Digitalisierung von Rechnungsprozessen in der Unternehmenspraxis

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1 Digitalisierung von Rechnungsprozessen in der Unternehmenspraxis photodune Seminar Elektronische Rechnungsabwicklung IHK Rhein-Neckar - Heidelberg 1

2 Marcus Nagel Dipl.-Wirtschaftsinformatiker (BA) // MBE Vorstand Beratung & Vertrieb DACH // Chief Channel Officer (CCO) 2 2

3 Agenda Die JobRouter AG Ziele der elektronischen Rechnungsverarbeitung? Was bedeutet elektronische Rechnungsabwicklung? Welche Standards helfen zur Optimierung? Worauf ist bei der Projektierung zu achten? Lösungen für Klein- // Kleinstunternehmen 3

4 Die JobRouter AG Die JobRouter AG ist Hersteller der besonders leistungsfähigen Workflow-Suite JobRouter mit der beliebige dokumentlose oder dokumentenbezogene Prozesse realisierbar sind. JobRouter beinhaltet eigene Module zur Belegerkennung, zur Archivierung sowie reichhaltige Funktionen zur Behandlung von Dokumenten. JobRouter ist damit eine sehr leistungsfähige DMS-Suite. JobRouter ist in 18 Sprachen verfügbar und wird weltweit eingesetzt. Die JobRouter AG hat seit 20 Jahren Erfahrung mit der Projektierung von Workflowprojekten im Bereich Buchhaltung, Einkauf, QM, F&E, Vertrieb, Verwaltung, IT für KMU bis hin zu internationalen Großkonzernen. 4

5 Was sind die Ziele von digitalen Rechnungsprozessen? 5

6 Ziele Schnelle Erfassung von Rechnungsdaten Verarbeitung für Papierrechnungen, wie für elektronische Eingangsrechnungen Transparenz in der Bearbeitung (Was ist bei wem in welchen Status unterwegs?) Beschleunigung der Bearbeitung durch (Teil-)Automatisierung Beschleunigung der Bearbeitung durch Vertretungs- und Eskalationsmanagement Senkung der Prozesskosten 6

7 Ziele Steigerung der Bearbeitungsqualität Digitale Aufbewahrung der Rechnungen (rechtskonform) Vernichtung von Papier wenn möglich // Vermeidung von Papiererzeugung Digitales Arbeiten bei der Prüfung und Freigabe am Bildschirm ohne Medienbrüche Datenaustausch zwischen Unternehmensprozessen und Fachanwendungen Direkte Anbindung der Workflows an ERP // FIBU // andere Fachsysteme Protokollierte Bearbeitung der Eingangsrechnungen (Audits) 7

8 Was bedeutet elektronische Rechnungsabwicklung? 8

9 Die Teilbereiche einer Lösung 9

10 In einer geeigneten Software zusammengefasst 10

11 Verarbeitung von Eingangsrechnungen Eingangskanal Schnittstelle Verarbeitung im Workflow Papier Fax Elektronische Daten Scanner // MFG Dateiübergabe Konnektor EDI/ ZugFeRD Dokumenterkennung // OCR Verarbeitung von ZugFeRD Rechnungen Archivierung von Mails Archivierung der Rechnungsdokumente Freigabeworkflow Verteilung Sachliche und rechnerische Prüfung Kaufmännische // technische Prüfung Abgleich mit Bestell- // Wareneingangsdaten Buchung 11

12 Beispielhafter Ablauf - Papierrechnung Scannen OCR Archivierung Start Freigabeworkflow 12

13 Beispielhafter Ablauf Elektronische Rechnung Eingang Mailarchivierung OCR Start Freigabeworkflow 13

14 Beispielhafter Ablauf - Freigabeprozess 14

15 Verarbeitung von Eingangsrechnungen Technik Scannen OCR Schnittstellen ERP FIBU Speicherung Berechtigungskonzept Organisation Freigabeprozesse Aufbauorganisation Ablauforganisation Berechtigungskonzept Recht Aufbewahrungsfristen Aufbewahrungsformen Rechnungen Zusatzdokumente GOBD Verfahrensbeschreibung Verfahrensdokumentation 15

