ÖFFENTLICHES VERFAHRENSVERZEICHNIS FÜR DIE VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN IM BEREICH DER KUNDENSYSTEME

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1 ÖFFENTLICHES VERFAHRENSVERZEICHNIS FÜR DIE VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN IM BEREICH DER KUNDENSYSTEME 1. ALLGEMEINE ANGABEN ZUR VERANTWORTLICHEN STELLE 1.1 NAME UND ANSCHRIFT DER VERANTWORTLICHEN STELLE Sovendus GmbH Moltkestraße Karlsruhe 1.2 VERANTWORTLICHER GESCHÄFTSFÜHRER Oliver Stoll, Michael Kofluk 1.3 VERANTWORTLICHER BEREICHSLEITER FÜR DIE IT / DATENVERARBEITUNG Oliver Stoll 1.4 VERANTWORTLICHES BETRIEBSRATSMITGLIED Kein Betriebsrat 1.5 DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER Stefan Friedrich SCHUTZWERK GmbH Pfarrer-Weiß-Weg Ulm Version 1.4 v VV Kundensysteme Sovendus GmbH Seite 1 von 5

2 2. ANGABEN ZUR DATENVERARBEITUNG 2.1 BESCHREIBUNG DER DV-VERFAHREN Die Sovendus GmbH bietet ihren Partnershops die Möglichkeit, dem Shop-Endkunden im Nachgang zu einem Einkauf einen Gutschein von weiteren Partnershops von Sovendus oder Zeitungsabos von Partnerverlagen anzubieten. Den Gutschein kann der Shop-Endkunde bei einem folgenden Einkauf im jeweiligen Shop einlösen und erhält dadurch einen Rabatt. Bei den Zeitungsabos erhält der Shop- Enkunde, je nach Auswahl ein spezielles Angebot der Verlage. Nachdem der Shop-Endkunde bei einem Partnershop von Sovendus einen Einkauf getätigt hat, wird auf der Seite zur Auftragsbestätigung ein Banner eingeblendet, welcher auf Seiten von Sovendus verlinkt. Folgt der Shop-Endkunde dem Link, wird auf den Seiten von Sovendus eine Auswahl mit möglichen Gutscheinen angeboten, aus denen der Shop-Endkunde auswählen kann. Trifft der Shop-Endkunde eine Wahl für einen Gutschein, wird er zu einer Seite weitergeleitet zur Erfassung der relevanten Daten für die Ausstellung. Er erhält hierbei einen Vorschlag für die auszufüllenden Daten auf Grundlage des zuvor getätigten Kaufs im Partnershop. Eine Speicherung in Systemen von Sovendus findet zu diesem Zeitpunkt nicht statt. Entschließt sich der Shop-Endkunde gegen die Ausstellung eines Gutscheins werden keine personenbezogenen Daten in Systemen von Sovendus gespeichert. Der Shop-Endkunde hat zudem die Möglichkeit, die relevanten Daten für die Ausgabe des Gutscheins neu zu erfassen bzw. anzupassen. Im Einzelnen handelt es sich um folgende relevante Daten des Shop-Endkunden: Anrede, Name, Vorname, -Adresse. Mit einem Klick auf die Bestätigung der Gutscheinausstellung werden oben genannte personenbezogene Daten in Systemen von Sovendus gespeichert und mit dem ausgegebenen Gutscheincode verknüpft. Darüber hinaus kann sich der Shop-Endkunde alternativ für Zeitungsabonnements (spezielle Angebote) von Verlagen anmelden. Abhängig vom konkreten Angebot erhält der Shop-Endkunde dann die Möglichkeit, die relevanten personenbezogenen Daten zu erfassen, die für die Beantragung des Abos notwendig sind. Diese sind neben Name, Anschrift und Mail-Adresse auch die Telefonnummer, das Geburtsdatum und (je nach Verlag) auch Bankdaten (Kontoverbindungsdaten). Eine Erhebung von Kreditkarteninformationen erfolgt nicht. Nach der Erfassung erfolgt in regelmäßigen Abständen eine Übermittlung der erhobenen Daten an den jeweiligen Verlag. Die Übermittlung geschieht auf unterschiedlichen Wegen, jedoch immer unter Sicherstellung einer ausreichenden Verschlüsselung der Kommunikation. Nach der Abwicklung der Erhebung der Daten und Übermittlung an den Verlag erfolgt anschließend die vollständige Löschung der Daten bei Sovendus bzw. eine vollständige Anonymisierung der Daten. Auf der Webseite und im Rahmen der Gutscheinausgabe / Beantragung des Abos werden an mehreren Stellen auf die Datenschutzhinweise, Nutzungsbedingungen und Informationen zur Profilbildung hingewiesen. Bei der Entwicklung, den Betrieb und die Betreuung der Systeme sind externe Partner beteiligt. Im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung nach 11 BDSG wurden entsprechende Erklärungen zum Datenschutz eingeholt. Version 1.4 v VV Kundensysteme Sovendus GmbH Seite 2 von 5

