Elektronische Rechnungen einfach und sicher!

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1 Elektronische Rechnungen einfach und sicher! Zeit und Kosten sparen durch digitalen Geschäftsverkehr Durch digitale Geschäftsprozesse können die Arbeitsabläufe im Unternehmen optimiert werden. Im Bereich der Rechnungsstellung dominiert größtenteils noch das Papier. Jedoch gewinnt der elektronische Rechnungsverkehr zunehmend an Bedeutung, da immer mehr Lieferanten und Dienstleister (z. B. Telekommunikationsanbieter, Krankenkassen) von Papierrechnungen auf elektronische Rechnungen umstellen. Somit erhöht sich für viele Unternehmen der Druck, Prozesse einzuführen, um elektronische Eingangsrechnungen effizient und gesetzeskonform bearbeiten zu können. Aber auch das Erstellen elektronischer Ausgangsrechnungen gewinnt für viele kleine und mittlere Unternehmen an Attraktivität, da dadurch Kosten gesenkt werden können. Der Gesetzgeber stellt hier hohe Anforderungen: Das Dokument muss im Originalzustand vorliegen (Integrität) und der Rechnungssteller muss eindeutig identifizierbar sein (Authentizität). Die rechtlichen Unsicherheiten sollten nicht zur Barriere werden, sondern der Umgang mit elektronischen Rechnungen sollte sich einfach und sicher gestalten. Was ist eine Rechnung? Rein rechtlich gesehen hat eine Rechnung selbst keine Bindungswirkung. Nur die vorher geschlossenen Verträge, die Leistung und Gegenleistung benennen, sind rechtlich bindend. Deshalb findet sich weder im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) noch im Handelsgesetzbuch (HGB) eine Definition von Rechnung oder Vorschriften, wie eine Rechnung auszusehen hat. Das Handelsgesetzbuch bestimmt jedoch, dass ein Kaufmann Ausgangs- und Eingangsrechnungen als Belege aufbewahren muss ( 257 Abs. 1 Nr. 4 i. V. mit 238 Abs. 1 HGB). Im Umsatzsteuerrecht kommt der Rechnung eine zentrale Bedeutung zu und demzufolge findet sich im Umsatzsteuergesetz (UStG) in 14 Abs. 1 auch eine Definition:

2 Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Weg zu übermitteln. Welche gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsmäßige Rechnung gestellt werden, ist im 14 UStG beschrieben. Maßgeblicher Inhalt einer Rechnung Folgende Angaben müssen auf einer Rechnung vorhanden sein, damit diese zum Vorsteuerabzug berechtigt: 1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers 2. Name und Anschrift des Leistungsempfängers 3. Steuernummer und/oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer 4. Ausstellungsdatum der Rechnung 5. der Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung 6. die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistung 7. das nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Netto-Entgelt 8. anzuwendender Steuersatz und der auf das Entgelt anfallende Umsatzsteuerbetrag 9. Hinweis auf im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts (Rabatte, Boni, Skonti)

3 Bei Rechnungen unter 150 Euro (Kleinbeträge im Sinne des 33 UStDV) sind mindestens folgende Angaben notwendig: 1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers 2. die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistung 3. das Entgelt und der Steuerbetrag für die Lieferung oder die sonstige Leistung in einer Summe 4. Steuersatz Vor einer weiteren Verarbeitung der Rechnung ist darauf zu achten, dass diese den Vorschriften des Umsatzsteuerrechts entsprechen, um den Vorsteuerabzug geltend machen zu können. Enthält eine Rechnung nicht alle vorgeschriebenen Angaben, entspricht sie nicht den gesetzlichen Anforderungen und gilt daher als nicht ordnungsmäßig im Sinne des 14 UStG. Der Rechnungsempfänger hat einen Anspruch auf eine ordnungsmäßige Rechnung, die zum Abzug der Vorsteuer berechtigt. Anderenfalls ist er zur Zurückbehaltung des Rechnungsbetrags berechtigt. Eine Papierrechnung muss normalerweise nicht unterschrieben werden, um gültig zu sein. Etwas anderes gilt für die elektronische Rechnung. Sie muss elektronisch signiert, d. h. digital unterschrieben werden. Was ist eine elektronische Rechnung? Papierrechnungen können laut Umsatzsteuergesetz durch elektronische Rechnungen ersetzt werden, wenn diese mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß Signaturgesetz versehen werden ( 14 Abs. 3 UStG) und der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung zustimmt ( 14 Abs. 1 UStG). Bereits seit 2002 werden elektronische Rechnungen, die mit einer gültigen qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, neben den Rechnungen auf Papier anerkannt und berechtigen zum Vorsteuerabzug.

