«Hose abelaa!» Datenschutz im Einbürgerungsverfahren

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1 «Hose abelaa!» Datenschutz im Einbürgerungsverfahren Erfahrungsaustausch Bürgerrecht vom 29. Oktober

2 Öffentlichkeits- und Datenschutzbeauftragter Rechtsgrundlage Gesetz über die Öffentlichkeit der Verwaltung und den Datenschutz (ÖDSG) Kantonale Aufsichtsbehörde Verwaltungsunabhängig (Oberaufsicht Kantonsrat) Gewählt für Amtsperiode Eigenes Budget Kann von Amtes wegen tätig werden Mitwirkungspflichten der kantonalen öffentlichen Organe Zusammenarbeit Schwyz Obwalden Nidwalden Erfahrungsaustausch Bürgerrecht vom 29. Oktober

3 Gesetzlicher Auftrag Datenschutzreviews Kontrollen auf Anzeige Kontrollen Schengen- Informationssystem Register Datensammlungen Aufsicht & Kontrolle Schulungen Beantwortung von Anfragen Muster & Merkblätter Mitwirkung Gesetzgebung Beratung & Unterstützung Öffentlichkeitsarbeit Referate Newsletter Fachartikel Information Erfahrungsaustausch Bürgerrecht vom 29. Oktober

4 Datenschutzrechtliche Grundsätze Erfahrungsaustausch Bürgerrecht vom 29. Oktober

5 Grundsatz Rechtmässigkeit Jede Bearbeitung von Personendaten muss rechtmässig sein, sonst gilt sie als widerrechtlich! Erfahrungsaustausch Bürgerrecht vom 29. Oktober

6 Rechtmässigkeit der Bearbeitung von Personendaten ( 8 Abs. 1 und 9 Abs. 1 ÖDSG) Gesetzliche Grundlage Ermächtigung Einwilligung Rechtssatz für die Erfüllung einer gesetzlichen Aufgabe dienlich oder erforderlich ausdrücklich implizit Widerspruchslösung Erfahrungsaustausch Bürgerrecht vom 29. Oktober

7 Bürgerrechtsgesetz 8 Publikation Das Gesuch (Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse, Staatsangehörigkeit, Wohnsitzdauer in der Schweiz) wird durch die Gemeinde im Amtsblatt und in ortsüblicher Weise publiziert. 17 Bearbeitung von Personendaten Die zuständigen kantonalen und kommunalen Behörden sowie die von ihnen beauftragten Stellen können für die Erfüllung ihrer Aufgaben nach diesem Gesetz Daten bearbeiten, einschliesslich der Persönlichkeitsprofile und der besonders schützenswerten Personendaten. Dazu gehören Informationen über: ( ) Kantonale und kommunale Behörden sowie Amtsstellen sind ermächtigt und verpflichtet, die dafür erforderlichen Auskünfte unentgeltlich zu erteilen. Die kantonalen und kommunalen Behörden sowie beauftragte Stellen, die mit Bürgerrechtsangelegenheiten betraut sind, sind ermächtigt, sich gegenseitig und den zuständigen eidgenössischen Stellen alle Personendaten bekannt zu geben, die zur Erfüllung dieser Aufgabe notwendig und geeignet sind. Erfahrungsaustausch Bürgerrecht vom 29. Oktober

8 Bürgerrechtsverordnung 12 Unterlagen Dem Gesuch sind insbesondere die folgenden aktuellen Unterlagen beizulegen: ( ) Nach Einreichung des Gesuchs eintretende Änderungen im Personen- und Familienstand, im Namen, im Bürgerrecht und in der Adresse sowie Geburten und Todesfälle in der Familie sind der Einbürgerungsbehörde unverzüglich zu melden. 13 Publikation Innert drei Monaten nach Eingang des vollständigen Gesuchs ist dieses im Amtsblatt und in ortsüblicher Weise zu publizieren. Sind die Voraussetzungen von 7 Abs. 2 KBüG nicht erfüllt, tritt die Einbürgerungsbehörde oder bei Zuständigkeit der Gemeindeversammlung der Gemeinderat ohne Publikation auf das Gesuch nicht ein. Erfahrungsaustausch Bürgerrecht vom 29. Oktober

9 Rechtmässigkeit der Datenbearbeitung Im Bürgerrechtsgesetz aufgezählte Daten dürfen bearbeitet werden Bearbeitung im engeren Sinne Interne Weitergabe Publikation Ablage und Archivierung (auch elektronisch) Amtshilfe zulässig Recht und Pflicht zur Auskunftserteilung zum Zweck der Beurteilung eines Einbürgerungsgesuches Datenaustausch zwischen den Einbürgerungsbehörden (Gemeinde, Kanton, Bund) Erfahrungsaustausch Bürgerrecht vom 29. Oktober

