MUSTERWEISUNGEN ÜBER DIE REGISTRATUR UND DIE ARCHIVIERUNG VON DOKUMENTEN DER GEMEINDE ANDRÉ GABRIEL, GEMEINDESCHREIBER ST. ANTONI

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1 MUSTERWEISUNGEN ÜBER DIE REGISTRATUR UND DIE ARCHIVIERUNG VON DOKUMENTEN DER GEMEINDE ANDRÉ GABRIEL, GEMEINDESCHREIBER ST. ANTONI

2 FOLGENDE THEMEN WERDEN BEHANDELT: Einführung Archivierungsprozess Kategorien der aufbewahrten Geschäfte Personendaten / übrige Daten Registratursystem und Übergang Einsichtnahme Informationsquellen

3 EINFÜHRUNG BISHER / NEU Bisher: Vertraulichkeit Neu: Transparenz d.h. Einwohner/in hat jederzeit das Recht, Zugang zu alle öffentlichen Dokumenten zu verlangen.

4 EINFÜHRUNG - BEDINGUNGEN Gemeindezusammenschlüsse - welche durch finanzielle Anreize gefördert werden Als Bedingung wird eine optimale Registratur und Verwahrung von Dokumenten gefordert

5 EINFÜHRUNG FRAGEN ZU BEANTWORTEN Dokumente der Gemeindeverbände / Ämter wer muss diese abspeichern? Frage zum Thema Urdossiers Wer ist für die Abspeicherung der von den Verbänden oder der Ämter versandten Mails zuständig?

6 EINFÜHRUNG - UNTERLAGEN Musterweisung als dynamisches Arbeitsinstrument Registraturplan ist von der Logik her wie der Kontenrahmen HRM2 aufgebaut

7 EINFÜHRUNG - STAAT Staatsrat Dieser hat für das Legislaturprogramm eine neue Gesetzgebung in Bezug auf die Archivierung und die Organisation des Staatsarchivs (LArch) vorgesehen. Als Folge des Inkrafttretens der Gesetze über den Datenschutz und über die Information und Zugang zu Dokumenten.

8 EINFÜHRUNG AUFGABE GEMEINDE Gemeinde - Aufgabe Führung der Archive Zuständigkeiten und Verantwortung klar festlegen

9 EINFÜHRUNG - DATENSCHUTZ Datenschutzgesetz Auszug Jedes öffentliche Organ, welches persönliche Daten behandelt, ist verantwortlich für den Schutz dieser Daten (Art. 17 Abs. 1 DschG). Dasselbe gilt für jene Daten, die es durch Dritte bearbeiten lässt (Art. 18 DschG).

10 EINFÜHRUNG - ZUGANGSRECHT Zugangsrecht Sonderfall Eine Person kann beim Verantwortlichen der Datensammlung den Zugang beantragen, wenn darin Daten die sie betreffen behandelt werden. Verweigerung wenn die Auskunft sich auf Schriftstücke bezieht, die im Staatsarchiv oder in einem Gemeindearchiv abgelegt sind. Ausnahme die betroffene Person macht ein schutzwürdiges Interesse geltend (Art. 25 DschG)

11 EINFÜHRUNG REGLEMENT DSR Reglement über die Sicherheit der Personendaten (DSR) Archivierte Daten müssen gegen jede Verletzung der Vertraulichkeit und gegen jede unerlaubte Bearbeitung geschützt werden (Art. 3 Abs. 1 DSR)

12 EINFÜHRUNG - AUSKUNFT Öffentliche Organe Auskunft Die an sie gerichteten Auskunftsgesuche (Art. 8 Bst. b InfoG) müssen rasch, sachgerecht, umfassend, zutreffend und klar beantwortet werden (Art. 9 Abs. 1)

13 EINFÜHRUNG - ZUGANGSRECHT Recht auf Zugang Jede natürliche oder juristische Person hat, soweit in diesem Gesetz vorgesehen, das Recht auf Zugang zu den amtlichen Dokumenten im Besitz der öffentlichen Organe (Art. 20 Abs. 1) Die amtlichen Dokumente unterstehen auch nach ihrer Ablieferung an das Archiv dem Zugangsrecht nach diesem Gesetz (Art. 20. Abs. 2)

