Gesetz über die Archivierung Auswirkungen für soziale Institutionen

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1 Gesetz über die Archivierung Auswirkungen für soziale Institutionen Vinzenz Bartlome Wiss. Mitarbeiter, Staatsarchiv des Kantons Bern Dok.-Nr / Aktenzeichen 0.6/ Staatskanzlei_Veranstaltung SOCIALBERN,

2 Archivierung seit 1. Januar 2010 in Kraft: Gesetz vom 31. März 2009 über die Archivierung (ArchG) Verordnung vom 4. November 2009 über die Archivierung (ArchV) betrifft auch «Private, soweit sie ihnen übertragene öffentlich-rechtliche Aufgaben erfüllen» 2

3 Hintergründe der Regelung Die Zahl der Aufgaben, welche Kanton und Gemeinden an Private übertragen, hat stark zugenommen. Die Erwartungen an eine transparente Verwaltung sind gestiegen. Bei der Archivierung von Unterlagen steht heute die «Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns» stärker im Vordergrund. 3

4 Was muss ich archivieren? Die Unterlagen der Behörden werden soweit gesammelt, geordnet und aufbewahrt, dass die wesentlichen Abläufe und die Ergebnisse des staatlichen Handelns nachvollzogen werden können. (ArchG Art. 5, Abs 1) 4

5 Welche Interessen und Bedürfnisse gilt es zu berücksichtigen? die eigene Organisation die kantonale Verwaltung als Auftraggeber die betroffenen Personen die Öffentlichkeit (Transparenz) die Nachwelt (künftige Generationen) 5

6 Bewertung Unterlagen werden nach ihrer Bedeutung und ihrem Informationsgehalt bewertet. Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach dieser Bewertung. (ArchG Art. 5, Abs. 2) 6

7 Ordnen und Erschliessen Die Unterlagen werden mit den erforderlichen Archivplänen und Findmitteln geordnet und erschlossen. Archivpläne und Regelungen über die Aufbewahrungsdauer und die Vernichtung von Unterlagen sind schriftlich festzuhalten. (ArchG Art. 6) 7

8 Archivplan 6 Staatsarchiv 6-0 Staatsarchiv: Allgemeines 6-1 Amtsleitung / Sekretariat Allgemeines, gesetzl. Grundlagen Organisation Allgemeines Organisation: NEF Verwaltungsberichte Allgemeines chronologisch Personal Gebäude, Sicherheitsanlage Mobiliar und Apparate EDV Rechnungswesen Kommissionen Komm.: Allgemeines Kommissionen: AAEB Kommissionen: übrige 6-2 wissenschaftliche Abteilung wiss. Abt.: Allgemeines Bestände Bestände: Allgemeines Bestände: nach Beständen Ablieferungsberichte Inventare Akteneinsicht Bezirksarchive Allgemeines nach Bezirken Gemeindearchive Allgemeines nach Gemeinden Ausleihe v. Archivalien Ausleihe: Allgemeines Ausleihe: chronologisch Depots im Archiv Allgemeines nach Depots Ausstellungen Allgemeines chronologisch Kurse Kurse: Allgemeines Kurse: chronologisch 8

9 Archivplan 9

10 Archivplan Jede Behörde erstellt einen Archivplan ihrer Ablagen und führt diesen nach. Sie legt ihre Unterlagen nach dieser Ordnung ab. (ArchV Art. 6, Abs. 1) 10

11 Archivplan In den Archivplänen wird festgehalten a) die Systematik für die Ordnung der Unterlagen, b) die Vorschriften für die Verwaltung von Unterlagen, c) die gesetzlichen und administrativen Aufbewahrungsfristen, d) für anbietepflichtige Behörden die Bewertung der Unterlagen durch das Staatsarchiv. (ArchV Art. 6, Abs. 2) 11

12 Archivplan Die Systematik für die Ordnung der Unterlagen bildet in der Regel die Aufgabenbereiche der Behörde ab. Die Systematik soll möglichst einfach, eindeutig und sachgerecht sein. (ArchV Art. 6, Abs. 3) 12

13 Findmittel Geschäftskontrollen 13

14 Findmittel Geschäftskontrollen Register Karteien Repertorien Findbücher etc. 14

15 Ordnen und Erschliessen Die Unterlagen werden mit den erforderlichen Archivplänen und Findmitteln geordnet und erschlossen. Archivpläne und Regelungen über die Aufbewahrungsdauer und die Vernichtung von Unterlagen sind schriftlich festzuhalten. (ArchG Art. 6) 15

16 Elektronische Unterlagen Elektronische Unterlagen sind den Unterlagen auf Papier gleichgestellt. Die Hilfsmittel für die Unterlagenverwaltung, namentlich Dokumentenverwaltungssysteme und Geschäftskontrollen, berücksichtigen die Anforderungen der Archivierung. (ArchG Art. 7) 16

17 Elektronische Unterlagen Auch für elektronische Unterlagen gilt: Sie müssen vollständig und verlässlich sein. Die Verlässlichkeit der Unterlagen, insbesondere solcher aus elektronischen Systemen, ist mit angemessenen organisatorischen und technischen Vorkehrungen sicherzustellen. (ArchV Art. 4) 17

18 Elektronisches Langzeitarchiv Dies ist kein elektronisches Archiv. 18

19 Elektronisches Langzeitarchiv Für die dauernde Archivierung von elektronischen Unterlagen braucht es zahlreiche technische und organisatorische Voraussetzungen. z.b.: vollelektronische Geschäftsführung konsequente Anwendung des Dossierprinzips Sicherung der digitalen Unterlagen den Standards und Richtlinien der KOST (Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen) 19

20 Anbietepflicht an das Staatsarchiv Private, die öffentlich-rechtliche Aufgaben erfüllen, sind verantwortlich für die Verwaltung und Archivierung ihrer Unterlagen. Es empfiehlt sich, den Umfang dieser Aufgabe in den Leistungsverträgen festzuhalten. Wenn eine Institution, die öffentlich-rechtliche Aufgaben erfüllt hat, aufgelöst wird, müssen deren Unterlagen dem Staatsarchiv zur Übernahme angeboten werden. 20

21 Anbietepflicht an das Staatsarchiv Das Staatsarchiv beurteilt dann die Archivwürdigkeit der Unterlagen. 21

22 Archivwürdigkeit Unterlagen sind archivwürdig, wenn sie von dauerndem Wert sind a) für die Sicherung der Interessen des Kantons, b) für die Sicherung berechtigter Interessen betroffener Personen oder Dritter, c) für die Verwaltungstätigkeit, für die Gesetzgebung oder für die Rechtsprechung, d) für die Dokumentierung der Tätigkeit und der Organisation der Behörden, e) für das Verständnis der Gegenwart und der Geschichte, f) für die Wissenschaft und für die Forschung. (ArchV Art. 5, Abs. 1) 22

23 Kontakt Sie erreichen mich unter: Telefon Staatsarchiv des Kantons Bern, Falkenplatz 4, 3012 Bern 23 Staatskanzlei