Facts ebage + Produktebeschreibung elektronische Baugesuchsverwaltung. rawi.lu.ch. Raumentwicklung, Wirtschaftsförderung und Geoinformation

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1 ebage + Facts ebage + Produktebeschreibung elektronische Baugesuchsverwaltung auf Gemeindeebene Raumentwicklung, Wirtschaftsförderung und Geoinformation rawi.lu.ch

2 ebage + Ein Kooperationsprojekt zwecks Realisierung, Betrieb und Unterhalt einer voll elektronischen, medienbruchfreien und den ganzen Prozess umfassenden Plattform für die Behandlung aller baurechtlichen Dossiers im Kanton Luzern. Die Stadt Winterthur konnte als externer Partner gewonnen werden. Die Anwendungen ebage und eformular Die Anwendung ebage wurde 2008 im Auftrag des Bau-, Umwelt und Wirtschaftsdepartement auf eigene Kosten entwickelt. Bei den heute in der ebage pro Jahr rund erfassten baurechtlichen Dossiers handelt es sich um Vorabklärungen, Gestaltungspläne, Baugesuche, Sonderbewilligungsgesuche, bundesrechtliche Plangenehmigungsgesuche und weitere Gesuche. Die von den Gemeinden der Dienststelle Raumentwicklung, Wirtschaftsförderung und Geoinformation (rawi) überwiesenen Baugesuche umfassen mehr als 4/5 aller Dossiers. Auftrag und Vorgehen Eine breit abgestützte Arbeitsgruppe des Verbandes Luzerner Gemeinden (VLG) hat ihren Auftrag Prüfung der Anwendung ebage hinsichtlich der Möglichkeiten der Einbindung der Gemeinden und der Bauherren/Architekten, eines durchgängigen Prozesses ohne Medienbrüche (von der Erfassung durch den Bauherren bis zur Bewilligung und Aufbewahrung der Unterlagen) mit Bericht vom 31. August 2011 abgeschlossen. Ende 2011 hat eine breit zusammengesetzte Arbeitsgruppe den Auftrag erhalten, den Workfl ow-prozess ebage zu einer voll elektronischen, medienbruchfreien und den ganzen Bewilligungsprozess umfassende Plattform für alle am (Bau) bewilligungsverfahren betroffenen Stellen (Bauherrschaft, Planverfasser, kommunale und kantonale Behörden) auszubauen. Das Projekt ebage + basiert auf der E-Government- Strategie Luzern und ist im Umsetzungsplan E-Government Luzern enthalten. Organisation Am 1. Januar 2010 wurde das eformular (elektronisches Baugesuchsformular) eingeführt. Heute werden bereits rund 35% der Gesuche elektronisch eingereicht. Durch die automatische Übernahme dieser Gesuche als Dossier in die ebage konnte der Erfassungsaufwand wesentlich reduziert werden. In der ebage sind heute rund 800 Accounts registriert. Die Gemeinden und weitere externe Stellen haben bereits seit 2009 mit Lese- und teilweise Schreibrechte Zugriff auf die Anwendung ebage. Die Anträge auf Zugriffsberechtigung sind monatlich steigend. Die Anwendung ebage wurde 2009 mit dem E-Gov-Preis EUGEN 2009 ausgezeichnet. Diese Auszeichnung bestätigte, dass wir damit den richtigen Weg eingeschlagen haben und über eine zukunftsorientierte Anwendung verfügen. Projektorganisation Eugen

3 Konzeption Nach Erstellen der Sollprozesse wurde das Grobkonzept Ende Juni 2012 abgeschlossen. Nach der Harmonisierung der Sollprozesse und deren Beschreibung wurden die technischen Prozesse erstellt, harmonisiert und in einem Detailkonzept zusammengefasst. Ablauf Beispiel technischer harmonisierter SOLL-Prozess Am 28. November 2012 wurde die Projektierungsphase mit dem Detailkonzept und dem Angebot für die Realisierung abgeschlossen. Das Detailkonzept inklusiv Angebot wurde in den Monaten November und Dezember 2012 der Steuerung E-Government Luzern, dem Verband Luzerner Gemeinden und weiteren Fachgruppen vorgestellt. Am 21. Dezember 2012 wurde mit einer Delegation des VLG, Fachgruppe Finanzen, Aufgaben, Projekte und Informatik (FAPI), die Zusammenarbeit Kanton - VLG nochmals detailliert besprochen und im gegenseitigen Einvernehmen folgende Beschlüsse betreffend Verantwortlichkeiten, Finanzierung und dem weiteren Vorgehen gefasst: der gemeinschaftliche Teil der Anwendung ebage + bleibt im Eigentum des Kantons Luzern, die Verhandlungen mit den Gemeinden betreffend deren Integration in die Anwendung ebage + (technisch und fi nanziell) sind durch den Kanton Luzern, vertreten durch das Bau-, Umwelt- und Wirtschaftsdepartement mit Unterstützung des VLG als Vermittler zu führen, die Dienststelle Raumentwicklung, Wirtschaftsförderung und Geoinformation erstellt einen Projektbericht in dem insbesondere der organisatorische und fi nanzielle Nutzen für die Gemeinden ersichtlich sind, die Dienststelle Raumentwicklung, Wirtschaftsförderung und Geoinformation führt zusammen mit dem Verband Luzerner Gemeinden (Lead VLG) Informationsveranstaltungen für die Gemeinden und weitere Interessierte durch. Damit der Betrieb von ebage + wie geplant am 1. Januar 2014 aufgenommen werden kann, ist eine Auftragserteilung zur Realisierung im 1. Quartal 2013 erforderlich. Die dazu notwendigen Massnahmen (Beschluss durch Regierungsrat, Unterzeichnung Vereinbarung betreffend Realisierung Ausbau, Betrieb und Unterhalt) wurden eingeleitet. Terminplan