16 Scannen Digitalisierung von Rechnungsdokumenten Arbeitsplatzscanner Multifunktionsgeräte Auflösung und Qualität müssen lesbare Dokumente sicherstellen Scan in Vollfarbe // Graustufen // SW Lesbare Scanergebnisse sind notwendig 16

17 OCR // Dokumenterkennung Klassifikation von Dokumenten Extraktion von Dokumentinhalten Erspart die reine manuelle Erfassung Kann rechnerische Prüfung auf Kopf- und Positionsebene leisten Kann Zahlungsbedingungen extrahieren Kann 14 // 13 // 13b Prüfungen durchführen Selbstlernende Systeme, die durch menschliche Prüfung der Erkennungsergebnisse und Korrekturen lernen und Qualität steigern 17

18 Dokumentklassifikation Rechnungen Verträge Änderung Bankdaten Bescheide // u.v.m. 18

19 Dokumentextraktion Übereinstimmung OCR Feld Dok.-nummer P e tz, Erwin Name 94,80 Position 1 190,80 8,16 Position 2 Rabatt 44,0 8 USt 337,82 Gesamtbetrag 19

20 Archivierung Aufbewahrung der eingegangenen Rechnungen in einem elektronischen Dokumentenarchiv Arbeiten mit Dokumenten wie auf Papier (Notizen, Vermerke, ) Verlinkung der Dokumente mit dem Workflow und den Buchungsdaten im ERP // FIBU System Aufruf und Verlinkung von Zusatzdokumenten wie Bestellungen, Lieferscheinen, etc. 20

21 Integriertes Workflow-Management ERP + Workflow CAD + Workflow CRM + Workflow DMS + Workflow FI/ PPS/ WWS + Workflow Kunde Angestellter Partner Manager 21

22 Unabhängiges Workflow-Management ERP CAD CRM DMS FI/ PPS/ WWS Eigenständige Workflow Suite Kunde Angestellter Partner Manager 22

23 Workflow-Management Abbildung des Prozesses zur Prüfung und Freigabe einer Rechnung Abbildung der Aufbau- und Ablauforganisation im Workflow Verwendung von Vertretungsmanagement um Aufgaben immer der Bearbeitung zuzuführen Verwendung von Eskalationsmechanismen um sicherzustellen, dass Fristen (Skonto!) eingehalten werden Bei Bedarf wird Arbeit umverteilt oder Personen(gruppen) informiert 23

24 Workflow-Management Informationsaustausch zu Stammdaten Kreditoren Konten Kostenstellen Datenübergabe aus dem Workflow an relevante Systeme: ERP // FIBU Vorerfassung Buchung Zahlungsinformationen Infrastrukturen sind sehr oft heterogen ERP // FIBU // CRM Datenbanken Kreditorenstammdaten Bestellungen // Bestellpositionen Wareneingänge // Wareneingangspositionen Zolltarifnummern // Containernummern // etc. 24

25 Verschiedene Prozessvarianten Variante 1: Einbuchung einer Eingangsrechnung mit Zahlsperre auf Kopf oder Positionen Auflösung der Zahlsperre(n) auf Kopf oder Positionsebene über den Workflow Variante 2: Vorerfassung einer Eingangsrechnung (Buchung gegen Kreditor ohne Positionskontierung) Durchlauf des Freigabeworkflows 25

26 Beispielhafter Ablauf - Freigabeprozess 26

27 Welche Standards helfen? 27

28 Was ist ZugFeRD? Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat ein einheitliches Verfahren und Datenmodell für einen einfacheren elektronischen Rechnungstausch entwickelt. Dieses ermöglicht die Einbettung eines maschinenlesbaren XML-Files in das Langzeitarchivierungsformat PDF/A. Die XML-Datei enthält dabei alle zur Rechnungs-bearbeitung benötigten Daten. Äußerlich unterscheidet sich eine ZugFeRD-PDF-Datei nicht von einer gewöhnlichen PDF-Datei. 28

29 Was macht ZugFeRD einfacher? Eingangsbearbeitung Prüfung und Freigabe Buchung Archivierung Zahlung Spezifikation und Umsetzungsregeln zum branchenübergreifenden Kern-Rechnungsformat des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), Seite 16 29

