Herzlich Willkommen FRISCH KOMPETENT LEIDENSCHAFTLICH. Lukas Fus Kundenberater, CM Informatik

Transkript

1 Herzlich Willkommen FRISCH KOMPETENT LEIDENSCHAFTLICH Lukas Fus Kundenberater, CM Informatik Roland Brechbühl Programmleiter E-Government, Stadt Bern

2 Agenda Kurzvorstellung CM Informatik AG 5 GEVERIS ein Organisationsprojekt in der Stadt Bern 15 Roland Brechbühl, Programmleiter E-Government Live-Dossieraustausch mit weiteren förderalen Stellen 10 Abschliessende Fragen der Teilnehmenden / Diskussion 5

3 Kurzvorstellung CM Informatik AG

4 Firmenportrait Vision und Strategie

5 Firmenportrait Lösungen für die geschäftsorientierte Arbeit und Dokumentenablage egovernment Verbinden der Einwohner und Unternehmen mit der öffentlichen Verwaltung sowie medienbruchfreie Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltung und verwaltungsübergreifend (Gemeinde, Städte, Kanton und Bund). Fachintegration Mit fachintegrierten Geschäftsverwaltungslösungen unterstützt die CMI die Ämter neben den allgemeinen GEVER-Funktionen mit Fachapplikationen für Ihre spezifischen Prozesse. Dabei stellt die CMI eine integrierte Lösung zur Verfügung. Lifecycle Durch die Kompetenz im Bereich der Langzeitarchivierung und dem Wissen, dass die Archivierung bereits bei der Eröffnung des Dossiers bestimmt wird, decken wir für alle Lösungen den revisionssicheren und nachhaltigen Lifecycle ab.

6 Firmenportrait CM Informatik auf einen Blick Kundensegment 15 Kantone, 300 Städte & Gemeinden und Privatwirtschaft Gründung Einzelfirma 1987 Gründung AG 1988 TQMi ISO 9001 Leistungen Entwicklung, Verkauf, Realisierung, Wartung Fachgruppen Ablieferungsschnittstelle (OAIS), Records Management und Digitale Langzeitarchivierung (ech)

7 Grundfunktionalitäten und besondere Merkmale GEVER, Behördenadministration, Fachintegration und Schnittstellen

8 Stadt Bern Stadtkanzlei Elektronische Geschäftsverwaltung, Ratsinformationssystem und Erneuerung des Intranets Stadt Bern Roland Brechbühl, Programmleiter E-Government Seite 8

9 GEVER = Kulturwandel und Veränderungsprojekt...und enorm viel Organisation!

10 GEVERIS als Kulturwandel und Veränderungsprojekt Führungsverantwortung (Vorleben des Wandels) Mitarbeitende werden von Betroffenen zu Beteiligten Kommunikation / Schulung / Hilfe im Team

11 Warum brauchte die Stadt Bern GEVER? Veraltete Anwendung zur Sitzungsverwaltung Gemeinderat / Stadtrat («opengeko» seit 1997 im Einsatz) Jede Direktion und jede Dienststelle hat eine eigene Geschäftskontrolle, eine eigene Geschäftsverwaltung (wenig effizient) Nachvollziehbarkeit von Geschäfts- und Entscheidungsprozessen erhöhen (Versionenverwaltung) Parallele Prozesse und Medienbrüche aufheben Elektronische Archivierung (standardisierte Archivschnittstelle)

12 Ziele des Projekts GEVERIS Effizientere Abläufe zwischen dem Ratssekretariat, der Stadtkanzlei und den Direktionen Möglichst wenig Medienbrüche (= elektronisches Primat) Erhöhte Transparenz und Kontrolle (Fristen, Termine, Geschäftsstatus) Unterstützung beim Sitzungsmanagement / Sitzungsgeldabrechnung Zeitgemässer Internetauftritt für den Stadtrat ( Zeitgewinn durch schnelleres Auffinden von relevanten Dokumenten Grundlagen für das Recordsmanagement und Langzeitarchivierung...und Office-Vorlagen, fast ein eigenes Teilprojekt!

13 Einführung GEVERIS: Erreichte Ziele Mandant Gemeinderat / Leseclient November 2012 Mandant Stadtrat November 2012 Mandant Stadtkanzlei November 2012 Ratsinformationssystem (RIS) Stadtrat April 2013 Ausbreitung CMIAXIOMA in DIR, FI Juni-Aug 2013 Nur politische Geschäfte (GS, DST) mobile Lösung Sitzungsvorbereitung Mai/Juni 2014 für den Stadtrat

14 Einführung GEVERIS: weitere Planung 3. Q. 2013: Evaluation des Betriebs von CMI AXIOMA und den neuen GEVER-Prozessen Anfang 2015: Optimierungen und Upgrade auf Version 2014 von CMI AXIOMA : Ausbreitung in den Direktionen für DIR interne Sachgeschäfte nach Bedarf und Budget

15 Fazit Einführung von GEVER Die Einführung einer GEVER ist zunächst mit organisatorischem Aufwand verbunden. Die organisatorischen Grundlagen müssen geklärt, die Ordnung bei den elektronischen Unterlagen hergestellt werden. Führungspersonen müssen mit einbezogen werden, da sich viele Abläufe und Gewohnheiten ändern und Prozesse angepasst werden. Schrittweise Einführung hilft bei eingeschränkter Ressourcensituation...und schulen, schulen, schulen und nochmals schulen

16 Dossierschnittstelle Zusammenarbeit igeko und CMIAXIOMA

17 Übergreifende Geschäfte am Muster Geschäfts-Prozess zwischen Stadt Bern und VBS Dossierschnittstelle CMIAXIOMA / igeko nach ech-standards Stadtrat Bern (Legislative) Gemeinderat Stadt Bern (Exekutive) Departement VBS (Bund) Überweisung Dossier VBS interne Verarbeitung Anfrage Legislative Überweisung Geschäft Anfrage Stadt Bern Geschäftsprozess Abschluss Legislative Überweisung Geschäft Überweisung Dossier Antwort des VBS VBS interne Entscheidung

18 Live Präsentation Zusammenarbeit igeko und CMIAXIOMA

19 Fragen?