10 Grundsatz Verhältnismässigkeit Die Datenbearbeitung muss notwendig und geeignet sein, den angestrebten Zweck zu erreichen. Zweck und Eingriff müssen in einem ausgewogenen Verhältnis zueinander stehen. Erfahrungsaustausch Bürgerrecht vom 29. Oktober

11 Verhältnismässigkeitsprinzip ( 8 Abs. 1 ÖDSG) Nur, wenn überhaupt nötig Brauche ich die Information für die Erfüllung meiner gesetzlichen Aufgabe überhaupt? Nur soviel, wie nötig Was brauche ich genau? Gibt es in den massgebenden gesetzlichen Grundlagen eine Aufzählung der Daten, die bearbeitet werden dürfen? Nur solange, wie nötig Gibt es in den massgebenden gesetzlichen Grundlagen konkrete Aufbewahrungsfristen? Gibt es Verjährungsfristen, die beachtet werden müssen? Festlegung Aufbewahrungsfrist Erfahrungsaustausch Bürgerrecht vom 29. Oktober

12 Lifecycle von Verwaltungsunterlagen Laufende Geschäfte Abgeschlossene Geschäfte Archivierte Geschäfte Aufbewahrungsfrist Benutzung im Staatsarchiv Eröffnung Bearbeitung Abschluss Aufbewahrung Bewertung Archivwürdigkeit Dauernde Archivierung Vernichtung Notizen etc. Vernichtung Aktenführende Stelle Staatsarchiv Erfahrungsaustausch Bürgerrecht vom 29. Oktober

13 Grundsatz Treu und Glauben Jede Person hat Anspruch darauf, von den staatlichen Organen ohne Willkür behandelt zu werden. Erfahrungsaustausch Bürgerrecht vom 29. Oktober

14 Treu und Glauben ( 8 Abs. 1-4 ÖDSG) Willkürverbot Gleichbehandlung Datenbearbeitung nur für gesetzliche Aufgaben Zweckbindungsgebot Keine zweckfremde Verwendung Vollständigkeit und Richtigkeit Transparenzgebot Informationsrechte der Betroffenen Schutz vor unbefugtem Zugriff Erfahrungsaustausch Bürgerrecht vom 29. Oktober

15 Schutz vor unbefugtem Zugriff Technische Massnahmen Türschlösser, abschliessbares Mobiliar Sicherheitstüren, Brandschutztüren, Sicherheitsglas Passwörter Erteilung Zugriffsberechtigungen Verschlüsselungen Virenschutzsoftware, Firewall Backups u.a.m. Organisatorische Massnahmen Schlüsselplan Geheimhaltungserklärungen Passwortregeln, regelmässige Passwortänderungen Weisungen, Reglemente (insbes. IT-Sicherheit) Ausbildung, Sensibilisierung Einsatzplan Reinigungspersonal u.a.m. Erfahrungsaustausch Bürgerrecht vom 29. Oktober

16 Erfahrungsaustausch Bürgerrecht vom 29. Oktober

17 Publikation von Personendaten Rechtmässigkeit 8 Abs. 1 Bürgerrechtsgesetz, 13 Bürgerrechtsverordnung Im Amtsblatt und auf «ortsübliche Weise» (z.b. Internet) Publikationsfähige Daten sind im Gesetz aufgezählt Bilder: Keine Rechtsgrundlage, d.h. Einwilligung erforderlich Verhältnismässigkeit Das Netz vergisst nie! Entfernung, sobald Veröffentlichung Zweck erfüllt hat (Löschung des betreffenden Teils) Treu und Glauben Verträge mit Webseitenbetreiber: Datenschutzklausel ( 20 ÖDSG) Erfahrungsaustausch Bürgerrecht vom 29. Oktober

18 Konkrete Tipps für Behördenmitglieder Akten nicht per versenden besser: Postversand, persönliche Abholung/Übergabe oder Extranet-Lösung einrichten lassen (bei Gemeinde nachfragen) Vertrauliche Inhalte nicht über Whatsapp, SMS o.ä. austauschen besser: Sich persönlich oder telefonisch besprechen Akten zu Hause oder im Büro nicht offen liegen lassen besser: Nach Bearbeitung jeweils versorgen, am besten unter Verschluss Akten nicht unnötig lange aufbewahren besser: Was nicht mehr gebraucht wird, vernichten oder zurückgeben Akten nicht in den Papierkorb oder ins Altpapier entsorgen besser: Shreddern oder der Gemeinde zur sicheren Vernichtung geben Erfahrungsaustausch Bürgerrecht vom 29. Oktober