4 Unter die elektronischen Rechnungen fallen solche, die z. B. über das Internet, via E- Mail oder durch Übersendung maschinell lesbarer Datenträger (Diskette, CD-ROM, Magnetbänder) übermittelt werden. Zustellung elektronischer Rechnungen Elektronisch übermittelte Rechnungen werden dann wirksam, wenn sie so in den Machtbereich des Empfängers gelangt sind, dass dieser, bei Annahme der gewöhnlichen Möglichkeiten, davon Kenntnis nehmen konnte. Im normalen Geschäftsverkehr ist dies die Geschäftsadresse, Sitz und Postfach. Im elektronischen Geschäftsverkehr ist dies z. B. die Homepage oder E- Mail-Adresse. Dies gilt aber nur dann, wenn mit diesen Adressen im Rechts- und Geschäftsverkehr nach außen aufgetreten wird. Verifizierung durch qualifizierten elektronische Signatur Bei elektronisch übermittelten Rechnungen müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nachgewiesen werden. Ohne eine gültige qualifizierte elektronische Signatur darf die Vorsteuer nicht abgezogen werden. Eine z. B. über Microsoft Outlook selbst erstellte Signatur ist nicht steuersicher. Die qualifizierte elektronische Signatur auf einer elektronischen Rechnung stellt sicher, dass der Beleg nicht auf dem Übertragungsweg geändert wurde, d. h. dass die Rechnung so beim Empfänger angekommen ist, wie sie der Aussteller versendet hat. Außerdem wird die Identität des Rechnungsausstellers sicher nachgewiesen. Damit sollen Möglichkeiten zum Umsatzsteuerbetrug eingedämmt werden. Folgen bei Fehlen der entsprechenden Signatur Ein Vorsteuerabzug aus nicht qualifiziert signierten elektronischen Rechnungen verstößt gegen das Umsatzsteuergesetz.

5 Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur? Im sog. Signaturgesetz (SigG) sind die Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen geregelt. Die elektronische Signatur ist ein fälschungssicherer mathematischer Schlüssel, der zusammen mit dem Text gesendet wird. Die elektronische Unterschrift soll dem Empfänger des Dokumentes einen rechtsverbindlichen Beweis dafür liefern, dass das Dokument tatsächlich vom ausgewiesenen Sender stammt und auf dem Übertragungsweg nicht manipuliert wurde. Und umgekehrt: Für den Sender ist die digitale Unterschrift der Beweis, dass der Empfänger das unverfälschte Dokument erhalten hat. Ein Dokument gilt als wirksam digital unterschrieben, wenn die Zuordnung der Unterschrift zum Dokument ausreichend fälschungssicher ist. Dazu muss auch der Absender eindeutig identifizierbar sein. Um dies zu gewährleisten, wird jedem Benutzer ein Signaturschlüssel (privater Schlüssel) zugeordnet. Mit diesem Schlüssel wird die Unterschrift erzeugt. Zur Kontrolle gibt es einen einzigen korrespondierenden öffentlichen Schlüssel. Damit kann die Echtheit der Unterschrift überprüft werden. Außerdem kann festgestellt werden, ob die signierten Daten in der Zwischenzeit verändert wurden. Die Zuordnung des Schlüssels erfolgt durch eine lizenzierte Zertifizierungsinstanz. Die Garantie für die richtige Zuordnung einer Signatur zu einer Person übernimmt eine öffentliche oder öffentlich zugelassene Zertifizierungsstelle. Solche Zertifizierungsstellen können amtliche Stellen sein, aber auch amtlich zugelassene Stellen, die unter staatlicher Aufsicht stehen. Akkreditierte Anbieter sind z. B. die Deutsche Post AG; T-Systems oder die DATEV eg.