30 ZugFeRD Basic Das Basic-Profil bildet vom Aufbau her einfachste Rechnungen ab. Kopf- und Fußdaten werden übertragen, Positionsdaten nur reduziert (z.b. Keine Positionsnummern und Einzelpreise). Eine automatisierte Rechnungsprüfung ist somit kaum möglich. 30

31 ZugFeRD Comfort Im Comfort-Profil werden alle Daten in strukturierter Form übermittelt, die für eine überwiegende Zahl versendeter Rechnungen eine automatisierte, systemgestützte Rechnungsbearbeitung auf Empfängerseite zu ermöglichen. Unterstützt werden dabei insbesondere die Prozesse Buchung, Zahlung und Rechnungsprüfung. 31

32 ZugFeRD Extended Im Extended-Profil werden alle im ZugFeRD-Datenmodell abgebildeten Daten in strukturierter Form bzw. als qualifiziertes Textfeld übermittelt. Die Auswahl der tatsächlich verwendeten Felder hängen vom jeweiligen Geschäftsprozess ab. 32

33 Möglichkeiten der ZugFeRD Verarbeitung Eingehende Rechnungen - Kopfebene Ausgehende Rechnungen - Kopfebene Eingehende Rechnungen - Positionen - Prozesse mit kombiniertem Eingang sehr leicht zu realisieren: - Gescanntes Papier zum Auslesen mit OCR - PDF mit / ohne ZUGFeRD Daten Ausgehende Rechnungen - Positionen - Erzeugen der kompletten PDF- Datei. - Alternativ: Einbetten der Daten in vorhandene PDF-Datei - Versand, Archivierung, Protokollierung Detaillierte Informationen zu den Standards erhalten Sie unter: 33

34 Was bedeutet elektronische Rechnungsabwicklung? 34

35 Verarbeitung von Ausgangsrechnungen Verarbeitung im Workflow Schnittstelle Ausgangskanal Erfassung von Rechnungskopf- // Positionsdaten Abfrage aller 14UStG relevanten Informationen Ggf. Freigabe der Rechnung Ggf. Kontierung und Buchung Dokumenterzeugung Erzeugung ZugFeRD Rechnung Drucker Faxserver Konnektor Papier Fax ZugFeRD Elektronische Daten 35

36 Automatische Datenbereitstellung aus dem ERP ERP Daten Rechnung erstellen Zusatzdokumente Dokumenterzeugung Archivierung Versand Manuelle Dateneingabe in Word o.ä. 36

37 Worauf ist bei der Projektierung zu achten? 37

38 Worauf ist bei der Projektierung zu achten? Workflow-Management und Archivierungskomponente sind unabdingbar Eigenständiges Workflow-Management ist flexibler als integrierte Lösungen OCR sollte auch für KMU erschwinglich sein Vergessen Sie den neuen Standard ZugFeRD nicht Verarbeitung von Rechnungen sollte immer mit im Fokus stehen Machen Sie sich mit GOBD und Anforderungen an Verfahrensbeschreibung und Verfahrensdokumentation vertraut Suchen Sie sich einen Partner, der Erfahrung in diesem Bereich hat 38

39 Worauf ist bei der Projektierung zu achten? Machen Sie einen Konzeptionsworkshop Involvieren Sie alle Projektbeteiligten (Fibu // Einkauf // ) auf allen Ebenen Lassen Sie sich die Ergebnisse des Workshops dokumentieren Sprechen Sie die angedachten Abläufe mit dem Projektpartner durch 39

40 Lösungen für Klein- / Kleinstunternehmen 40

41 Workflow- / Archivierung in der Cloud Eigene JobRouter Instanz Scannen über Arbeitsplatzscanner oder Multifunktionsgeräte Einfache und sichere Übermittlung in die Cloud Speicherplatz für Dokumente Einfacher Prozess zur Dokumentverteilung Zugang für Steuerberater 41

42 Rechtliche Hintergründe 42

43 Rechtliche Hintergründe Informationen zu rechtlichen Anforderungen und Hintergründen gibt es vom Branchenverband bitkom: ionen/elektronische-archivierung-und- GoBD.html ionen/gobd-checkliste-fuer- Dokumentenshymanagement- Systeme.html 43

44 Haben Sie Fragen? 44

45 Kontaktieren Sie mich gerne

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