Datenschutz und Schule

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1 Datenschutz und Schule - erste Impulse zum Themenbereich - Referent: Ingo Nebe Staatliches Schulamt Nordthüringen, Bahnhofstraße 18, Leinefelde-Worbis

2 Datenschutz und Datensicherheit Datenschutz: Schutz des Einzelnen vor Beeinträchtigung seines Persönlichkeitsrechts durch unberechtigten Umgang mit personenbezogenen Daten Datensicherheit: Technisch-organisatorische Maßnahmen zum Schutz von personenbezogenen- und behörden- bzw. firmenrelevanten Daten vor dem Zugriff Dritter Gesamtschulleiterberatung 2013/2014, Ingo Nebe 2

3 Datenschutz Rechtsgrundlagen Grundgesetz für die Bundesrepublik Deutschland Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) für Bundesbehörden für Privatwirtschaft Thüringer Datenschutzgesetz ThürDSG) für Thüringer Landesbehörden spezialgesetzliche Regelungen (z. B. ThürSchulG, SGB, ThürMeldeG) Rechtsverordnungen (z. B. ThürSchulO, ThürASObbS), Erlasse, Dienstanweisungen, Verwaltungsvorschriften, Dienstvereinbarungen sowie berufsrechtliche Regelungen Gesamtschulleiterberatung 2013/2014, Ingo Nebe 3

4 Zulässigkeit der Datenverarbeitung und -nutzung 4 ThürDSG: (1) Die Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten ist nur zulässig, wenn dieses Gesetz oder eine andere Rechtsvorschrift sie erlaubt oder anordnet oder soweit der Betroffene eingewilligt hat. ohne Rechtsgrundlage (oder Einwilligung) keine Datenverarbeitung durch öffentliche Stellen Einwilligung bedarf der Schriftform ( 4 Abs. 3 ThürDSG) und muss Zweck der Datenverarbeitung und auf Verlangen Folgen der Verweigerung der Einwilligung enthalten Absätze 4 bis 7 regeln besondere Fälle und die besondere Schutzwürdigkeit Gesamtschulleiterberatung 2013/2014, Ingo Nebe 4

5 Personenbezogene Daten Begriffsbestimmung 3 Abs. 1 ThürDSG: Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person (Betroffener). Namen Geburtsdatum Geschlecht Personalnummer Kontostand Berufstätigkeit rassische oder ethnische Herkunft politische Meinungen religiöse oder philosophische Überzeugungen Gewerkschaftszugehörigkeit Daten über Gesundheit oder Sexualleben -Adresse Hausarzt Sorgeberechtigte Zensuren Anwesenheit in der Schule Erreichbarkeiten besonders geschützte Daten ( 4 Abs. 5 ThürDSG) Gesamtschulleiterberatung 2013/2014, Ingo Nebe 5

6 Datenverarbeitung drei Bereiche Datenerhebung 19 ThürDSG Datenspeicherung, Datenveränderung und Datennutzung 20 ThürDSG Datenübermittlung 21, 22 ThürDSG jeweils Forderung des Abs. 1 der genannten Paragraphen: ist zulässig, wenn ihre Kenntnis zur Erfüllung der Aufgaben der Stellen erforderlich ist. Zweckbindung, Aufgabe der Stelle ist durch Rechtsvorschrift festgelegt Gesamtschulleiterberatung 2013/2014, Ingo Nebe 6

7 Rechte des Betroffenen Recht auf Auskunft gemäß 13 ThürDSG (ohne unzumutbare Verzögerung, i. d. R. ohne Erhebung von Verwaltungskosten) welche Daten welcher Zweck und welche Rechtsgrundlage welche Herkunft der Daten und ggf. an wen weitergegeben Recht auf Einsicht in das Verfahrensverzeichnis gemäß 10 ThürDSG (gemäß 10 Abs. 3 Einsicht von jedermann gebühren- und auslagenfrei) Recht auf Anrufung des Landesbeauftragten für den Datenschutz gemäß 11 ThürDSG (Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI)) Gesamtschulleiterberatung 2013/2014, Ingo Nebe 7

8 Automatisierte Verfahren Begriff ( 3 Abs. 2 ThürDSG): Automatisiert im Sinne dieses Gesetzes ist das Verarbeiten oder Nutzen personenbezogener Daten, wenn es unter Einsatz eines gesteuerten technischen Verfahrens durchgeführt wird. Freigabe ( 34 Abs. 2 und 3 ThürDSG): Der erstmalige Einsatz von automatisierten Verfahren, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, bedarf hinsichtlich der Datenarten und der regelmäßigen Datenübermittlung der vorherigen schriftlichen Freigabe durch die Stelle, die nach Absatz 1 den Datenschutz sicherzustellen hat [juristische Personen des öffentlichen Rechts]. Entsprechendes gilt für wesentliche Änderungen der Verfahren. Ausnahmen werden in Absatz 3 geregelt Verfahrensverzeichnis ( 10 ThürDSG): (1) Die Daten verarbeitenden Stellen führen ein Verzeichnis der automatisierten Verfahren, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden entsprechend dem Formblatt, welches vom TLfDI veröffentlicht ist Gesamtschulleiterberatung 2013/2014, Ingo Nebe 8