14 EINFÜHRUNG AMTLICHE DOKUMENTE Amtliche Dokumente Definition Amtliche Dokumente im Sinne dieses Gesetzes sind Informationen, die auf einem beliebigen Informationsträger aufgezeichnet sind und die Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe betreffen (Art. 22 Abs. 1) Als amtliche Dokumente gelten auch Dokumente, die durch einen elektronischen Vorgang, bei dem die betreffenden Informationen aus einer Datenbank abgerufen werden, erstellt werden können (Art. 22 Abs. 2) Keine amtlichen Dokumente sind Dokumente, die nicht fertig gestellt oder zum persönlichen Gebrauch bestimmt sind (Art. 22 Abs. 3)

15 EINFÜHRUNG - ABLAGESYSTEM Ablagesystem Das InfoG verlangt ein System, welches den Zugang zu den seit 2011 erstellten Dokumenten erleichtert und anhand dessen allfällige Anfragen rasch beantwortet werden können.

16 Einführung Archivierungsprozess Kategorien der aufbewahrten Geschäfte Personendaten / übrige Daten Registratursystem und Übergang Einsichtnahme Informationsquellen

17 ARCHIVIERUNGSPROZESS Archiv Aufbewahrung Im Archiv ist Archivgut von abgeschlossenen Geschäftsvorgängen, die für die öffentliche Verwaltung oder die wissenschaftliche Forschung von Bedeutung sind, aufzubewahren.

18 ARCHIVIERUNGSPROZESS Vernichtung Aus Gründen der Transparenz muss jede Vernichtung gerechtfertigt und in einem Verzeichnis inventarisiert werden.

19 ARCHIVIERUNGSPROZESS Archivierung archivarischer Wert Nutzen für die Verwaltung physischen Beweis für die Tätigkeit Juristischen Wert Schutz der öffentlichen als auch der privaten Interessen und Rechte müssen der Öffentlichkeit zur Verfügung stehen Wert für das kulturelle Erbe dienen als Quelle für historische, soziale, politische oder wirtschaftliche Forschung und interessierte Bürger

20 ARCHIVIERUNGSPROZESS Verfasser des Dokuments In den Geschäftsakten ist es notwendig, erhaltene Belege genauso aufzubewahren, wie selbst erstellte. Wenn mehrere öffentliche Organe gemeinsam Daten bearbeiten, muss die Frage, wer für die Archivierung zuständig ist, für welchen Teil, wie und auf welchen Datenträgern die Daten vernichtet werden, geregelt werden.

21 Einführung Archivierungsprozess Kategorien der aufbewahrten Geschäfte Personendaten / übrige Daten Registratursystem und Übergang Einsichtnahme Informationsquellen

22 KATEGORIEN DER AUFBEWAHRTEN GESCHÄFTE Kategorie A: laufende Geschäfte Kategorie B: befristetes Archiv Kategorie C: Endarchiv

23 KATEGORIE A: LAUFENDE GESCHÄFTE Es handelt sich um laufende, hängige Geschäfte wie z.b. das Tagesgeschäft, Pendenzen oder die Ortsplanung. Weiter der Eingang eines Baugesuchs Bei der Steuerrechnung wird das laufende Geschäft mit dem Erhalt der Veranlagungsanzeige beendet.

24 KATEGORIE B: BEFRISTETES ARCHIV Mit dem Erhalt der Steuerveranlagung wird das Dossier in die Kategorie B verschoben. Von jetzt an beginnt die Frist an zu laufen. Bei einem Baugesuch ist es der Zeitpunkt, wenn das Dossier vollständig ist bzw. wenn die Bezugsbewilligung vorliegt.