4 Was ist und kann ebage +? Die Anwendung ebage + ist ein konsequenter Ausbau der für die Bearbeitung von sämtlichen baurechtlichen Dossiers innerhalb der kantonalen Verwaltung eingesetzten Anwendung ebage. Das Projekt ebage + besteht aus einem gemeinschaftlichen Projektteil Luzern Winterthur und einem Projektteil Winterthur. Im ebage + ist der ganze Prozess eines Baugesuches mit allen Teilprozessen vom Ausfüllen des eformulars durch die Bauherrschaft / Planverfasser bis zur Schlusskontrolle durch die Gemeinde abgebildet. Die Anbindung an das Eidg. Gebäude- und Wohnungsregister (GWR) ist integrierter Bestandteil. Alle am Verfahren beteiligten kommunalen und kantonalen Bewilligungsbehörden können die verschiedenen Teilprozesse (Triage, Sichten, Vernehmlassung, Planaufl age, Entscheid, usw.) darin als Aufgabe bearbeiten und verwalten. heute in der ebage aufgeführte Aufgabe Die verschiedenen im Verfahrensablauf zu erstellenden Dokumente (Bauanzeigen, Protokolle, Entscheide, Stellungnahmen, usw.) können als Vorlagen in die ebage + integriert werden. Alle Dokumente werden im Register Dokumente in einer Ordnerstruktur abgelegt und stehen als vorbereitete Records für die Langzeitarchivierung zur Verfügung. heute in der ebage enthaltene kantonale Vorlagen heute in der ebage enthaltene Ordnerstruktur

5 Der aktuelle Stand der Verfahren ist auf der Übersicht des Dossiers für alle Berechtigten jederzeit einsehbar. geplante Anzeige des Status in der ebage + Wer hat welchen Nutzen an ebage +? Nebst dem einfachen Informationsaustausch mit den beteiligten Partnern (Beauftragte Ingenieurbüros, Vernehmlassungsstellen, Geometer, kommunale und kantonale Bewilligungsbehörden, Bundesstellen, usw.) mit modernster Technologie, liegt der Mehrwert in der Transparenz, der Verfahrensbeschleunigung und in der Verminderung des Koordinationsaufwandes. Zudem kann in einer Anwendung auf alle Informationen zum Dossier von überall her zugegriffen werden. Nutzen der Beteiligten Transparenz (Tracking) Alle Informationen aus einer Applikation, die bestehenden Gemeindeanwendungen (GemDat, Gecko, usw.) im Bereich Bau sind nicht mehr erforderlich Zugriff von überall Einfacher Informationsaustausch mit den beteiligten Partnern Modernste Technologie bei geringeren Kosten Verfahrensbeschleunigung Organisatorischer Minderaufwand Bemerkungen von beteiligten Akteuren... ebage + ein Muss für alle Luzerner Gemeinden

6 Finanzielle Aspekte Realisierung Die Realisierungskosten werden zwischen dem Kanton Luzern und den Luzerner Gemeinden gemäss folgendem Kostenteiler abgerechnet: Teilprojekte Total Kanton LU Gemeinden ebage ebage + Erweiterung Total (100%) Stand: Angebot & Spezifi kation vom Dez (55%) (45%) Die Realisierungskosten für die Gemeinden werden durch den Kanton Luzern vorfi nanziert und bei Integration in die Anwendung ebage + unter Berücksichtigung der Anzahl baurechtlicher Dossiers den Gemeinden anteilmässig durch das Bau-, Umwelt- und Wirtschaftsdepartement in Rechnung gestellt. Der Kostenteiler mit 45% zu Lasten der Gemeinden ist mit viel Goodwill des Kantons ausgestatet und soll für die Gemeinden als Anreiz dienen. In den Jahren wurden in der ebage durchschnittlich Dossiers erfasst. Dabei handelt es sich erfahrungsgemäss um rund 90-95% der pro Jahr in allen Gemeinden zu behandelnden Dossiers. Bei Integration einer Gemeinde in die Anwendung eba- GE + wird ihr für die Realisierung von ebage + pro Dossier einen noch nicht feststehender Frankenbetrag als einmaliger Finanzierungsbeitrag in Rechnung gestellt. Dabei werden Erstumsteiger nicht im Nachteil sein. Die Rechnungsstellung erfolgt durch das Bau-, Umwelt- und Wirtschaftsdepartement. Unterhalt, Betrieb und ordentlicher Weiterausbau Der Unterhalt und Betrieb sowie der ordentliche Weiteraubau der Anwendung (Software) erfolgt unter Begleitung ERFA-Gruppe ebage +. Deren Leitung liegt bei der Dienststelle rawi (PL: M. Conca, Leiter Abteilung Bewilligungs- und Koordinationszentrale (bkz), PL-Stv.: Robin Ammann, Leiter Administration & Controlling Dienststelle rawi). Die jährlichen Unterhalts-, Betriebs- und Weiterausbaukosten werden zwischen dem Kanton Luzern und den Luzerner Gemeinden gemäss folgendem Kostenteiler abgerechnet: Teilprojekte Total Kanton LU Gemeinden Betrieb / Unterhalt (100%) (55%) (45%) Auch hierbei wird ein Preismodell entwickelt, welche die ersten Umsteiger nicht benachteiligt (Kostenmaximalgrenze). Mit einem hohen commitment der Gemeinden können die Kosten sehr tief gehalten werden. Redaktion: Raumentwicklung, Wirtschaftsförderung und Geoinformation Murbacherstrasse 21, 6002 Luzern Tel , Fax rawi@lu.ch, Ausgabe: Januar 2013 / RA