Haftungsfalle Datenschutz Aufgaben des Datenschutzbeauftragten

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1 Haftungsfalle Datenschutz Aufgaben des Datenschutzbeauftragten Joachim Frost, Berater für Datenschutz

2 Stellung des Datenschutzbeauftragten -Berater der Geschäftsleitung -weisungsfrei in Fachfragen -nur aus wichtigem Grund kündbar -hat Anspruch auf Teilnahme an der notwendigen Fortbildung und Kostenübernahme durch den Arbeitgeber

3 Aufgaben des Datenschutzbeauftragten -Erstellung der Verfahrensverzeichnisse -Durchführung von Vorabkontrollen -Teilnahme an Planungen und Begleitung von Projekten zu Änderungen oder Neuvorhaben -Ausgestaltung von externen Verträgen entsprechend 11 BDSG -sichert die Rechte der Betroffenen

4 Verfahrensverzeichnisse I Öffentliches Verfahrensverzeichnis -für Jedermann -Formvorschrift in 4e BDSG

5 Verarbeitungsübersicht -internes Dokument Verfahrensverzeichnisse II -je Verarbeitung (geschäftlicher Vorgang) -enthält die technischen und organisatorischen Maßnahmen (Anlage zu 9 Satz 1 BDSG) -dokumentiert die datenschutzrechtlich relevanten Aspekte von der Erhebung bis zur Vernichtung / Löschung, auch die Zugriffsberechtigungen und Aufbewahrungsfristen -lässt sich gut mit Qualitätsmanagement verbinden

6 Vorabkontrolle 4d BDSG (5) Soweit automatisierte Verarbeitungen besondere Risiken für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen aufweisen, unterliegen sie der Prüfung vor Beginn der Verarbeitung (Vorabkontrolle). Eine Vorabkontrolle ist insbesondere durchzuführen, wenn 1. besondere Arten personenbezogener Daten ( 3 Abs. 9) verarbeitet werden oder 2. die Verarbeitung personenbezogener Daten dazu bestimmt ist, die Persönlichkeit des Betroffenen zu bewerten einschließlich seiner Fähigkeiten, seiner Leistung oder seines Verhaltens, es sei denn, dass eine gesetzliche Verpflichtung oder eine Einwilligung des Betroffenen vorliegt oder die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung für die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines rechtsgeschäftlichen oder rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses mit dem Betroffenen erforderlich ist. (6) Zuständig für die Vorabkontrolle ist der Beauftragte für den Datenschutz. Dieser nimmt die Vorabkontrolle nach Empfang der Übersicht nach 4g Abs. 2 Satz 1 vor. Er hat sich in Zweifelsfällen an die Aufsichtsbehörde oder bei den Post- und Telekommunikationsunternehmen an den Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit zu wenden.

7 Auftragsdatenverarbeitungen I übergibt Daten zur Verarbeitung verantwortliche Stelle (verarbeitet Daten zu eigenen Zwecken) Auftragsdatenverarbeiter (verarbeitet Daten zu fremden Zwecken) liefert Ergebnis der Verarbeitung

8 Auftragsdatenverarbeitungen II Wer sind Auftragsdatenverarbeiter? -EDV-Dienstleister, Programmierer -Wirtschaftsprüfer -Werbeagenturen (bei Letter-Shop) -Rechenzentren -Host- oder Serviceprovider (Web, , Datenbanken, Anwendungen) -Personaldienstleister -Lohnbüros, Lohnbuchhalter

9 Auftragsdatenverarbeitungen III Auftragsdatenverarbeiter sind alle, die im Rahmen ihrer Auftragstätigkeit Zugang zu den personenbezogenen Daten erlangen oder erlangen können. Daher: -Reinigungskräfte? -Hauswarte, Hausmeister? -Fensterputzer? -Wachschutz?

10 Auftragsdatenverarbeitungen IV Gestaltung der Verträge entsprechend 11 BDSG notwendig! (Formvorschrift) Prüfung der org.-techn. Maßnahmen beim Auftragnehmer vor Beginn der Verarbeitung, danach regelmäßig gefordert. Die Prüfungen müssen dokumentiert werden. Alle Änderungen gelten seit !

11 Sicherung der Rechte der Betroffenen -Erteilung von Auskünften bei Anfragen -Sicherstellung der Dokumentation von Widersprüchen, Einschränkungen und Verboten -Sicherstellung von Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten -Einhaltung der Abläufe in Fällen unberechtigter Kenntnisnahme

12 Praxis-Probleme - -Archivierung -Fotos von Arbeitnehmern veröffentlichen -Privatnutzung von Internet und -Datenschutzerklärung auf der Website -Zugangskontrollen -Versicherungsfälle