Elektronische Informationsverwaltung und Archivierung: Erfahrungsaustausch für Zürcher Gemeinden Herzlich willkommen!
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- Anna Kneller
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1 15. März 2018, 09:00 11:00 Elektronische Informationsverwaltung und Archivierung: Erfahrungsaustausch für Zürcher Gemeinden Herzlich willkommen!
2 Agenda 09:00 09:15 Uhr: Begrüssung (Brigit Frick) 09:15 09:35 Uhr: Konzeptueller Input: Elektronische Informationsverwaltung und Archivierung (Ralph Ruch) 09:35 09:45 Uhr: Fragen und Diskussion zum Referat (Brigit Frick) Uhr: Erfahrungen mit GEVER (CMIAXIOMA) in Opfikon (Willi Bleiker) Uhr: Fragen und Diskussion zum Referat (Brigit Frick) Uhr: Austausch in kleineren Gruppen, Ziele und Aufgaben einer ERFA- Gruppe, Vorschläge zum weiteren Vorgehen (Brigit Frick)
3 Konzeptueller Input: Elektronische Informationsverwaltung und Archivierung
4 Gesetzliche Grundlagen Archivgesetz vom 24. September 1995 Archivverordnung vom 9. Dezember 1998 Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG) vom 12. Februar 2007 Verordnung über die Information und den Datenschutz (IDV) vom 28. Mai 2008
5 Die wichtigsten Paragraphen 2 Archivgesetz: Öffentliche Organe sind die Behörden und Amtsstellen des Kantons und der Gemeinden, andere öffentliche Einrichtungen sowie natürliche und juristische Personen des Zivilrechts, soweit sie mit öffentlichen Aufgaben betraut sind. 6 Archivgesetz: Die Gerichte, Notariate, Bezirke, Gemeinden, staatlich anerkannten Kirchen und selbständigen Anstalten führen eigene Archive. 8 Archivgesetz: Die öffentlichen Organe bieten ihre Akten in der Regel innerhalb von zehn Jahren ab dem Zeitpunkt, ab dem sie diese nicht mehr benötigen, dem zuständigen Archiv zur Übernahme an. Das Archiv wählt die Akten aus, die es übernimmt. Es trägt bei der Auswahl der Bedeutung der Akten Rechnung.
6 Egal, ob Papier oder elektronische Daten Die Angebotspflicht an das zuständige Archiv bzw. die Pflicht zur Führung eines eigenen Archivs gilt unabhängig vom Trägermedium (Papier/elektronisch). Das Staatsarchiv berät und unterstützt alle öffentlichen Organe im Kanton Zürich in den Fragen der Informationsverwaltung und Archivierung. Neues Mittel: ERFA-Gruppen
7 Grundlagen der rechtskonformen Aktenführung Aktenplan (Registraturplan, Ordnungssystem) Prozessorientiertes Ablagesystem (Leitungsprozesse, Supportprozesse, Kerngeschäfte) Metadaten zur Steuerung des Life Cycle Dossierprinzip Zusammenhang der Geschäfte wahren, Kontext sichern, Verständlichkeit und Nachvollziehbarkeit garantieren Reglement Informationsverwaltung Festlegung von Abläufen und Verantwortlichkeiten
8 Mögliche ERFA-Schwerpunkte (1/4) Beschaffung und Einführung eines Records- Management-Systems (GEVER)
9 Mögliche ERFA-Schwerpunkte (1/4) Beschaffung und Einführung eines Records- Management-Systems (GEVER) Projektplan zur Einführung der elektronischen Informationsverwaltung Basisanforderungen an ein Records-Management- System Ordnungssystem / Aktenplan Reglement / Weisung Informationsverwaltung Organisationshandbuch
10 Mögliche ERFA-Schwerpunkte (2/4) Life-Cycle-Management mit einem Records- Management-System
11 Mögliche ERFA-Schwerpunkte (2/4) Life-Cycle-Management mit einem Records- Management-System Was brauchen wir noch auf Papier? Authentizität und Integrität Bereinigung von Dossiers Dossierabschluss und archivtaugliche Formate Dauernde Les- und Interpretierbarkeit sicherstellen Umgang mit langen Aufbewahrungsfristen Elektronische Ruhende Ablage Archivische Bewertung Metadatenpflege
12 Mögliche ERFA-Schwerpunkte (3/4) Ablieferung elektronischer Unterlagen ans Archiv Archivtaugliche, unveränderbare Formate bei Dossierabschluss Katalog der archivtauglichen Formate: Exporte aus Datenbanken, Funktionalitäten von Dateien Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung von elektronischen Unterlagen (KOST): Studie PDF-Konverter: Bildung Submission Information Package (SIP) nach ech-0160
13 Mögliche ERFA-Schwerpunkte (3/4) Ablieferung elektronischer Unterlagen ans Archiv Archiv Informationssystem Ursprungssystem (öffentliches Organ) Submission Information Package SIP (Ablieferungspaket) Repository (Elektronisches Magazin)
14 Ralph Ruch, Fabio Padrun ERFA-Veranstaltung / 36 Mögliche ERFA-Schwerpunkte (4/4) Archivierung elektronischer Unterlagen Archivserver-Infrastruktur Daten- und Zugriffssicherheit Ingest und archivische Erschliessung Benutzung elektronsicher Unterlagen Preservation dauerhafte Lesbarkeit Verbundslösung private Dienstleister Projekt DigDataZH
15 Ralph Ruch, Fabio Padrun ERFA-Veranstaltung / 36
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Zürcher Steuerbuch Nr. 30/211 elektronische Erfassung und Vernichtung von Papierakten Weisung der Finanzdirektion über die elektronische Erfassung und sowie die Vernichtung von Papierakten (ab Steuerperiode