LANGZEITSPEICHERUNG BESTANDSERHEBUNG, BESTANDSBEREINIGUNG

Transkript

1 LANGZEITSPEICHERUNG BESTANDSERHEBUNG, BESTANDSBEREINIGUNG Jürgen Linke Landesbetrieb Geoinformation und Vermessung 22. November 2017

2 - Einleitung - Bestandserhebung - Bestandsbereinigung - Fazit 2

3 Einleitung Die Entwicklung in der Technik ist rasant. 3

4 Bestandserhebung Wir benötigen Kontaktpersonen Eine Übersicht über die betroffenen Datenbestände Inhaltliche Informationen zu diesen Datenbeständen 4

5 Bestandserhebung Wir benötigen unsere Kontaktpersonen für lange Zeit. Vertreterregelung Funktionspostfach LZS in den Workflow zu Umstrukturierungen aufnehmen 5

6 Bestandserhebung Übersicht über die vorhandenen Datenbestände In welchen Zyklen werden die Daten erzeugt? Kontinuierliche Speicherung, Zeitschnitte oder Projektarbeiten Wo sind die Daten gespeichert? Workstation, Fileserver, Rechenzentrum, externe Festplatten Welche Datenmenge sind zu erwarten? Welche Datenmenge liegt bereits vor. Wie groß ist der jährliche Zuwachs? 6

7 Bestandserhebung Eine Übersicht über die vorhandenen Datenbestände Liegen Abhängigkeiten zu anderen Systemen vor? z.b. zur GDI oder dem Transparenzportal Sensible Daten nach BDSG? Liegt ein besonderer Schutzstatus vor? Wie häufig wird zukünftig auf die Daten zugegriffen? Speicherung auf langsamen oder schnellen Speicher 7

8 Bestandserhebung Inhaltliche Informationen zu den Datenbeständen Haben wir das Original? Vollständigkeit des Datensatzes Dossiers Kataloge (Straßenschlüssel) Schlüsseltabellen (Variablendeklaration) Datenschema (XML) Beziehungen zwischen DB-Tabellen Übersichtbilder (Kachelübersicht) 8

9 Bestandserhebung Inhaltliche Informationen zu den Datenbeständen Formate Entsprechen sie den Leitlinien der AdV-KLA? nformation/ark/kla-adv-leitlinienarchivierunggeobasis.pdf Ist eine Konvertierung vorgesehen/notwendig? Entsprechen die Daten den Formatangaben? Meta-Daten Nacherfassen, besser aus dem HMDK/MetaVer übernehmen und ergänzen. 9

10 Bestandserhebung Inhaltliche Informationen zu den Datenbeständen Informationen zu den Daten Fehlt eventuell eine Information bei der Übernahme Mussten Daten nacherfasst werden Sind Teile nachträglich überspeichert worden Enthalten die Daten womöglich kleine Fehler Besondere Zeitschnitte Begründung Die Daten mit einem Hash-Wert versehen Veränderungen beim Im.- und Export erkennen 10

11 Bestandserhebung Zusammenfassend: Der Kontakt zur datenführenden Stelle ist gewährleistet Wir haben alle Information die Daten ordnungsgemäß speichern und verwalten zu können. Wir haben alle Informationen über den inhaltliche Zustand die Qualität der Daten Was soll mit diesen Daten wann geschehen? 11

12 Bestandsbereinigung Liegt eine Bewertung der Archivverwaltung vor? - (A)rchivieren, (B)ewerten, (V)ernichten Gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrungszeit? - 10 Jahre, 30 Jahre oder ewig Entscheidung der datenführenden Stelle 12

13 Bestandsbereinigung Welche Kriterien gelten für die Datenbestände : Einmaliger Datenbestand Bereits historischer Datenbestand Zeitreihen Datenbestand durch einen Systemwechsel (IT) Historischer Datenbestand, der aber für die alltägliche Arbeit benötigt wird. Besondere Zeitschnitte Regelmäßige Sicherungen aus aktuelle Datenbeständen 13

14 Bestandsbereinigung Entscheidungskriterien für Speicher - und Löschzyklen: Veränderungsgrad im Datenbestand Wichtigkeit / Bedeutung der Daten Zugriffe auf den Datenbestand Kosten / Storage Beispiel: Das Archivierungsmodel für Geodaten, das vom Hamburger Staatsarchiv entwickelt wurde. 14

15 Beispiel: Ausdünnung von Luftbilddaten über einen Zeitraum von 30 Jahren Jahr 1. Jahr 2. Jahr 3. Jahr 4. Jahr 5. Jahr 6. Jahr 7. Jahr 8. Jahr 9. Jahr 10. Jahr 15. Jahr 20. Jahr 25. Jahr 30. Jahr / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / /05 15

16 Bestandserhebung + Bestandsbereinigung Übernahme in die LZS 16

17 Fazit Einige der genannten Punkte sind selbstverständlich. Aber einige Punkte werden auch viel Überzeugungsarbeit erfordern. Aber als Ergebnis wollen wir erreichen: Das unsere Daten für Jahrzehnte erhalten bleiben. Recherchierbar Lesbar 17

18 VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT Jürgen Linke 22. November 2017