Daten- und Informationsmanagement am Beispiel der e-rechnung. Zusätzlicher Aufwand oder wirkliche Unterstützung in Verwaltungsprozessen?

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1 Daten- und Informationsmanagement am Beispiel der e-rechnung Zusätzlicher Aufwand oder wirkliche Unterstützung in Verwaltungsprozessen? Markus Munz DATEV eg Seite

2 Gesellschaftliche Treiber der Digitalisierung Demografischer Wandel Erfahrungshorizont neuer Mitarbeiter Erwartungshaltung an moderne Arbeitsplätze gegebenenfalls mehr Aufgaben bei weniger Mitarbeitern Anforderungen Bürger/Wirtschaft schneller Zugang zu Informationen und Leistungen hohe Geschwindigkeit in der Bearbeitung ( e-shop Erlebnis ) Transparenz der Entscheidung Seite 3

3 E-Rechnung per ZUGFeRD DATEV unterstützt die Bearbeitung von eeingangsrechnungen mit dem Standardformat ZUGFeRD Hintergrund: medienbruchfreier Versand und Empfang sowie friktionslose Weiterverarbeitung der Rechnungsinhalte in Fachanwendungen ohne bilaterale Vereinbarungen zuvor ZUGFeRD-Rechnung ist gewöhnliches PDF-Dokument Integrierte XML-Datei, das wesentliche Rechnungsinformationen enthält Effizienz- als auch Qualitätsvorteile durch: Teilautomatisierung des Buchführungsprozesses durch Buchungsvorschläge Vermeidung von Übertragungsfehlern keine Konvertierung der Rechnung zwecks Archivierung nötig Beschleunigung beim Bankbuchen Umsetzung für Ausgangsrechnungs- und Bescheiderstellung Seite 4

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7 Effizienz Elektronische Rechnungsstellung öffentlicher Aufträge Ausgangspunkt: EU-Richtlinie 2014/55/EU am 26. Mai 2014 in Kraft getreten, verbindliche Umsetzung bis Ende 2018 verpflichtet öffentliche Verwaltungen e-rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten Voraussetzung für Datenaustausch: die zu empfangenden Rechnungen entsprechen einem festzulegenden Datenformat BMI Handlungsempfehlung ist ZUGFeRD Nutzen: automatisierte Verarbeitung der Rechnungsinhalte beschleunigte Prozessabläufe im Eingang und Ausgang Wegfall mehrfacher, manueller Prüfungsschritte Reduzierung Posteingangs- und Scan- Tätigkeiten sowie der Archivierung geringere Druck- und Portokosten weniger Zahlungsverzögerungen geringere Fehlerrate bei der Rechnungsbearbeitung Erhöhung der Transparenz innerhalb der Prozessschritte Einhaltung der Zahlungsziele Qualität Ziel: E-Geschäftsprozess auf Basis ZUGFeRD-Standard etablieren Einsparungspotential ca Euro pro Rechnung, entspricht ca. 80 % der bisherigen Prozesskosten (Quelle: Rogall-Grothe, 2014) Status-Quo: 75,8 Mio. Rechnungen in deutschen Kommunen 18 % der Rechnungen in Deutschland werden elektronisch versendet Seite 9

8 Warum dann nicht schon flächendeckend im Einsatz? Ideen treffen auf Wirklichkeit! Gesetzliche Verpflichtung fehlt aktuell noch weitgehend! Verordnungen und Berichtspflichten! Anordnungswesen Signaturgesetz Berichtspflichten der EU.. e-rechnung ist kein ersetzender Vorgang Aufbewahrung der elektronischen Rechnungen aufwändig Bisher kaum e-rechnungen In Zukunft mehrere Formate möglich (ZUGFeRD, XRechnung, EU- Format,..) Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen (Bescheide) unterschiedlich zu betrachten Seite 13

9 Trotzdem.!!! Ziel: E-Geschäftsprozess auf Basis ZUGFeRD-Standard etablieren Einsparungspotential ca Euro pro Rechnung, entspricht ca. 80 % der bisherigen Prozesskosten (Quelle: Rogall-Grothe, 2014) Status-Quo: 75,8 Mio. Rechnungen in deutschen Kommunen 18 % der Rechnungen in Deutschland werden elektronisch versendet Umsetzung wegen Prozessvorteilen nicht wegen der e-rechnung!!! Seite 14

