Barrierefreie Dokumente Word, PDF. Dipl.Ing. in Birgit Peböck, Dipl.Päd.

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1 Barrierefreie Dokumente Word, PDF Dipl.Ing. in Birgit Peböck, Dipl.Päd.

2 Was ist ein PDF? PDF heißt Portable Document Format Von Adobe entwickelt Dokumente, die von einem Betriebssystem oder einer bestimmten Hardwareplattform unabhängig sind Dokumente, die unveränderbar sind Problem bei Thema Barrierefreiheit! 2

3 Barrierefreie PDFs Seit August 2012 gibt es den ISO Standard PDF/UA (Universal Accessibility) ISO :2012 Regelt: Wie müssen Inhalte in einem PDF enthalten sein, damit es barrierefrei ist? Wie müssen PDF-Tags gebraucht werden? Gilt für Autoren-Programme zum Erstellen von PDFs Reader oder Viewer zum Anschauen von PDFs Assistierende Technologien 3

4 Erstellen von barrierefreien PDFs Quelldokument schon so erstellen, dass es barrierefrei ist (z.b. Word) Dokument in PDF konvertieren Achtung, es gibt bisher noch kein Programm, das PDF/UA voll unterstützt. In Aussicht: axespdf PDF nachbearbeiten (z.b. in Acrobat Professional) 4

5 axespdf PlugIn für Word 2007 und Word 2010 Erstellen von barrierefreien Word- Dokumenten auf einen Klick Bei sauber formatierten Word- Dokumenten barrierefreie PDF- Dokumente laut Standard Derzeit Beta-Version zum Testen: 5

6 Word - OpenOffice In diesen Unterlagen nur Word-Anleitung Für OpenOffice etwas unter zu finden 6

7 Barrierefreie Word-Dokumente Metadaten Farben und Kontraste Mehrspaltiges Layout Layout über Formatvorlagen definieren Listen Tabellen Abstände im Text Bilder und Grafiken mit Alternativtexten Verknüpfungen im Dokument (Hyperlinks, Fußnoten, Inhaltsverzeichnis, sonstige Verzeichnisse) 7

8 Metadaten Dokumentsprache festlegen Word 2010: Überprüfen > Sprache > Spracheinstellungen Word 2007: Überprüfen > Dokumentprüfung > Sprache festlegen Word 2003: Extras > Sprache > Sprache festlegen Dokumentsprache als Standardsprache festlegen (z.b. Deutsch) 8

9 Metadaten - Sprache Textteile in einer anderen Sprache: Textteile markieren In der Statusleiste unten auf die Sprache klicken (Z.B. Deutsch (Deutschland)) Im Fenster, das sich öffnet, die gewünschte Sprache auswählen. 9

10 Metadaten - Titel AutorIn, Dokumenttitel, Stichwörter (NUR Dokumenttitel für barrierefreies PDF nötig) Word 2010: Datei > Informationen > in der rechten Spalte sind die Eigenschaften aufgelistet Titel hinzufügen anklicken und Titel eingeben Word 2007: Office Schaltfläche > Vorbereiten > Eigenschaften Word 2003: Datei > Eigenschaften > Zusammenfassung 10

11 Farben und Kontraste Ausreichend Kontrast zwischen Schrift und Hintergrund In Graustufen ausdrucken Color Contrast Analyser Wichtige Informationen nicht nur über Farbe transportieren 11

12 Mehrspaltiges Layout Immer über die vorhandene Funktion im Word realisieren Word 2010 und 2007: Seitenlayout > Seite einrichten > Spalten Word 2003: Format > Spalten 12

13 Formatvorlagen Für Überschriften, Absätze, Listen, Tabellen, Schnellformatvorlagen sind schon vordefiniert und gleich verwendbar Word 2010 und 2007: Start > Formatvorlagen Word 2003: In der Drop-Down-Box links neben der Schriftart 13

14 Formatvorlagen ändern Word 2010 und 2007: Klicken Sie auf den Pfeil rechts unten in den Formatvorlagen Word 2003: Klicken Sie auf das Symbol Sie erhalten eine Auflistung der Formatvorlagen. 14

15 Formatvorlagen ändern (2) Mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Formatvorlage klicken und Ändern anklicken. Es öffnet sich ein Fenster, in dem die Einstellungen für die gewünschte Formatvorlage festgelegt werden können. 15

16 Fenster Formatvorlage ändern Unter Format können noch weitere Einstellungen vorgenommen werden. 16

17 Fenster Formatvorlage ändern (3) Unter Absatz können die Abstände vor oder nach einem Absatz für die jeweilige Formatvorlage eingestellt werden. Hier kann auch der Zeilenabstand eingestellt werden. 17

18 Listen definieren Mit der dafür vorgesehenen Funktion Word 2010 und 2007: Start > Absatz > Aufzählungszeichen oder Nummerierung Hier können auch andere Aufzählungszeichen zugewiesen werden. 18

19 Listen definieren (2) Word 2003: In der Format-Symbolleiste auf das Symbol für Aufzählungszeichen oder Nummerierung klicken 19

20 Tabellen Tabellen nicht zum Formatieren verwenden! Tabellen nur als Datentabellen Mit der dafür vorgesehenen Funktion definieren. Word 2010 und 2007: Einfügen > Tabellen Word 2003: Tabelle > Einfügen > Tabelle 20

21 Abstände im Text Mit Enter wird immer ein neuer Absatz erzeugt. Wenn Abstände einfach mit Enter definiert werden, so erzeugt das eine Vielzahl von leeren Absätzen. Das ist für verschiedenen BenutzerInnen von Assistierenden Technologien sehr lästig, weil sie u.u. viele leere Absätze überspringen müssen, um zum nächsten Inhalt zu kommen. Beispiel: 21

22 Abstände definieren Word 2010 und 2007: Start > Absatz Auf den Pfeil rechts unten klicken. Es öffnet sich dieses Fenster. Der Abstand vor einem Absatz und der Abstand nach einem Absatz kann hier eingestellt werden, falls er anders sein soll, wie bei der Formatvorlage festgelegt. Ebenso kann der Zeilenabstand hier eingestellt werden. 22

23 Abstände definieren (2) Word 2003: Format > Absatz Mit Abstand Vor und Abstand Nach den gewünschten Abstand einstellen. 23

24 Neue Zeile oder neuer Absatz? Wenn Sie eine neue Zeile anfangen möchten, aber keinen neuen Absatz, so ist ein einfacher Zeilenumbruch nötig. Diesen erhält man mit Hochstelltaste und Enter. Wenn Sie einen neuen Absatz anfangen möchten, dann drücken Sie einfach Enter. Neue Zeile Neuer Absatz 24

25 Bilder und Grafiken mit Alternativtext Alternativtext ist eine textuelle Beschreibung eines Bildes oder einer Grafik für Menschen mit starken Sehbeeinträchtigungen oder für blinde Menschen. Auch Alt-Text genannt. Nicht mehr als 150 Zeichen! 25

26 Bilder und Grafiken mit Alternativtext (2) Word 2010 und 2003: Mit der rechten Maustaste auf das Bild klicken > Grafik formatieren > Alternativtext 26

27 Bilder und Grafiken mit Alternativtext (3) Word 2007: Mit der rechten Maustaste auf das Bild klicken > Größe > Alternativtext 27

28 Bilder in Kopf- und Fußzeile Bilder in der Kopf- und Fußzeile brauchen keinen Alternativtext, da sie im PDF automatisch als dekorative Elemente ohne Information eingestuft werden und nicht in der Tag-Struktur erscheinen. D.h. der Screenreader greift auf Bilder in der Kopf- oder Fußzeile nicht zu, außer er wird extra umgestellt. 28

29 Verknüpfungen im Dokument Hyperlinks (Links ins Internet oder - Adressen) werden von Word automatisch generiert. Im Normalfall ist keine Nachbearbeitung nötig. Fußnoten mit der dafür vorgesehenen Funktion erstellen Word 2010und 2007: Verweise > Fußnoten > Fußnoten einfügen Word 2003: Einfügen > Referenz > Fußnote 29

30 Verknüpfungen im Dokument (2) Inhaltsverzeichnis mit der dafür vorgesehenen Funktion erstellen Word 2010 und 2007: Verweise > Inhaltsverzeichnis > Inhaltsverzeichnis einfügen Word 2003: Einfügen > Referenz > Index und Verzeichnisse Damit ein automatisches Inhaltsverzeichnis generiert werden kann, müssen die Formatvorlagen benützt werden. 30

31 Verknüpfungen im Dokument (3) Sonstige Verzeichnisse (Abbildungsverzeichnis, Tabellenverzeichnis, ) mit den dafür vorgesehenen Funktionen erstellen Word 2010 und 2007: Verweise > Beschriftungen > Abbildungsverzeichnis einfügen Word 2003: Einfügen > Referenz > Index und Verzeichnisse Damit diese Verzeichnisse eingefügt werden können, müssen die Beschriftungen von Abbildungen oder Tabellen mit den dafür vorgesehenen Funktionen gemacht werden. 31

32 Prüfen der Barrierefreiheit (1) In Word 2010 können Dokumente auf Barrierefreiheit überprüft werden. Diese Funktion finden Sie unter Datei > Informationen > Auf Probleme prüfen > Barrierefreiheit überprüfen (siehe Screenshot nächste Folie) Die Prüfung kann nur bei.docx Dokumenten durchgeführt werden. 32

33 Prüfen auf Barrierefreiheit (2) 33

34 Prüfen der Barrierefreiheit (3) Rechts neben dem Dokument erscheint ein neues Fenster, das Fehler und Warnungen bezüglich der Barrierefreiheit ausgibt. Im unteren Abschnitt steht immer die Begründung, warum das Problem behoben werden soll und eine Beschriebung wie man das Problem beheben kann. 34

35 Erzeugen barrierefreier PDFs mit Word 2010 (1) Word 2010 kann selbst tagged PDF erstellen: Datei > Speichern und Senden > PDF/XPS- Dokumente erstellen Es erscheint folgendes Fenster: Auf Optionen klicken und Einstellungen einrichten 35

36 Erzeugen barrierefreier PDFs mit Word 2010 (2) Einstellungen: Textmarken erstellen mithilfe von Überschriften Dokumenteigenschaften Dokumentstrukturtags für Eingabehilfe Text als Bitmap speichern, 36

37 Prüfung von PDFs Automatische Prüfungen Im Acrobat Professional: bis Version 9: Erweitert > Ein-/Ausgabehilfe > Vollständige Prüfung ab Version 10: Anzeige > Werkzeuge > Ein-/Ausgabehilfe > Vollständige Prüfung Im Adobe Reader Version X: Bearbeiten> Ein-/Ausgabehilfe > Schnelle Prüfung Nicht mehr verfügbar ab Version XI Prüft noch nicht den ISO-Standard 37

38 Prüfung von PDFs (2) Mit PDF Accessibility Checker 2 (PAC 2) 38

39 Prüfung von PDFs (3) Mit einem Screenreader: NVDA kostenlos Jaws Vollversion als 40-Minuten-Testversion verfügbar (Nach Ablauf der 40 Minuten muss der Rechner neu gestartet werden.) Nützliche Tastenkombinationen: Tastenkombinationen.rsys 39

40 Gute Nachschlagewerke Barrierefreie PDF aus Word 2007 und Acrobat 9 accessibility.de/index.php/news/30/25/handbuch-barrierefreie- PDF-aus-Word-2007-und-Acrobat-Pro-9 Simulation 2003 auf 2007 von Microsoft: &vwidth=1044&vheight=788 Barrierefreies PDF mit Acrobat O_HowTo_PDFs_Barrierefrei_DE_2005_09_abReader7.pdf 40