9 Technische und organisatorische Maßnahmen technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung der Bestimmungen des ThüDSG durch alle öffentlichen Stellen zu ergreifen Grundlage: Sicherheitskonzept Gewährleistung: Vertraulichkeit (nur Befugte), Integrität (unversehrt, vollständig, aktuell), Authentizität (Datenzuordnung dem Ursprung), Revisionsfähigkeit (Wer hat welche Daten wann und wie verarbeitet?), Transparenz (Dokumentation). regelmäßige Überprüfung der Wirksamkeit der Maßnahmen Gesamtschulleiterberatung 2013/2014, Ingo Nebe 9

10 Beauftragter für den Datenschutz ( 10a ThürDSG) ist in Behörden zu bestellen, die personenbezogene Daten mit Hilfe automatisierter Verfahren verarbeiten oder nutzen unterstützt Daten verarbeitende Stelle bei der Einhaltung des Datenschutzes und wirkt auf Einhaltung hin Aufgaben insbesondere: Mitwirkung bei der Freigabe automatisierter Verfahren nach 34 Abs. 2 ThürDSG, Führung des Verfahrensverzeichnisses nach 10 ThürDSG, Überwachung der ordnungsgemäßen Anwendung der Datenverarbeitungsprogramme, Beratung. Möglichkeit der Bestellung eines gemeinsamen Beauftragten für den Datenschutz für mehrere Daten verarbeitende Stellen (z. B. Schulamt und Schulen) Die Verantwortung für den Datenschutz in Behörden liegt beim Leiter der Behörde Gesamtschulleiterberatung 2013/2014, Ingo Nebe 10

11 (einige) Problemfälle Datenschutz in der Schule (1) Veröffentlichung von Plänen (z. B. Vertretungsplan) per Aushang oder auch im Internet personenbezogene Daten enthalten? besonders schutzwürdige Daten? ggf. Einverständniserklärung vorhanden? Verarbeitung personenbezogener Daten von Schülern auf privaten Lehrerrechnern notwendig oder nicht? schriftliche Erklärung des Lehrers schriftliche Genehmigung durch den Schulleiter Nutzung von sozialen Netzwerken und Dokumententauschportalen durch Lehrer in dienstlicher Absicht Verbot der Übermittlung personenbezogener Daten über derartige Dienste Übermittlung personenbezogener Daten Verbot der Nutzung der Gesamtschulleiterberatung 2013/2014, Ingo Nebe 11

12 (einige) Problemfälle Datenschutz in der Schule (2) Veröffentlichung von personenbezogenen Daten in der Klasse (Noten, Rangordnungen, Einsicht in Notenbücher) Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte keine rechtliche Grundlage datenschutzrechtliche Freigabe gemäß 34 Abs. 2 ThürDSG und Verfahrensverzeichnis gemäß 10 ThürDSG für alle automatisierten Verfahren, die in der Schule verwendet werden oder verwendet werden sollen (z. B. Schulverwaltungssoftware) z. T. gemeinsam mit dem Schulträger, der die Software beschafft hat und deren Eigentümer ist eventuell inklusive Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung wenn die Administration nicht durch die Schule erfolgt Erstellung eines Sicherheitskonzepts zu technisch-organisatorischen Maßnahmen unter Federführung des Schulträgers Gesamtschulleiterberatung 2013/2014, Ingo Nebe 12

13 Kontakt 10a Abs. 5 ThürDSG: Der Beauftragte für den Datenschutz ist zur Verschwiegenheit über die Identität des Betroffenen sowie über die Umstände, die Rückschlüsse auf den Betroffenen zulassen, verpflichtet, soweit er hiervon nicht durch den Betroffenen befreit wird. Dies gilt auch nach Beendigung der Tätigkeit als Beauftragter für Datenschutz. Voraussetzung: sichere Kommunikation Brief, in dem im Adressfeld in erster Zeile Verantwortlicher für Datenschutz steht Telefonanruf ( ) unsicher: (ingo.nebe@schulamt.thueringen.de) Gesamtschulleiterberatung 2013/2014, Ingo Nebe 13