DMS verwirklichen - Konzeption und Projektleitung

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Ida Bieber
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1 E-Gov Fokus E-Dokumentenmanagement in der öffentlichen Verwaltung 20. April 2007 DMS verwirklichen - Konzeption und Projektleitung Die Schweiz rangiert im europäischen Vergleich bezüglich Online-Umsetzungsgrad weit hinten. Der Grund liegt an der schleppenden Umsetzung der elektronischen Fallverwaltung, die für die Einordnung und die Bearbeitung der immer zahlreicheren unstrukturierten Eingänge unabdingbar ist. Seit Jahren existieren ausführliche GEVER- und DMS-Pflichtenhefte, deren Umsetzung in die Praxis oft Widerstände provozieren. Warum bilden wir mit den modernen Hilfsmitteln nicht einfach das bestehende, bewährte Handling ab? Und warum lassen wir die Betroffenen in der Umsetzung nicht gebührend zu Worte kommen? Urs Fässler E-Government Delegierter des Schweizerischen Gemeindeverbandes und Berater von öffentlichen Verwaltungen

Der Grund liegt an der schleppenden Umsetzung der elektronischen Fallverwaltung, die für die Einordnung und die Bearbeitung der immer zahlreicheren unstrukturierten Eingänge unabdingbar ist.

2 DMS verwirklichen Konzeption und Projektleitung Agenda: Herausforderungen und Ziele Change Management Kosten- / Nutzen-Betrachtungen Lessons learned 20. April 2007 urs.faessler@bluewin.ch 1 Herausforderung (aus der Sicht eines Gemeindeverwalters) "Wenn mich ein Einwohner oder eine andere Person kontaktiert, dann erwartet diese Person, dass ich sofort im Bild bin, worum es geht. Folglich muss es mir möglich sein, dass ich an meinem Bildschirm alle Informationen, die das aktuelle Anliegen dieser Person betreffen, abrufen kann. Also sämtliche geführte Korrespondenz, ob auf Papier, per oder als Telefonnotiz registriert. Sowohl die eingehende wie auch die ausgehende Korrespondenz will ich unmittelbar sehen. Zudem muss ich sofort erkennen können, was davon erledigt und was noch pendent ist." 20. April 2007 urs.faessler@bluewin.ch 2

Folglich muss es mir möglich sein, dass ich an meinem Bildschirm alle Informationen, die das aktuelle Anliegen dieser Person betreffen, abrufen kann.

3 eine typische CH-Verwaltung verfügt heute über Bildschirmarbeitsplätze Drucker / Scanner Fachapplikationen Randapplikationen Homepages 20. April 2007 urs.faessler@bluewin.ch 3 (Wunsch-) Ziele egovernment Lösungsarchitektur Intranet / Extranet Portal (Front-Office) Foren Online-Schalter Service Center GEVER light (Kanzlei) (Mid- Office) Fachbereiche (Fallführung) Process Base Fachsysteme (Back- Archiv Office) Supportsysteme (ERP usw. 20. April 2007 urs.faessler@bluewin.ch 4

ch 3 (Wunsch-) Ziele egovernment Lösungsarchitektur Intranet / Extranet Portal (Front-Office) Foren Online-Schalter

4 dazu fehlen noch: Onlineschalter für Behördengänge Geschäftskontrolle inkl. DMS Zusammenarbeits-Plattform Dienste (z.b. Event Bus Schweiz) Leistungsinventar (Prozesse) Archivierung 20. April Change Management Veränderungen sind Chancen Schrittweises Vorgehen Aufgabenkataloge sind zu bereinigen d.h. es ist folgendes festzulegen: wer ist zuständig? wer wirkt mit? wer entscheidet? wer kontrolliert? 20. April

ch 5 Change Management Veränderungen sind Chancen Schrittweises Vorgehen Aufgabenkataloge sind zu bereinigen d.h. es ist folgendes festzulegen: wer ist zuständig?

5 Kosten-Betrachtung DMS-Offerte entspricht nicht den Projekt-Kosten Umgebungs -Kosten nicht vergessen hohes Realisierungs-Risiko ohne seriöse Vorabklärung kein verlässlicher Kostenrahmen 20. April Nutzen-Betrachtung Wer bestimmt den Wert für: Zielgerechte, umfangreiche Information Einmal-Ablage Aktuelle Dossier Nachvollziehbarkeit Souveränität auf jeder Stufe und weitere 20. April

6 Lessons learned (1) DMS-Anwendung bedingt oft Verhaltensänderung am Arbeitsplatz Projekt-Widerstände sind zu erwarten Abläufe sind vorgängig zu bereinigen Wichtig ist die fortlaufende Information der Mitarbeitenden Teilprojekte sollten abgeschlossen werden Eine fortlaufende Kontrolle ist notwendig 20. April Lessons learned (2) Zu einer Vorabklärung gehört: Ist-Aufnahme der aktuellen Abläufe Workshop mit Abteilungsleitungen Änderungspotential ermitteln Konkreter Realisierungsplan Bericht und Antrag an Entscheidungsgremium 20. April

notwendig 20. April 2007 urs.faessler@bluewin.

7 DMS verwirklichen Konzeption und Projektleitung Besten Dank Fragen? 20. April

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