3 Darüber hinaus kann sich der Shop-Endkunde für Newsletter der Partnershops anmelden. Es werden direkt die Datenschutzhinweise und Nutzungsbedingungen angezeigt. Meldet sich der Kunde für einen Newsletter an, werden die notwendigen Daten (Name, -Adresse) an den Newsletter-Betreiber übergeben. Zum Zwecke der Abrechnung werden der Ausgabezeitpunkt des Gutscheins und die Anmeldungen zum Newsletter erfasst. Es besteht die Möglichkeit, die gespeicherten Daten zum Newsletter zu ändern bzw. sich davon abzumelden. Erklärt der Empfänger seinen Widerspruch, erfolgt die Aufnahme der Mailadresse auf einer sogenannten Blacklist zur Verhinderung des Mailempfangs. Tätigt der Shop-Endkunde Einkäufe bei einem Partnershop und löst dabei einen ausgegebenen Gutschein ein, informiert der Partnershop Sovendus und die Einlösung wird entsprechend vermerkt. Dies geschieht anhand des Gutscheincodes und angegebenen Mailadresse bei der Einlösung. Anschließend stellt Sovendus die Dienstleistungen für die Gutscheinverteilung den Partnershops in Rechnung. Bei der Entwicklung und Betreuung der Systeme sind externe Partner beteiligt. Im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung nach 11 BDSG wurden entsprechende Erklärungen zum Datenschutz eingeholt. 2.2 ZWECKBESTIMMUNG DER DATENERHEBUNG, -VERARBEITUNG ODER NUTZUNG Erstellung und Vermittlung von Gutscheinen oder Zeitungsabonnements an Shop-Endkunden sowie Anmeldung zu Newslettern von Sovendus und Partnershops 2.3 PERSONENGRUPPEN, DEREN DATEN VERARBEITET WERDEN Shop-Endkunden 2.4 DATEN ODER DATENKATEGORIEN, DIE VERARBEITET WERDEN Gutscheine: Name, Vorname, Anrede, -Adresse, Gutscheincode, Ausgabedatum, Einlösedatum, Partnershop, Zeitungsabonnements: Name, Adresse, -Adresse, Telefonnummer, Bankverbindung (je nach Verlag) Newsletter: Name, Vorname, Anrede, -Adresse Version 1.4 v VV Kundensysteme Sovendus GmbH Seite 3 von 5

4 3. ANGABEN ZU DEN INTERNEN EMPFÄNGERN UND ZUR ÜBERMITTLUNG DER DATEN 3.1 INTERNE EMPFÄNGER Alle am jeweiligen Verfahren beteiligten Mitarbeiter 3.2 EXTERNE EMPFÄNGER / DATENVERARBEITUNG IM AUFTRAG / EXTERNE PARTNER Es sind mehrere externe Partner an der Kundendatenverarbeitung beteiligt. Diese sind entsprechend der gesetzlichen Vorschriften in die datenschutzrechtlichen Prozesse von Sovendus eingebunden. Folgende Partner sind beteiligt: Flagbit GmbH & Co. KG Wichernstr Karlsruhe SysEleven GmbH Ohlauer Straße Berlin optivo GmbH Wallstraße 16, Berlin 3.3 DATENÜBERMITTLUNG INS AUSLAND Eine Datenübermittlung ins Ausland findet nicht statt. Version 1.4 v VV Kundensysteme Sovendus GmbH Seite 4 von 5

5 4. ANGABEN ZUR LÖSCHUNG DER DATEN 4.1 REGELUNGEN FÜR DIE LÖSCHUNG DER DATEN Aus abrechnungstechnischen Gründen bleiben Daten bei der Gutscheinverwaltung in Systemen von Sovendus gespeichert, bis die Aufbewahrungsfrist (etwa 10 Jahre) erloschen ist. Bisher ist die Frist noch nicht abgelaufen, so dass eine Löschung aus Sicht des Datenschutzes derzeit noch nicht relevant ist. Daten werden zudem gesperrt, sofern ein Shop-Endkunde sich vom Newsletter von Sovendus abmeldet. Im Rahmen der Zeitungsabonnements erfolgt eine Löschung der Daten (bzw. Anonymisierung) nach der Übermittlung der Daten an den Verlag und dem Abschluss der Abrechnung der Datenerhebung für diesen. Version 1.4 v VV Kundensysteme Sovendus GmbH Seite 5 von 5