6 Ein PGP-Schlüssel ( Pretty Good Privacy Programm zur Verschlüsselung und zum Signieren von Daten) ist nicht ausreichend, da er nicht den Anforderungen der qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz entspricht. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser Um auf der rechtlich sicheren Seite zu sein, sollte die Signatur immer unmittelbar nach Erhalt des Dokuments auf Gültigkeit geprüft werden. Nur so kann das Risiko minimiert werden, dass der Vorsteuerabzug nachträglich versagt wird und möglicherweise sogar Steuerzinsen oder Bußgeld bezahlt werden müssen. Bei grenzüberschreitenden Sachverhalten gilt grundsätzlich das Herkunftslandprinzip, d. h. die Regeln des jeweiligen Herkunftslandes haben Gültigkeit (Richtlinie über den elektronischen Geschäftsverkehr). Hinsichtlich der Rechnungsübermittlung werden in anderen Mitgliedstaaten der EU unterschiedliche Anforderungen an die elektronisch signiert wurde, jedoch nicht wie in Deutschland gefordert, mit einer qualifiziert elektronischen Signatur. Handelt es sich um die Einfuhr von Gegenständen, um einen innergemeinschaftlichen Erwerb oder einen Fall vom Reverse - Charge (Sonstige Leistung), wird eine Rechnung nach den jeweiligen Vorschriften der Herkunftsländer erstellt. Es ist dafür auch keine qualifiziert elektronische Signatur erforderlich. Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen Sowohl Absender als auch Empfänger von elektronischen Rechnungen sind wie bei Papierrechnungen zur Aufbewahrung verpflichtet ( 14b Abs. 1 UStG). Bei elektronisch übermittelten Rechnungen muss der Unternehmer neben der Rechnung auch die Nachweise über die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten aufbewahren, also beispielsweise die qualifizierte elektronische Signaturprüfung.

7 Die Aufbewahrungsfrist beträgt auch für elektronische Rechnungen zehn Jahre und beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wird. Die Rechnungen müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar sein. Unternehmer, die im Inland ansässig sind, müssen ihre Rechnungen in der Regel auch im Inland aufbewahren ( 14b Abs. 2 Satz 1 UStG). Bei elektronisch aufbewahrten Rechnungen ist das Gebiet der Aufbewahrung weiter gezogen. Diese Rechnungen können unter bestimmten Zusammenfassend gilt für die Praxis: Pflichtangaben einer Rechnung müssen auch auf einer elektronischen Rechnung enthalten sein. Der Rechnungsempfänger muss damit einverstanden sein, die Rechnungen in elektronischer Form zu erhalten. In Deutschland müssen elektronische Rechnungen qualifiziert elektronisch signiert sein. Der Rechnungsempfänger muss die qualifizierte elektronische Signatur überprüfen und die Prüfung dokumentieren. Die Rechnung mit Signatur ist zusammen mit dem Prüfergebnis in einem revisionssicheren elektronischen Archiv aufzubewahren. Die Frist für Aufbewahrung und Lesbarkeit beträgt aktuell zehn Jahre. Einfache Lösung: Die DATEV erechnung Eine einfache und durchgängige Lösung, mit der alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind, bietet die DATEV eg. Mit der browserbasierten Anwendung DATEV Belegverwaltung online als Teil von DATEV Unternehmen online können signierte, elektronische Eingangsrechnungen ganz einfach geprüft werden. Ausgangsrechnungen werden qualifiziert elektronisch signiert. Auch die Archivierung ist in der Lösung mit inbegriffen. Alle Rechnungsbelege werden mit allen relevanten Daten (Signatur und Prüfergebnis) im DATEV Rechnungszentrum handels- und steuerrechtskonform archiviert. Ein zusätzlicher Vorteil ist die Integration in die Finanzbuchführung. Das Prüfergebnis wird im Rechnungswesen-Programm angezeigt. Darüber hinaus kann auf die digitalen Rechnungsbelege zugegriffen werden. Die Belege stehen sowohl im Unternehmen als auch in der Steuerberatungskanzlei sofort für die Buchführung zur

8 Verfügung. Somit wird eine Möglichkeit für die zeitnahe Erstellung der Buchführung geschaffen. Auswertungen gewinnen an Aktualität und Unternehmenszahlen können stets im Blick gehalten werden. Unternehmen DATEV- Rechenzentrum Buchführung Kanzlei/ Unternehmen Eingangsrechnungen Signaturprüfung Protokollierung Archivierung Belegbilder von Eingangs- und Ausgangsrechnungen Ausgangsrechnungen Signatur Protokollierung Archivierung Versand der elektronischen Ausgangsrechnungen Elektronische Rechnungen stellen unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften eine lohnenswerte Alternative zur bisherigen Papierrechnung dar. Sie bieten Vorteile für alle Beteiligten. Der Rechnungsaussteller kann wichtige Lieferantenbeziehungen ohne Mehrkosten aufrechterhalten. Denn zum Teil berechnen die Unternehmen für die Zustellung von Papierrechnungen Aufwandskosten. Der Rechnungsaussteller spart Kosten für Druck und Versand außerdem ist die Rechnung schneller beim Empfänger. Vom innovativen Unternehmensimage profitieren beide denn der Trend geht weg vom Papier und hin zur elektronischen Rechnung. Auskünfte und Hilfestellung zur elektronischen Signatur geben u. a. die örtlichen Industrie- und Handelskammern oder Ihr Steuerberater. Sprechen Sie diesen auf die komfortable Lösung DATEV erechnung an.