Intelligent Network Printer

Transkript

1 Intelligent Network Printer

2 Business Case In Zeiten des elektronischen Datenaustauschs liegt es oft noch am Anwender zu entscheiden, wie ein Dokument versendet werden soll. Unterschiedlichste Vorgaben zur Zustellung der Ausdrucke erfordern kontinuierlich manuelle Eingriffe der Anwender und spezielles Wissen um individuelle Zustellwünsche. Praxisfälle Die Ausgabe auf dem Drucker erfolgt ohne Briefkopf, da Briefpapier verwendet wird, wobei Dokumente die als PDF per versendet werden, einen Briefkopf benötigen. Angebote mit einem Betrag > sollen in Kopie an den Vertriebsleiter gesendet werden. Angebote die per versendet werden, wird immer die aktuelle Version der AGBs angehängt. Ausgehender Schriftverkehr an den Steuerberater wird mit einem Passwort versehen. Beim Rechnungsdruck wird per eine PDF- Rechnungskopie an den Steuerberater versendet. Alle Angebote, Bestellungen, Rechnungen werden im Datei- oder DMS-System mit einem Dateinamen gleich der Belegnummer abgelegt. Das Wissen um die Zustellungsart liegt beim Ersteller der Unterlagen den Mitarbeitern, die diese Regeln täglich berücksichtigen müssen.

3 Lösung Hinterlegen Sie Regeln für die Verarbeitung und Zustellung für alle Anwender an einer zentralen Stelle und steuern Sie Verarbeitungs- und Zustellungsprozesse ganz einfach automatisch mit Dokumentinhalten. Regelwerk Im zentralen pdf2flow-regelwerk hinterlegen Sie, unter welchen Voraussetzungen (Anwender, Dokumententyp, Textinhalt, ) welche Prozesse ausgelöst werden sollen. Inhaltsbasierend Drucken Sie ganz einfach mit Ihrem Dokument unsichtbare Anweisungen (z.b. weiß auf weiß), die pdf2flow für Sie ausführen soll. Highlights automatischer Versand per , Telefax automatische Zuordnung des richtigen Briefbogens automatisches Zufügen von richtigen Anlagen automatische Verschlüsselung von PDFs automatische Namensvergabe für PDFs automatische Erstellung von XML-Dateien automatischer PDF-Schutz (drucken, kopieren) automatischer Ausdruck auf dem richtigen Drucker reine Server-Installation (keine Client-Installation) für Windows, AS400, MAC, LINUX, UNIX Clients

4 Prozesse optimieren Sparen Sie Zeit und überlassen Sie pdf2flow die richtige Verarbeitung und automatische Zustellung Ihrer Dokumente. Anwenderstimmen Wir haben den Zustellprozess unserer Angebote und Auftragsbestätigungen vollständig auf pdf2flow umgestellt. Wenn einer der Vertriebsmitarbeiter mit unseren Kunden eine andere Zustellart vereinbart, gilt diese nun automatisch für alle Dokumente. Beim Rechnungsdruck mussten wir früher immer eine Kopie der Rechnung per an den Steuerberater senden und eine Kopie als PDF auf unserem Server speichern. Jetzt macht das alles pdf2flow auch die Übergabe zum DATEV-Upload mit einem Klick. Zeitersparnis bis zu35% Unsere Mitarbeiter erhalten die persönliche Urlaubsübersicht über pdf2flow. So senden wir allen Mitarbeiter den Bericht automatisch als . Für Mitarbeiter ohne druckt pdf2flow den Bericht auf Papier aus. Mein Tisch war voller PostIT-Kleber. Welcher Verkäufer muss über welches Angebot informiert werden,... Meine Urlaubsvertretung hatte schon gemeutert. Jetzt drucken wir nur noch und pdf2flow verteilt für uns. Endlich können wir die Briefvorlagen an einer zentralen Stelle verwalten und müssen Änderungen nicht in jedem Programm extra bearbeiten.

5 Und noch mehr botcaller Lassen Sie den pdf2flow botcaller eigene Skripte oder Programme je nach Bedarf und regelbasierend für Sie ausführen. Drucken pdf2flow wählt für Sie automatisch den richtigen Drucker und weiß, ob sich im Drucker Briefpapier befindet oder ob der Briefbogen mitgedruckt werden muss. Logging pdf2flow protokolliert alle Druckvorgänge und dokumentiert so Anwender, den Namen des gedruckten Dokuments und wohin dieses weitergeleitet wurde. Archivierung Aktivieren Sie die automatische Archivierung und pdf2flow speichert eine PDF-Datei aller gedruckten Unterlagen für Sie in einem Verzeichnis auf dem Server. XML-Assist Sie möchten ergänzend zu Ihren Rechnungen XML-Dateien für die automatische Verarbeitung des Belegs (z.b. EDI) beim Empfänger erstellen? pdf2flow generiert parallel zur PDF- Datei eine XML-Datei mit individuellen Inhalten. Dokumentenschutz pdf2flow erstellt für Sie PDF-A Dateien und schützt diese auf Wunsch.

6 Server pdf2flow ist eine reine Server-Anwendung. Installieren Sie pdf2flow und den pdf2flow- Configurator auf Ihrem Windows-Server oder einer Windows-Workstation. pdf2flow erscheint sofort nach Installation in Ihrem Netzwerk als freigegebener Drucker. Fügen Sie mit dem pdf2flow-configurator beliebig viele weitere Freigaben hinzu und hinterlegen Sie den Freigaben verschiedene Regeln z.b. in Kombination mit dem druckenden Anwender. Optimierte Prozessor- und Speichernutzung pdf2flow ist kein Dienst oder ständig aktive Anwendung. Das Programm wird erst mit Eingang eines Drucks von einem Client gestartet. Nach Abarbeitung des Auftrags beendet sich pdf2flow vollständig. Redundanz durch Druckerpool Skalieren Sie pdf2flow ganz einfach durch Verwendung von Windows-Druckerpools und bieten Sie Ihren Anwendern so einen redundanten und hochperformanten Netzwerkdienst an. Voraussetzungen für Ihren pdf2flow-server Microsoft Windows Server 2003 oder neuer Microsoft Windows XP oder neuer Mindestens 1 GB Arbeitsspeicher Mindestens 200 MB Festplatten-Speicherplatz

7 Client Ihre Anwender verbinden sich mit pdf2flow ganz einfach so, wie mit einem normalen Netzwerkdrucker. Installationsfrei Da pdf2flow Standardtreiber Ihres Betriebssystems verwendet, wird auf den Clients keine Anwendung installiert. Ideal für Terminalserver. Ablauf Sofort nach dem Druck beginnt pdf2flow mit dem Verarbeitungs- und Zustellprozess. Aufgrund des Windows-Benutzernamens erkennt pdf2flow den druckenden Anwender und kann so auch benutzerspezifische Regeln zur Verarbeitung und Zustellung ausführen. Druckprotokolle Verwenden Sie die Windows-Druckerfreigabe, Unix-Printservices (LPD) oder drucken Sie über das Internet-Druckprotokoll IPP. Mit Google Cloud Print übermitteln Sie Aufträge an pdf2flow von überall und von jedem System. Clientsysteme pdf2flow übernimmt Aufträge von allen Systemen, die einen Postscript-Druck an einen Windows-Server senden können. Windows, Mac, Linux, Unix, iseries aber auch mobile Endgeräte wie z.b. Android, ios u.v.m.

8 NIC Services & Support GmbH Schillerstraße Eislingen