Office-Konvertierung mit eingebetteten Dateien

Transkript

1 PDF Days Europe 2017 Office-Konvertierung mit eingebetteten Dateien nach PDF/A-2 Dr. Uwe Wächter at 1

2 Unsere Firma 2

3 SEAL Systems Konvertierungslösungen KONVERTIERUNGS- LÖSUNGEN PDF- und TIFF-Erzeugung, Überprüfung von PDF-Dateien auf Konformität zur PDF/A-Norm, Konvertieren grafischer Dateiformate, Applikationskonverter. 3

4 PDF/A-1 Basierend auf PDF Referenz 1.4 Schriften einbetten Farbe eindeutig angeben Formulare, Kommentare, Notizen: beschränkt zulässig Keine Multimedia-Objekte enthalten Keine eingebetteten Dateien Komprimierung nur für ausgewählte Objekte Kompression: kein LZW oder JPEG2000 Keine Verschlüsselung Keine durchscheinenden (transparente) Objekte Keine Ebenen (optional content) Regeln für Metadaten auf der Grundlage von XMP PDF/A muss sich als solches ausweisen 4

5 PDF/A-2 erlaubt Transparenz (bereits in PDF 1.4 definiert) strengere Anforderungen an Glyphen in eingebetteten Schriften Verbesserungen bei Signaturen nutzt/erlaubt neuere PDF-Features (Basis: PDF 1.7/ISO 32000) JPEG2000 Ebenen UserUnits (> 200 Inch) neu eingeführte Kommentar-Arten Unicode-Pfade für Hyperlinks Einbetten von PDF/A Dateien Einbetten von PDF/A Dateien 5

6 PDF/A-3 Einbettung von beliebigen Dateien, die nicht unbedingt Bestandteil der Darstellung sind. Aber bitte nur da, wo man es wirklich braucht ZUGFeRD VDA Vereinfachte Zeichnung Nicht -ersetzendes Scannen Archivhülle für ansonsten unveränderbare Originale Digitale Signatur Motorsteuerung-Firmware Excel-Macros Ungültige Fassungen Relation zur Hüllendatei definieren! Quelle, Daten, Alternative, Ergänzung, unbekannt 6

7 Vergessen Sie PDF/A 7

8 Ähnliches löst sich in Ähnlichem Office konvertiert man mit Office Jede Datei konvertiert man mit dem Autorensystem, mit dem sie erstellt wurde. 8

9 Was sind eingebettete Objekte und Dateien? Objekte können MS Office Applikation in Place anzeigen Bitmap-Bildobjekte Microsoft Formel-Editor 3.0-Objekte Microsoft Graph-Diagrammobjekte Microsoft PowerPoint-Präsentationsobjekte Microsoft Visio-Zeichnungsobjekte Microsoft Word-Dokumentobjekte Microsoft Excel-Arbeitsblatt-Objekte OpenDocument-Textobjekte Beliebige weitere Dateien können mit per MIME-Type zugewiesener Applikation angezeigt werden. 9

10 Wie bettet man ein? 10

11 Wie bettet man ein? 11

12 Wie bettet man ein? 12

13 Sie sehen nicht alles 13

14 Sie sehen nicht alles 14

15 Was bedeutet das jetzt für die PDF/A Erzeugung? Eigentlich nichts. Im erzeugten PDF/A ist ja alles zu sehen. Vielleicht stecken dahinter aber noch mehr Daten? Wysiwyg ist nicht ausreichend! 15

16 Einfügen durch Einbetten 16

17 Einfügen durch Einbetten Word in Excel 17

18 Und jetzt geht plötzlich alles 18

19 Einbetten einer Datei 19

20 Lebendes Beispiel Dieses Icon ist tot. 20

21 Und was bedeutet das jetzt für die PDF/A-Erzeugung? Sehr misslich: die Links gehen verloren. Katastrophe: Datenverlust und man merkt gar nichts davon. 21

22 Worum muss ich mich jetzt kümmern? PDF MS Outlook als MSG und PST MS Office mit Word, Excel, Powerpoint, Visio, Project Alt und neu Container ZIP, RAR, etc. Standard Mail als EML Bildformate Tiff, JPEG, PNG, GIF, BMP Einbettungen können beliebig tief geschachtelt sein. 22

23 Erweiterte Dokumentprüfung von Microsoft Für MS Office Dateien ab Version

24 Erweiterte Dokumentprüfung von Microsoft 24

25 Administration oder wie erkenne ich automatisch Fehler? 25

26 Administration oder wie erkenne ich automatisch Fehler? 26

27 Administration oder wie erkenne ich automatisch Fehler? 27

28 Konvertierungsworkflow Eingang: Office Datei mit eingebetteter Datei Analyse: Dateien, Typen, Einbettungsart, Position, Links Extraktion Konvertierung nach PDF/A Erneute Einbettung Herstellung der Hyperlinks bei Icons -> Rekursiv 28

29 Konvertierungsworkflow 29

30 Kleines FAQ Was tun mit eingebetteten Dateien und PDF/A-1? -> Aneinander hängen aller PDF/A Dateien. Wie kann ich Excel-Formeln mit archivieren? -> Reiter Formeln -> Formeln anzeigen und dann PDF/A erzeugen Einbetten in PDF/A-2 oder Excel einbetten in PDF/A-3 30

31 Office Migration Refiling Office 2003 ist abgekündigt Es gibt nur den Kompatibilitätsmodus 31

32 Office Migration 32

33 Zusammenfassung PDF/A-2 als strukturerhaltendes Archivformat für Office inkl. eingebetteter Dateien Office PDF-Export und viele Konverter liefern nur Wysiwyg -> Funktions- und Datenverlust Alte Office Dateien vorher migrieren -> Datenverlust PDF/A-3 als Container für Originale -> aber an die Relation denken Einheitliche Dateiqualität durch automatisierte Prozesse 33

34 PDF Days Europe 2017 Vielen Dank! Haben Sie Fragen? Web: Blog: Xing: