Digitales Vertragsmanagement. Einfach. Schnell. Sicher.

Transkript

1 Digitales Vertragsmanagement. Einfach. Schnell. Sicher.

2 Einfach. Vertragsmanagement leicht gemacht Die IQAkte Vertrag bringt Leichtigkeit in Ihren Aktenschrank. Mit der digitalen Vertragsakte verwalten Sie alle vertragsrelevanten Dokumente einfach, schnell und sicher. Die anwenderfreundliche Lösung macht das Vertragsmanagement effizienter denn je. Virtuelle Aktendeckel, Blätterfunktion sowie anpassbare Register ermöglichen ein intuitives Arbeiten, entlasten Sie von administrativen Aufgaben und schaffen hohe Transparenz bei allen Vertragsarten. Die digitale Vertragsakte ist so einfach wie Papier: Post-its, Stempel, Textmarker, Notizen sowie die praktische Volltext- und Stichwortsuche reduzieren den Arbeitsaufwand spürbar. Jederzeit & an jedem Ort Standortübergreifender Zugriff Akten und Dokumente mobil auf dem ipad mitnehmen Web-Client zur Einsicht für Dritte, z. B. Anwälte im Prozessfall Windows-Client mit integrierten Scan-Funktionalitäten Korrespondenz auf Knopfdruck das ist jetzt kein Wunschtraum mehr. Mit der IQAkte Vertrag lassen sich personalisierte Schreiben vom Anschreiben bis zum Vertragsentwurf erzeugen und direkt in die Vertragsakte archivieren. Auch Serienbriefe und Rückläuferschreiben mit Barcode, z. B. für Vertragsänderungen, entstehen im Handumdrehen. Mobil und jederzeit einsetzbar, ist die digitale Vertragsakte ein echter Partner, der Ihnen das Vertragsmanagement so einfach macht wie nie zuvor.

3 Schnell. Aktive Unterstützung für Ihre Prozesse Die IQAkte Vertrag macht Ihr Vertragsmanagement schneller. Von der Vertragserstellung bis zur Prüfung, Freigabe oder Kündigung werden alle Prozesse beschleunigt. Die automatische Versionierung von Dokumenten sowie das integrierte Workflow- und Fristenmanagement mit Stellvertretungen und Eskalationen verkürzen die Bearbeitungszeit deutlich. Bislang aufwändige Auswertungen und Analysen lassen sich per IQAkte Vertrag nun erheblich rascher bewältigen. Bei all dem ist die digitale Vertragsakte schnell einsatzbereit. Papierdokumente scannen Sie direkt in der IQAkte Vertrag und digitale Dokumente speichern Sie dank Plug-ins für Microsoft Office und Outlook auf Knopfdruck in der zugehörigen Vertragsakte ab. So profitieren Sie im Handumdrehen von den Vorteilen der IQAkte Vertrag. In wenigen Tagen eingeführt 5Days2Go: nach nur fünf Tagen sind Rollen, Rechte, Register und Layout individuell angepasst und die IQAkte Vertrag damit einsatzbereit Installation vor Ort oder in der Cloud Schnittstellen: MS Office und MS Outlook, Übernahme der Stammdaten von Verträgen und Vertragspartnern Rechteverwaltung

4 Sicher. Rundum vertrauenswürdig Vertragsdaten sind sensibel. Darum ist die IQAkte Vertrag auf größtmögliche Sicherheit und zuverlässigen Datenschutz ausgelegt. Dank des rollenbasierten Rechtesystems sieht jeder nur, was er sehen darf. Zugleich regelt es die individuellen Bearbeitungsmöglichkeiten und unterstützt das Löschen nach dem Vier-Augen-Prinzip. Die IQAkte Vertrag verwaltet mehrere Mandanten und das so, dass optimaler Sichtschutz gewahrt bleibt. Zudem sind alle Dokumente in der verschlüsselten Ablage sicher aufbewahrt und gegen unberechtigten Zugriff geschützt. Bei unternehmenskritischen Informationen kommt es auf Revisionssicherheit und Compliance an die IQAkte Vertrag unterstützt beides optimal. Das zugrunde liegende Dokumentenmanagement- System ist im Anwendungsbetrieb durch die TÜV Informationstechnik GmbH zertifiziert. In der Vertragsakte gespeicherte Dokumente sind damit jederzeit wieder auffindbar und vor Manipulation geschützt. IQAkte Vertrag: Ihre Basis für ein aktives Risikomanagement. Zertifizierter Schutz Zugriffsschutz: Verschlüsselung und Protokollierung der Zugriffe Compliance: Informationsbündelung und Auswertung mit integriertem Dokumentationsbereich Revisionssicher: fortlaufende TÜViT-Zertifizierung des Basis-Systems nach den PK-DML* *Prüfkriterien für Dokumentenmanagement Lösungen

5 IQAkte Vertrag. Ihr Partner für digitales Vertragsmanagement. Die IQAkte Vertrag ist einfach: effizientes Arbeiten, abteilungs- und standortübergreifend auch mobil schnell: schnelle Einführung zum Festpreis (5Days2Go)... sicher: Verträge, Vertragspartner, Vertragsobjekte und Korrespondenz revisionssicher verwalten... transparent: Transparenz und Sicherheit im gesamten Prozess... flexibel: spezialisierte Standardlösung, individuell anpassbar... intelligent: Analysen und Auswertungen für das Vertragscontrolling aktives Risikomanagement, so einfach wie noch nie Vertragsakte Vertragspartner Vertragsobjekte Dokumentationsakte optional: IQAkte Analytics

6 Ihr Plus im Dokumentenmanagement. Seit mehr als 25 Jahren. IQDoQ ist Ihr Spezialist mit dem feinen Gespür für Prozesse und Dokumente. Als Tochterunternehmen der MATERNA-Gruppe haben wir uns auf Software für effizientes Dokumentenmanagement spezialisiert. Seit über 25 Jahren realisieren wir digitale Aktenlösungen, die dokumentbasierte Prozesse spürbar vereinfachen und erleichtern. Heute stehen die Produktmarken HyperDoc und IQAkte für ein effizientes zukunftssicheres Dokumentenmanagement, das wir in rund Projekten unter Beweis gestellt haben. Die mehreren Anwender der IQDoQ Lösungen finden sich in kleinen, mittelständischen und großen Unternehmen wie z. B.: Caritasverband Darmstadt e. V., DAK-Gesundheit, Deutsche Post AG, DPD Dynamic Parcel Distribution GmbH & Co. KG, GEODIS Logistics Deutschland GmbH, NZZ-Mediengruppe, Unitymedia KabelBW GmbH und WITTE Automotive. IQDoQ GmbH Theodor-Heuss-Straße Bad Vilbel Telefon / Telefax / [email protected]