EFQM Umsetzung in der Dienststelle Berufs- und Weiterbildung LU

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Siegfried Böhler
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1 EFQM Umsetzung in der Dienststelle Berufs- und Weiterbildung LU recognized for excellence, 3star, (R4E) Christof Spöring Leiter Dienstelle Berufs- & Weiterbildung

2 Agenda > Die DBW > Unser Weg mit EFQM Ergebnisse aus dem EFQM Assessment R4E > Was haben wir angepackt (Nutzen/Priorität) Prozesslandkarte DBW, Prozess-Grundsätze, koordinierte und autonome Prozesse, Prozesslandkarte Schulen, Lehrpersonen Portal Projektliste, DBW GL Cockpit, OE Cockpit Prozess Beschaffung sicherstellen > Fragen & Antworten 2

3 Standorte im Kanton Luzern 3

4 Kennzahlen Gesamtumsatz IST Mio. CHF Lernenden an Schulen 14'286 davon aus anderen Kantonen 2'571 Lernenden mit Lehrvertrag im Kanton Luzern 12'396 davon in LU beschult 10'911 davon ausserkantonal beschult 1'485 Lehrbetriebe 5'100 4

5 Vision > Dienststelle Berufs- und Weiterbildung: gemeinsam - stark - für die Berufsbildung 5

6 Mission 6 > Qualifizierte Fachkräfte für die Wirtschaft Die Zentralschweizer Wirtschaft verfügt über qualifizierte Fachkräfte mit einer hervorragenden praxisorientierten beruflichen Bildung. > Integration der Jugendlichen in den Arbeitsmarkt Die Jugendlichen sind über einen erfolgreichen Berufsabschluss nachhaltig in den Arbeitsmarkt integriert. > Attraktive Berufsbildung Die Berufs- und Weiterbildung hält im anspruchsvollen Umfeld dank Qualität, Effizienz und Effektivität ihre Attraktivität. Unsere Kultur der Excellence ermöglicht Weiterentwicklung.

7 Unser Weg mit EFQM 2011 C2E im BBZB Lohnpolitik Lehrpersonenportfolio elektronisch LP u Lernenden Feedback elektronisch 2015 R4E 3 star ganze DBW mit 11 OE bis 2010 diverse Modelle pro Schule ISO 9001 Q2E Eduqua 2014 pre Assessment 2012 C2E ganze DBW mit 11 OE Kennzahlen Cockpit Strategieprozess Profil und Entwicklung Kader 2018/19 R4E 4 star 7

8 Erkenntnisse Assessment > Silodenken. Mitarbeitende identifizieren sich in erster Linie mit ihrem jeweiligen Arbeitsort und entwickeln dafür spezifische Methoden und Instrumente. > Prozessmanagement teilweise vorhanden, jedoch noch nicht aufeinander abgestimmt und etabliert. > Beschaffungswesen: keine Bündelung für Mengen- und Preiseffekte. > etc 8

9 Prozessmanagement DBW Der Nutzen für die DBW soll sichtbar sein: > effektive und effiziente Umsetzung von kantonalen Vorgaben > systematische Steuerung und Optimierung von Prozessen > Reduzierung und Vereinfachung von Prozessen > Reduktion des Aufwands für Pflege und Unterhalt der Prozesssysteme durch Nutzung von Synergien > Prozessowner übernehmen übergreifende Verantwortung Der Nutzen soll für die Mitarbeitenden spürbar sein: > leichtes Auffinden von Prozessen und Dokumenten > selbsterklärende Navigation und Suchfunktion > Online-Verfügbarkeit der Prozesse für alle Mitarbeitenden, Klarheit über gültige resp. aktuelle Prozesse 9

10 Prozesslandkarte DBW 10

11 Weg vom Silo hin zum koordinierten Prozess > Kriterien: Prozesse sind koordiniert oder autonom. > wenn ein oder mehrere Kriterien erfüllt koordiniert > Koordination über eine oder mehrere Prozessstrukturierungsebenen (Prozesslandkarte, Hauptprozess, Prozess, Subprozess, Dokument [Standort]) 11