10 Einsatzszenario in der Verwaltung Vom Rechnungseingang bis zur Buchung Beleg- bzw. Rechnungseingang Verantwortlicher scannen indexieren Prüfung und E-Business-Portal Workflow-Unterstützung durch: Weiterleitungsfunktion - Zur Kenntnisnahme - Zur Erledigung Genehmigungsprozesse digitalisierter Arbeitsschritt Kämmerei Freigabe geprüft Original an das Archiv Beleg digital buchen geprüft Gebuchte Belege werden für Datenaustausch mit z.b. Kanzlei exportiert Seite 15

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14 Dokumentenablage in der Praxis Live! Seite 19

15 Dokumentenablage in der Praxis Seite 20

16 Dokumentenablage in der Praxis Live! Seite 21

17 Dokumentenablage in der Praxis Live! Seite 22

18 DATEV-Lösungen für Dokumentenorganisation öffentlichen Einrichtungen DATEV Dokumentenablage pro sofort Nutzbar, keine Lizenzkosten ZUGFeRD geringer Einrichtungsaufwand, 2-3 Manntage maximal aber: kein vollständiges Dokumentenmanagement, nicht revisionssicher, kein ersetzendes Scannen DATEV DMS classic pro revisonssicher ersetzendes Scannen, ZUGFeRD,. als Standardlösung, mit definiertem Leistungsumfang oder als Individual-Projekt mit detaillierter Projektaufnahme und Projektsteuerung Seite 23

19 Exkurs Unternehmen online Live! Seite 24

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21 Einsatzszenario in der Verwaltung Vom Rechnungseingang bis zur Buchung Beleg- bzw. Rechnungseingang Verantwortlicher scannen indexieren Prüfung und E-Business-Portal Workflow-Unterstützung durch: Weiterleitungsfunktion - Zur Kenntnisnahme - Zur Erledigung Genehmigungsprozesse digitalisierter Arbeitsschritt Kämmerei Freigabe geprüft Original an das Archiv Beleg digital buchen geprüft Gebuchte Belege werden für Datenaustausch mit z.b. Kanzlei exportiert Seite 26

22 Herausforderung Rechnungsübermittlung und Finanzbuchführung int. Konzern Außenstelle italienisches Verkehrsministerium Bürger ZUGFeRD österreichisches Verkehrsministerium Handwerksbetrieb Bürger in Österreich Buchhaltung automatische Datenübermittlung an die FIBU?????? Seite 27

23 Elektronischer Rechnungsempfang mit DATEV E-Business int. Konzern Zweckverband italienisches Verkehrsministerium Bürger ZUGFeRD italienisches Format Handwerksbetrieb österreichisches Format österreichisches Verkehrsministerium Buchhaltung Bürger in Österreich automatische Datenübermittlung an die FIBU Seite 28

24 Elektronischer Rechnungsversand mit DATEV E-Business int. Konzern Außenstelle italienisches Verkehrsministerium Bürger ZUGFeRD italienisches Format Handwerksbetrieb österreichisches Format österreichisches Verkehrsministerium Bürger in Österreich Seite 29

25 PEP DATEV E-Business Szenario Empfänger Scan-2-Inbox DATEV E-Business Datensatz -2-Inbox Image Portal Datensatz Image DCO-Schnittstelle Seite 30

26 Versender DATEV E-Business Szenario Versender Rechnungen Mahnungen Gutschriften DATEV E-Business Physischer Versand Lieferscheine Angebote elektronischer Versand / FTP / AS2 / E-Postbrief / D / Elektronische Daten aufbereitet für direkte Übernahme in Kundensysteme Datensatz Partner Webcast Seite 31

27 Erfolg als Netzwerk Seite 32

28 NAV Partner Seite 33 6 Webcast

29 NAV Partner Seite 34 6 Webcast

30 Wie können wir Sie unterstützen? Die Lösungen der DATEV für: ZUGFeRD Digitale Belege buchen E-Business- Portal E-Akte Ersetzendes Scannen Online Lösungen Seite 35

31 Handlungsfelder Digitalisierung öffentliche Einheiten Fazit Nur Projekte angehen die unabhängig vom Format der e-rechnung einen Vorteil bieten! e-rechnung als Hebel für Projekte nutzen! Standardsoftware nutzen! Unsere Empfehlung: digitale Agenda für Rechnungseingang/ Rechnungsausgang erstellen Einstiegsberatung Ihre Digitale Agenda Seite 36

32 Einstiegsberatung Ihre Digitale Agenda Rechnungseingang/Rechnungsausgang Ziele und Nutzen: Inhalte und Ablauf: aktuelle Informationen zur Digitalisierung Anwendungsszenarien vorstellen Basis für eine digitale Agenda abstimmen Seite 37

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