Scanning, Inputmanagement, Data Capture Neue Wege für Metadaten mit PDF/A-3

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1 Scanning mit PDF/A-3 Scanning, Inputmanagement, Data Capture Neue Wege für Metadaten mit PDF/A-3 PDF Association A PDF Association Presentation 2012 by PDF Association 1

2 Gescannte Dokumente in PDF/A Thema: Gescannte Dokumente in PDF/A Begleitende Daten zu Scans: Metadaten, Dublin Core bis CSV, XML Metadaten schon immer PDF/A-Thema Selbstbeschreibend, Metadaten beschreiben Kontext Relativ kompliziert mit XMP, XMP Extension Schemas Adobe Reader zeigt keine Extensions an Man sieht XML -> Schon immer sehr umfangreich gelöst -> Nicht sehr intuitiv oder interoperabel A PDF Association Presentation 2012 by PDF Association 2

3 Gescannte Dokumente in PDF/A Gescannte Dokumente in PDF/A funktionierte schon immer gut! Stapelverarbeitung / Massenkonvertierung Dunkelverarbeitung, sehr vorhersagbare Ergebnisse Wenig Risiken, auch ohne 100% visuelle Kontrolle (Excel Druckansicht?!) Plus die bekannten vorteilhaften Optionen Voll interoperable Durchsuchbarkeit Kompressionsschema wie JBIG2 oder MRC/Layer-Technik -> War und ist oft der erste Schritt -> Hat sich am schnellsten und weitesten verbreitet A PDF Association Presentation 2012 by PDF Association 3

4 MRC / Layer-Kompression in PDF/A Layer PDF/A-1 PDF/A-2 Text Color Foreground Text b/w Mask Color Background JPEG TIFF G4 JBIG2 JPEG JPEG JPEG2000 TIFF G4 JBIG2 JPEG JPEG2000 TIFF TIFF G4 JPEG PDF/A-1 PDF/A-2 23,8 MB 60 kb 180 kb 65 kb 55 kb A PDF Association Presentation 2012 by PDF Association 4

5 PDF/A-2 erlaubt wieder Layer-Switches Optional Content A PDF Association Presentation 2012 by PDF Association 5

6 Lieber mal kurz ansehen. erst mal und und Originaldatei (Scan, TIFF) PDF/A-1 mit einfachem Image Embedding PDF/A-1 mit MRC-Kompression PDF/A-2 mit MRC-Kompression Volltext / Durchsuchbarkeit XMP-Metadaten-Datei XMP-Metadaten in PDF/A eingebettet (notepad.exe) A PDF Association Presentation 2012 by PDF Association 6

7 Neue Wege mit PDF/A-3 Einbettung beliebiger Dateiformate Metadaten im Inputmanagement, Data Capture, Scanning? CSV-Dateien XML-Dateien Excel-Dateien. Benötigt zum -> Bisher: z.b. Datenaustausch Scandienstleister (<)-> Kunde z.b. Import Daten in DMS / ERP z.b. als eigener, selbsttragender Index z.b. zum Datenaustausch Kunde <-> Lieferant Unverbunden, stand-alone, parallel zu den Images -> Jetzt: Images und Daten korrekt zugeordnet und untrennbar Fehlervermeidend in der Image Datei eingebettet A PDF Association Presentation 2012 by PDF Association 7

8 Mögliche Use-Cases Dienstleister scannt Rechnungen Und bettet die Prüfdaten gleich in die gescannte Rechnung ein Umfragerückläufer scannen und Daten erfassen Und die Images samt der Auswertung in Excel als eine Datei Zeichnungen scannen und Zeichnungskopf erfassen Und Zeichnungskopfdaten als Excel o.ä. einbetten für Copy&Paste Bauakten samt Daten Personalakten samt Daten -> Allgemein: Images plus leicht lesbare / weiter verwertbare Metadaten A PDF Association Presentation 2012 by PDF Association 8

9 Gescannte Dokumente und PDF/A-3 Dokumente werden viel verkehrsfähiger Funktionieren auch ausserhalb des DMS-/ECM-Systems gut Auch für gescannte Dokumente relevant, fest verknüpft: Arbeitsdaten, (wieder) im Dokumenten-Lebenszyklus Passende archivierbare Rendition der Daten Gescannte Dokumente in PDF/A-3: Darstellung gesichert PDF/A Kompression z.b. MRC Volltext OCR Kontext Verabeitbare Metadaten eingebettet -> Sicher weit mehr Anwendungsfälle, als vorab ausgedacht! A PDF Association Presentation 2012 by PDF Association 9

10 Auch das lieber mal ansehen erst noch mal PDF/A-2, mit PDF Compressor erstellen: Angehängte Dateien (nur PDF/A-Dateien einbetten!) Collection mit Deckblatt (nur PDF/A-Dateien einbetten!) Dann PDF/A-3, mit PDF Compressor erstellen: PDF/A-3-Datei mit angehängtem Excel A PDF Association Presentation 2012 by PDF Association 10

11 Fazit: PDF/A-3: ist die umfassende Lösung für gescannte Dokumente Anwendungsideen und Szenarien: Die Dokumentenkommunikation verbessern Neue / bessere Abläufe denkbar -> Jeder kann mal in Ruhe seinen Bereich durchdenken wo schmerzt es? A PDF Association Presentation 2012 by PDF Association 11

12 Scanning mit PDF/A-3 Vielen Dank! Noch Fragen? Kontakt: Web: Twitter: A PDF Association Presentation 2012 by PDF Association 12