12 Kriterien Die Koordination > verbessert Effizienz und Effektivität. > schafft erkennbaren Mehrwert und Zusatznutzen. > verbessert die Aussenwirkung für Lehrende, Wirtschaft und Politik, > sowie die Innenwirkung für Mitarbeitende. > erfüllt kantonale, technische und juristische Rahmenbedingungen. Treffen die genannten Kriterien generell oder auf der betrachteten Prozessstrukturierungsebene nicht zu, ist der Prozess ab dieser Ebene als autonom zu betrachten. 12

13 Generelle Prozessgrundsätze im Prozessmanagement > Wir legen das Fundament für eine qualitativ hochstehende Leistung für die nachfolgenden Prozesse. > Wir suchen mit Kunden, Partnern und Lieferanten die besten Lösungen für alle Beteiligten. > Wir dokumentieren eine 80% Prozess-Lösung und gehen vom Normalfall aus. > Die Prozessteams managen den Prozess eigenverantwortlich. > Wir reagieren flexibel auf Prozess-Störungen und handeln übergreifend. 13

Prozesslandkarte BBZx (Sicht Verwaltung/Führung) 1. Priorität: Für die Unterstützungsprozesse BBZx werden DBW-Prozesse, kantonale Prozesse bzw.

14 Prozesslandkarte BBZx (Sicht Verwaltung/Führung) 1. Priorität: Für die Unterstützungsprozesse BBZx werden DBW-Prozesse, kantonale Prozesse bzw. diejenigen des BKD genutzt. Diese können durch BBZx-spezifische Dokumente ergänzt werden Priorität: Gegebenenfalls ergänzt mit BBZx-Prozessen zum Thema Prozess- und Qualitätsmanagement.

Lehrpersonenportal BBZx (Sicht Lehrpersonen) 15 Das Portal beinhaltet auf einer Seite alle notwendigen Prozesse (inklusive Beruflicher Auftrag) für eine Lehrperson.

15 Lehrpersonenportal BBZx (Sicht Lehrpersonen) 15 Das Portal beinhaltet auf einer Seite alle notwendigen Prozesse (inklusive Beruflicher Auftrag) für eine Lehrperson. Dies unabhängig davon, wo die verwendeten Prozesse abgelegt sind (Prozesslandkarten oder Prozessmanagementsysteme). Des weiteren wird die Seite mit nutzbringenden Links aus dem Intranet, Internet und verwendeten Applikationen (Sephir, EcoOpen, MOSS etc.) ergänzt.

Prozesslandkarte BBZx (Sicht Verwaltung/Führung) 1. Priorität: Für die Kernprozesse werden DBW-Prozesse gemäss Kriterien eingesetzt, u.a. zum Thema Unterricht (inklusive Beruflicher Auftrag) und Schulverwaltung.

16 Prozesslandkarte BBZx (Sicht Verwaltung/Führung) 1. Priorität: Für die Kernprozesse werden DBW-Prozesse gemäss Kriterien eingesetzt, u.a. zum Thema Unterricht (inklusive Beruflicher Auftrag) und Schulverwaltung Priorität: Gegebenenfalls ergänzt mit BBZx-Prozessen zum Thema Unterricht bzw. Schulausrichtungen wie Weiterbildung, Teil-/Vollzeitschulen und Brückenangeboten.

17 17

18 Learnings aus EFQM Prozess > Commitment der Leitung ist notwendig > es ist ein Lernprozess für alle Beteiligten > Sprintphasen für Anerkennung nötig, Verbesserung nachher hat Zeit > stärkt gemeinsame Strategie und Haltung der oberen und mittleren Kader gemeinsame Ausbildung in Business excellence Vorbereitung Assessment fördert übergreifende Zusammenarbeit und Kenntnisse über die Grenzen hinaus > Schwachstellen als Basis für Entwicklungsplan > Aufwand für Dokumentation erheblich aber lohnend 18

19 Learnings aus EFQM Prozess > Wording macht einen Unterschied zentral - dezentral (Zentralisiert als Unwort) koordiniert - autonom sehr langer Prozess in GL! > es braucht Zeit und dran bleiben > Gemeinsames Verständnis PDCA und Schulungen reduziert Verlustängste > Inhouse - Kompetenz EFQM sinnvoll > Fazit: EFQM als Entwicklungsweg zu empfehlen > 90% Kultur, 10% Struktur 19

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