25 KATEGORIE C: ENDARCHIV Nach Ablauf von 10 Jahren muss die Frage gestellt werden, ob die Unterlagen in die Kategorie C (dauernd) bzw. das Endarchiv verschoben werden oder gar vernichtet. Ausnahmen gibt es z.b.: - Einmalige Sache wie 850 Jahr Feier des Dorfes - Chronik des Dorfes - Ortsplanungsrevision - Gesetze und Reglemente

26 Einführung Archivierungsprozess Kategorien der aufbewahrten Geschäfte Personendaten / übrige Daten Registratursystem und Übergang Einsichtnahme Informationsquellen

27 PERSONENDATEN / ÜBRIGE DATEN Als Personendaten gelten jegliche Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen (Art. 3 Ziff. A DschG); besonders schützenswerte Datenbeziehen sich auf religiöse oder weltanschauliche Ansichten oder Tätigkeiten, auf die Gesundheit, auf die Intimsphäre, auf strafrechtlich verfolgte Sanktionen usw. (Art. 3 Ziff. c DschG). Die Bearbeitung von besonders schützenswerten Daten erfordern eine erhöhte Sorgfaltspflicht (Art. 8 DschG).

28 Einführung Archivierungsprozess Kategorien der aufbewahrten Geschäfte Personendaten / übrige Daten Registratursystem und Übergang Einsichtnahme Informationsquellen

29 REGISTRATUR-SYSTEM UND ÜBERGANG Das vorgeschlagene Registratur-System steht den Gemeinden frei zur Verfügung. Es handelt sich um die Vollversion Diese muss nach den Bedürfnissen der Gemeinde angepasst werden Die gelöschten Angaben können bei Bedarf wieder eingefügt werden

30 Einführung Archivierungsprozess Kategorien der aufbewahrten Geschäfte Personendaten / übrige Daten Registratursystem und Übergang Einsichtnahme Informationsquellen

31 EINSICHTNAHME Das Zugangsverfahren und die Ausübung eines Zugangs und zu einem öffentlichen Dokument, ob archiviert oder nicht, sind im Prinzip kostenlos (Art. 24 InfoG) unter Ausnahme der folgenden Regeln: das zuständige Organ kann für die Behandlung eine Gebühr verlangen, wenn der Aufwand für die Behandlung der Anfrage und/oder für das Zugangsrecht zu erlauben zwei Stunden übersteigt oder wenn es eine Kopie des Dokuments aushändigt (Art. 4 DZV). Die Tarife sind im Art. 5 DZV geregelt.

32 EINSICHTNAHME VERZICHT AUF GEBÜHR Das öffentliche Organ verzichtet auf die Erhebung einer Gebühr, wenn der Betrag weniger als Fr. 30. ausmacht oder wenn der Zugang vollständig verweigert wurde. Die Ausnahme von der Unentgeltlichkeit gelten nicht für die Medien (Art. 6 DZV).

33 EINSICHTNAHME - DATENSCHUTZ Aus dem Blickwinkel des Datenschutzes: Jede Person kann vom Verantwortlichen einer Datensammlung Auskunft darüber verlangen, ob Daten über sie bearbeitet werden (Art. 23 Abs. 1 DschG). Das Verfahren ist kostenlos (Art. 24 Abs. 4 DschG).

34 EINSICHTNAHME DATENSCHUTZ Der Verantwortliche der Datensammlung kann die Auskunft bei öffentlichem Interesse, bei überwiegendem Interesse Dritter oder wenn das betroffene Dokument im Archiv hinterlegt ist einschränken oder verweigern, ausgenommen wenn die betroffene Person ein schützenswertes Interesse geltend machen kann (Art. 25 Abs. 2 DschG).

35 Einführung Archivierungsprozess Kategorien der aufbewahrten Geschäfte Personendaten / übrige Daten Registratursystem und Übergang Einsichtnahme Informationsquellen

36 INFORMATIONSQUELLEN Bei Fragen können Sie Sich an folgende Adressen wenden: Beauftragten für Öffentlichkeit und Transparenz Kantonale Behörde für Öffentlichkeit und Datenschutz

37 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit