Textverarbeitung Dokument- und Formatvorlage

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1 Berufsschule - Chemielaboranten BFK/Deutsch Skript Textverarbeitung Dokument- und Formatvorlage 1 Dokumentvorlage mit Word erstellen 1.1 Grundlegendes Unter einer Dokumentvorlage versteht man einen Dokumenttyp, der eine Kopie von sich selbst erstellt, wenn die Dokumentvorlage geöffnet wird. Der Vorteil liegt darin, dass Einstellungen nur einmal und nicht jedes Mal neu vorgenommen werden müssen, wodurch Zeit eingespart und ein einheitliches Layout aller Dokumente erreicht wird. Zur Erstellung einer Dokumentvorlage muss beim Speichern auf die Auswahl Speichern unter gegangen und der Dateityp Word- Vorlage ausgewählt werden. Gemeinsam mit den darin enthaltenen Formatvorlagen - wiederkehrenden Formatierungen wie z.b. für Überschriften, Nummerierungen usw. - kann Dokumenten ein einheitliches Aussehen gegeben werden. Gleichzeitig lassen sich durch eine Formatierung mit Formatvorlagen automatisch Verzeichnisse wie z.b. das Inhaltsverzeichnisverzeichnis oder ein Abbildungsverzeichnis erstellen. Bei der Erstellung solcher Vorlagen kann diese Übersicht helfen: 1.2 Grundlegende Einstellungen Seitenränder Um Seitenränder in Microsoft Word zu verwenden, können Standardseitenränder verwendet werden: 1. Registerkarte Seitenlayout wählen 2. in der Gruppe Seite einrichten auf Seitenränder gehen 3. gewünschte Standardseitenränder auswählen Außerdem können eigene Randeinstellungen festgelegt werden: 1. Registerkarte Seitenlayout wählen 2. in der Gruppe Seite einrichten auf Seitenränder und 3. auf benutzerdefinierte Seitenränder gehen. 4. Neue Werte für die Seitenränder eingeben. 04UNT-0001

2 1.2.2 Silbentrennung Um in Fließtexten Lücken am Zeilenende zu vermeiden, kann die Option Silbentrennung aktiviert werden. Dazu muss: 1. Registerkarte Seitenlayout gewählt werden, 2. in der Gruppe Seite einrichten auf Silbentrennung gegangen und 3. automatisch eingestellt werden Seitenzahl einfügen 1. Registerkarte Einfügen wählen und 2. in der Gruppe Kopf- und Fußzeilen auf Seitenzahlen gehen. 3. auf Seitenende gehen und gewünschtes Layout auswählen. HINWEIS: Soll auf der ersten Seite keine Seitennummerierung erfolgen: 1. Registerkarte Seitenlayout wählen und 2. in der Gruppe Seite einrichten auf das Symbol Seite einrichten gehen 3. im Register Layout auf Erste Seite anders klicken Alternativ kann auch mit Abschnittswechsel (siehe nächster Punkte) gearbeitet werden. Dies ermöglicht zudem, die Seitenzahlen des Inhaltsverzeichnisses in einem anderen Zahlenformat (z.b. römische Ziffern) anzugeben. Seite - 2 -

3 1.2.4 Abschnittswechsel Sollen beispielsweise Kopf- und/oder Fußzeilen in einem Dokument unterschiedlich gestaltet werden, muss das Dokument in Abschnitte eingeteilt werden. Außerdem können mittels Abschnittswechseln in verschiedenen Teilen des Dokuments unterschiedliche Nummerierungsformate verwendet werden (z. B. für Seitenzahlen das Nummerierungsformat i, ii, iii für das Inhaltsverzeichnis und das Nummerierungsformat 1, 2, 3 für das restliche Dokument). restliche 1. Registerkarte Dokument). Seitenlayout Dazu: wählen und 2. in der Gruppe Seite einrichten auf Umbrüche gehen. 3. Unter der Überschrift Abschnittsumbrüche gewünschten Abschnittswechsel auswählen. Erläuterung der möglichen Abschnittsumbrüche: 1. Nächste Seite: Der Umbruch Nächste Seite bewirkt, dass der Abschnitt auf der nächsten Seite des Dokuments gestartet wird. Dieser Abschnittswechsel wird z. B. gewählt, um Kopf- und Fußzeilen unterschiedlich zu gestalten. 2. Fortlaufend: Der Punkt Fortlaufend fügt einen Abschnittsumbruch auf der Seite ein und startet diesen auf derselben Seite. Gewählt wird dieser Abschnittswechsel, um z. B. Zeilennummerierungen o. ä. für einen bestimmten Textteil einzufügen. HINWEIS: Um beispielsweise Fuß- und/oder Kopfzeilen verschieden zu gestalten, muss sichergestellt sein, dass die Abschnitte nicht verknüpft sind: HINWEIS: Soll zusätzlich das Inhaltsverzeichnis eine andere Formatierung der Seitenzahlen (z.b. römische Zahlen) erhalten: 1. Abschnittsumbruch Nächste Seite nach Deckblatt und nach Inhaltsverzeichnis einfügen 2. Für jeden Abschnitt eigene Seitenzahl einfügen und dabei Mit vorheriger verknüpfen deaktivieren 3. Zahlenformat über Seitenzahl formatieren ändern. 4. Die Seitennummerierung über das Eingabefeld Beginnend bei entsprechend anpassen. Seite - 3 -

4 2 Formatvorlagen Grundsätzlich können sämtliche bestehenden Formatvorlagen den jeweiligen Anforderungen angepasst werden. Dabei sind z. B. Änderungen der Schriftart und Schriftgröße, des Zeilenabstands oder des Abstands nach Absätzen möglich. Mittels Rechtsklick auf die gewünschte Formatvorlage und der Auswahl ändern können diese Änderungen vorgenommen werden. Ein Beispiel: 2.1 Standard Die Formatvorlage Standard ist für den Fließtext einer Arbeit vorgesehen. Neben dieser Formatvorlage müssen häufig auch die Formatvorlagen für Überschriften angepasst werden. Um die Formatvorlage Standard anzupassen sollte wie folgt vorgegangen werden: 5. Register Start auswählen und unter der Gruppe Formatvorlage 6. über das Feld Standard mit der rechten Maustaste das Menü aufrufen. 7. Dort auf Ändern klicken. 8. Das Formular wird geöffnet: Name, mit dem die Formatvorlage bezeichnet wird. Achtung: von Word vorgegebene Namen wie Überschrift 1 oder Standard nicht verändern, da sonst Probleme auftreten können. Hier befinden sich die häufigsten Formatierungen: Schriftart und - größe, Einzüge, Zeilenabstand, Fett/kursiv, Farbe. Möglichkeit zum Feintuning Seite - 4 -

5 2.2 Überschrift Überschriften könne in verschiedenen Gliederungsebenen unterteil werden. Es gibt unterschiedliche Layouts, grundsätzlich bietet sich eine Formatierung im gängigen Format 1; 1.1; usw. an. Um Überschriften ein entsprechendes Gliederungsformat zuzuweisen, geht man: 9. Im Register Start Feld Absatz Liste mit mehreren Ebenen auswählen und 10. die gewünschte Vorlage anklicken. 2.3 Neue Formatvorlagen Neue Formatvorlagen werden z. B. genutzt, um wörtliche Zitate, die länger als zwei Zeilen sind, einzurücken und durch kursive Schrift hervorzuheben. Sie können wie folgt erstellt werden: 11. Register Start auswählen und unter der Gruppe Formatvorlage 12. über das Symbol Formatvorlagen das Menü aufrufen. 13. Dort auf das Symbol Neue Formatvorlage das Formular öffnen. 14. Das Formular wird geöffnet (weiteres Vorgehen ist identisch mit der Änderung der Formatvorlagen) Seite - 5 -

6 3 Sonstiges 3.1 Deckblatt In Microsoft Word gibt es eine Auswahl an vordefinierten Deckblättern, bei denen nur noch der Beispieltext durch den eigenen Text ersetzt werden muss: 1. Auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Seiten 2. auf Deckblatt klicken und das gewünschte Deckblattlayout auswählen. HINWEIS: Wenn Sie ein anderes Deckblatt in das Dokument einfügen, ersetzt das neue Deckblatt das zuerst eingefügte Deckblatt. 3.2 Inhaltsverzeichnis Um ein Inhaltsverzeichnis automatisch zu erstellen, muss vorher mit Formatvorlagen für Überschriften gearbeitet werden. Microsoft Word sucht z. B. nach den Überschrift 1, Überschrift 2 und Überschrift 3, um daraus das Inhaltsverzeichnis für das Dokument zu erstellen. Der große Vorteil des automatischen Inhaltsverzeichnisses ist, dass es automatisch aktualisiert werden kann, wenn Änderungen am Dokument vorgenommen wurden: 3. Register Verweise auswählen und unter der Gruppe Inhaltsverzeichnis 4. auf Inhaltsverzeichnis gehen 5. und die gewünschte Vorlage auswählen. Seite - 6 -

7 Um ein bestehendes Inhaltsverzeichnis zu aktualisieren, geht man wie folgt vor: 6. Rechtsklick auf das aktuelle Verzeichnis 7. Im Kontextmenü Felder aktualisieren anklicken und 8. auswählen, ob nur die Seitenanzahlen angepasst werden sollen oder auch das gesamte Verzeichnis (wenn Formulierung der Überschrift geändert wurde) Abbildungsverzeichnis Um ein automatisches Abbildungsverzeichnis erstellen zu lassen, muss allen Bildern auf die gleiche Weise eine Beschriftung hinzugefügt werden. Gleichzeitig werden dadurch die Bilder automatisch durchnummeriert und bei nachträglichem Einfügen oder Löschen eines Bildes die Nummerierung entsprechend angepasst. Die Bezeichnung wird über die Registerkarte Verweise im Feld Beschriftungen über Beschriftung einfügen festgelegt. Es erscheint ein Fenster, in welchem der Beschriftungstest eingegeben wird und weitere Einstellungen vorgenommen werden können. Nachdem den Abbildungen in einem Dokument einzelne Beschriftungen hinzugefügt wurden kann ein Abbildungsverzeichnis erstellt werden. Auch hier kann wieder mit bestehenden Formatvorlagen gearbeitet werden: 10. Register Verweise auswählen und unter der Gruppe Beschriftungen 11. auf Abbildungsverzeichnis einfügen gehen 12. und die gewünschte Vorlage auswählen. Seite - 7 -

8 3.4 Fußnoten Fußnoten werden in gedruckten Dokumenten verwendet, um Erklärungen, Kommentare oder Verweise für Textstellen in einem Dokument bereitzustellen. 13. Register Verweise auswählen und unter der Gruppe Fußnoten 14. auf Fußnote einfügen gehen, 15. Word fügt das Notenverweiszeichen ein und positioniert die Einfügemarke im Textbereich der neuen Fußnote. 3.5 Formeln einfügen Word stellt zur Erstellung von Formeln einen Editor zur Verfügung. Dieser befindet sich im Register Einfügen, im Feld Symbole unter dem Button Formel oberer Teil anklicken. Es öffnet sich automatisch das Feld Formeltools, welches u.a. verschiedene Strukturen (Brüche, Wurzeln, Potenzen, ) bereitstellt bzw. Operationszeichen, griechische Buchstaben etc. R = $ % υ = $ ' $ ( ΔU = ΔU +, + ΔU., 3.6 Tabellen einfügen Da Messwerte häufig in Tabellen dargestellt werden, ist die Erstellung von Tabellen häufig in Laborberichten erforderlich. Eine Tabelle wird über das Register Einfügen im Feld Tabellen durch Anklicken von Tabelle eingefügt. Die Spalten- und Zeilenanzahl können direkt ausgewählt werden, wobei diese auch nachträglich geändert werden können. Es öffnet sich automatisch das Feld Tabellentools, in welchem weitere Einstellungen wie z.b. die Wahl der Umrandung, Zeilenhöhe, Spaltenbreite, vorgenommen werden können. U in V I in A R in Ω 1 12,00 0, Achtung: Um den Text in einer Zelle in vertikale Richtung mittig anzuordnen, muss Abstand vor und Abstand nach auf 0pt gesetzt werden. Seite - 8 -

9 3.6.1 Tabelle als Objekt einfügen Meistens wird eine Messtabelle in Excel erstellt, um die Messwerte direkt auszuwerten bzw. grafisch darzustellen. Deshalb ist es auch möglich, diese in Excel erstellte Tabelle in Word einzufügen. Dazu gibt es im Register Einfügen im Feld Text die Auswahlmöglichkeit Objekt. Durch Klicken auf den Pfeil rechts öffnet sich ein Kontextmenü, bei welchem Objekt ausgewählt wird. Es erscheint ein Dialogfenster, bei welchem ausgewählt werden kann, ob das Objekt neu erstellt oder aus einer Datei erstellt heraus erstellt werden soll. Da normalerweise die Excel- Datei schon vorhanden ist, kann Aus Datei erstellen ausgewählt werden. Über den Button Durchsuchen wird die entsprechende Datei ausgewählt. Anschließend muss noch der Haken Verknüpfen gesetzt werden, sodass auch wirklich eine Verknüpfung zur Quelldatei hergestellt wird. Wird diese später noch verändert, kann diese Veränderung im Word-Dokument durch Rechtsklick und Auswahl des Punktes Verknüpfung aktualisieren angepasst werden. Ebenfalls kann direkt aus dem Word-Dokument heraus das Excel- Arbeitsblatt geöffnet werden (Auswahl Verknüpftes Arbeitsblatt-Objekt). 3.7 Weiterführender Link: Seite - 9 -