Digitales Prozess- und Dokumentenmanagement

Transkript

1 Digitales Prozess- und Dokumentenmanagement Thorsten Sprenger Jan Tandetzke Claas Hanken Florian Kudlik Richard Ehrstein

2 Digitales Prozess- und Dokumentenmanagement Organisation beginnt beim Eingang des Papieres 2

3 Effiziente Dokumentenanzeige aus Finance Auswahl eines Vorganges zur Anzeige dessen Dokumentes 3

4 Effiziente Dokumentenanzeige aus Finance Ubiquitärer Dokumentaufruf, auf Wunsch auch aus dem Start-Ribbon 4

5 Effiziente Dokumentenanzeige aus Finance Anzeige des einem Vorgang zugeordneten Dokumentes im Archiv 5

6 Effizientes Finden von Dokumenten Archivrecherche ohne Umwege aus Finance 6

7 Effizientes Finden von Dokumenten Vorausgefüllte Suchmaske erlaubt weitere Anpassungen 7

8 Effizientes Finden von Dokumenten Anzeige der gefundenen Dokumente im Browser zuvor ist keine Installation von weiteren Programmen notwendig 8

9 Digitales Dokumentenmanagement Strukturierte Abbildung aller Facetten eines Dokuments Dokumente = { Schriftstücke, s, Belege, Fotos, Pläne, } Stempel und Annotationen auf einer ausblendbaren Folie Webbasiert Dokumentenanzeige unabhängig vom Client Integrationsmöglichkeiten in gängige Anwendungen: Dateimanager, Outlook, Word, Excel, Revisionssichere Archivierung 9

10 Digitales Dokumentenmanagement Strukturierte Abbildung aller Facetten eines Dokuments Dokumente = { Schriftstücke, s, Belege, Fotos, Pläne, } Stempel und Annotationen auf einer ausblendbaren Folie Webbasiert Dokumentenanzeige unabhängig vom Client Integrationsmöglichkeiten in gängige Anwendungen: Dateimanager, Outlook, Word, Excel, Revisionssichere Archivierung Dokumente suchen NEVARIS, Autor: T. Sprenger, C. Hanken & J. Tandetzke 10

11 Digitales Dokumentenmanagement Strukturierte Abbildung aller Facetten eines Dokuments Dokumente = { Schriftstücke, s, Belege, Fotos, Pläne, } Stempel und Annotationen auf einer ausblendbaren Folie Webbasiert Dokumentenanzeige unabhängig vom Client Integrationsmöglichkeiten in gängige Anwendungen: Dateimanager, Outlook, Word, Excel, Revisionssichere Archivierung Dokumente finden! NEVARIS, Autor: T. Sprenger, C. Hanken & J. Tandetzke 11

12 Digitales Prozessmanagement Beschleunigung ohne Reibungsverluste Transparenzgewinn Vereinfachte Prozessoptimierung Entlastung Wiederholbarkeit Eingangsrechnungen Ausgangsrechnungen Schriftverkehr Personalstammpflege Adressverwaltung Urlaubsanträge 12

13 Digitales Prozess- und Dokumentenmanagement Nicht einzelne Eingangskanäle werden betrachtet, sondern alle 13

14 Intelligente Texterkennung Belegverarbeitung Debitor und in Abhängigkeit dessen Kreditor Kopfdaten Rechnungs- und Leistungsdatum Betrag inkl. Steuer Prüfung der Konformität nach 14b UStG Kennzeichnungen nach 13b UStG Zahlungsbedingungen Rechnungspositionen Mengenabgleich mit Lieferscheinen und/oder Bestelldaten Formularartige- und Freiformdokumente NU-Bescheinigungen Urlaubsanträge Krankmeldungen 14

15 Digitale Rechnungsprüfung Anbringen von Annotationen Abhaken bzw. Streichen von Positionen Kontierung Automatische Übernahme ins Rechnungseingangsbuch 15

16 Intelligente Rechnungsprüfung Integrierter Aufruf aus dem Vorgang heraus Nachtragen eines vereinbarten Rabattes Korrekturen am Stückpreis Kontierung vornehmen Buchungsrelevante Daten ergänzen Anbringen von Annotationen / Textkommentaren Bestätigen von Rechnungspositionen Kontrollmechanismen für den Anwender Verifikation der OCR-Auslese und ggf. Korrektur dieser Übernahme der fertigen Prüfung 16

17 Intelligente Rechnungsprüfung Beschleunigte Korrektur Vermeidung von Fehlern durch digitale Präzision Effiziente Berechnung von Teilbereichen ohne Medienbruch Korrekturen können auf Rechnungskopie durchgeführt werden Kontrolle von Arbeitsnachweisen Übernahme von eigenen, durch den Debitor angepassten Ausgangsrechnungen 17

18 Digitales Prozess- und Dokumentenmanagement Mobile Eingangskanäle werden erschlossen 18

19 Prozesse und Dokumente mobil Belegerfassung vor Ort Beschleunigung von Vorgängen Omnipräsente Verfügbarkeit 19

20 Ende NEVARIS Bausoftware GmbH Im Finigen Achim Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) Info.Finance@nevaris.com Ihre Ansprechpartner T. Sprenger, C. Hanken & J. Tandetzke Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) Info.Finance@nevaris.com