbieten und Bewerten elektronisc her Unterlagen P2 Übernahm e der Aussonder ungs-datei P3 Überprüfung und Mappen der Datenstruktu ren P4 Ergänzen fehlender Metadaten P5 Vorbereitung der Übergabe an die Archivierung P6 Übergabe der Daten in die Archivierung (Schnittstelle ) Vielen Dank für Ihr Aufmerksamkeit! digitalesarchiv@barch.bund.de P7 Dokumentati on des Archivierung s-prozesses P8 Format- migrationen