E wie E-Rechnung Projektbericht zur landesweiten Einführung der E-Rechnung in Berlin

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1 E wie E-Rechnung Projektbericht zur landesweiten Einführung der E-Rechnung in Berlin E wie E-Rechnung 30. August 2018

2 Vorstellung und Begrüßung Wer führt heute die Veranstaltung durch? Ralf Meyer Referent E-Government und Gesamtprojektleiter Optimierung von Verwaltungsabläufen der Politikfelder Finanzen und Personal Abteilung Verwaltungsmanagement und Dienstleistungen Senatsverwaltung für Finanzen, Berlin Josephine Bernickel Geschäftsprozessmanagerin und stellv. Projektleiterin E-Rechnung Abteilung Verwaltungsmanagement und Dienstleistungen Senatsverwaltung für Finanzen, Berlin Senatsverwaltung für Finanzen E wie E-Rechnung 30/08/18 Seite 2

3 Agenda Was erwartet Sie in dieser Veranstaltung? Warum befassen wir uns mit der E-Rechnung? Welche Ziele werden mit dem Projekt verfolgt? Wer sind die Akteure im Projekt E-Rechnung? Welche Veränderungen gehen mit der E-Rechnung einher? Was sind die nächsten Schritte? Was heißt die E-Rechnung für mich persönlich? Senatsverwaltung für Finanzen E wie E-Rechnung 30/08/18 Seite 3

4 Agenda Warum befassen wir uns mit der E-Rechnung? Welche Ziele werden mit dem Projekt verfolgt? Wer sind die Akteure im Projekt E-Rechnung? Welche Veränderungen gehen mit der E-Rechnung einher? Was sind die nächsten Schritte? Was heißt die E-Rechnung für mich persönlich? Senatsverwaltung für Finanzen E wie E-Rechnung 30/08/18 Seite 4

5 Anlass zur Einführung der E-Rechnung EU-Richtlinie 2014/55/EU vom über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen der Europäischen Union Die Richtlinie verpflichtet alle Mitgliedsstaaten der EU zur Entgegennahme und Verarbeitung von E-Rechnungen. Die Richtlinie gilt für alle öffentlichen Auftraggeber und Vergabeverfahren, die nicht nationalem Recht unterliegen. Die Einführung der E-Rechnung für Berlin muss bis zum 27. November 2019 umgesetzt werden. Beschluss des IT-Planungsrats vom 22. Juni 2017: XRechnung ist der Standard für Deutschland! Senatsverwaltung für Finanzen E wie E-Rechnung 30/08/18 Seite 5

6 Definitionen und Begriffserklärungen zur E-Rechnung E-Rechnung Art. 2 Ziffer 1 EU-Richtlinie 2014/55/EU 4a Abs. 2 E-Government-Gesetz Bund Eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. In Papierform eingegangene und in elektronische Formate umgewandelte Rechnungen fallen nicht unter die Definition der elektronischen Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz. Senatsverwaltung für Finanzen E wie E-Rechnung 30/08/18 Seite 6

7 Definitionen und Begriffserklärungen zur E-Rechnung So sieht eine E-Rechnung aus Senatsverwaltung für Finanzen E wie E-Rechnung 30/08/18 Seite 7

9 Ziele für die Einführung der E-Rechnung Mit der Einführung der E-Rechnung werden im Projekt folgende Ziele verfolgt 1. keine Verpflichtung für Rechnungssender aussprechen (Kann nicht Muss) 2. Papierrechnungen auch nach November 2019 zulassen (Übermittlungskanäle nicht einschränken) 3. E-Rechnung nicht komplizierter als Papierrechnung (Einfache Lösung für Sender und Empfänger) E-Rechnung herkömmliche Rechnung Freizeichnung rechner. Richtigkeit Anordnung Zahlung sachliche Richtigkeit Senatsverwaltung für Finanzen E wie E-Rechnung 30/08/18 Seite 9

11 E-Rechnung im Rahmen des E-Government-Gesetzes Berlin E-Government-Gesetz des Landes Berlin (E-Gov Bln) vom Ziele Umsetzung Neuerungen Bürger-, Unternehmens- und Benutzerfreundlichkeit, einschließlich Barrierefreiheit Erhöhung der Transparenz, Leistungsfähigkeit, Wirtschaftlichkeit, IKT- Sicherheit sichere und barrierefreie elektronische Verfahren als Alternative zu Behördengängen elektronische und medienbruchfreie Geschäftsprozesse Stärkung der zentralen IKT-Steuerung verbesserte IKT-Ausstattung Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen der Berliner Verwaltung (Onlinezugangsgesetz Berlin - OZG Bln) Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2016/2102 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Oktober 2016 über den barrierefreien Zugang zu den Websites und mobilen Anwendungen öffentlicher Stellen (RL2016/2102-UmsetzG) Senatsverwaltung für Finanzen E wie E-Rechnung 30/08/18 Seite 11

12 Akteure im Projekt E-Rechnung Senatsverwaltung für Finanzen E wie E-Rechnung 30/08/18 Seite 12

13 Akteure im Projekt E-Rechnung Projektstruktur im landesweiten Projekt E-Rechnung Senatsverwaltung für Finanzen E wie E-Rechnung 30/08/18 Seite 13

14 Akteure im Projekt E-Rechnung Ein lebendes Projekt mit bereits bekannten und teils noch unbekannten Einflussfaktoren Verwaltung AöR DS Bezirke KöR Projektgruppe E- Rechnung Bürger SöR Wirtschaft HPR HVP FV Senatsverwaltung für Finanzen E wie E-Rechnung 30/08/18 Seite 14

15 Akteure im Projekt E-Rechnung Perspektivenwahrung durch Einbindung verschiedener Akteure im Projekt und klaren Ergebnisorientierung Verantwortungsabgrenzung und zuordnung Vier-Augenprinzip Prüfung und Freigabe Anordnungsfeststellung Förmlichkeit Schnittstellensicherheit Formelle Aufbereitung Echtheit und Revisionssicherheit Unveränderlichkeit Nachvollziehbarkeit, Prüfbarkeit und Dokumentation Archivierung Ablagedokumentation Senatsverwaltung für Finanzen E wie E-Rechnung 30/08/18 Seite 15

16 Umsetzung mit Hilfe von Fachexperten Expertengruppen (EG) auf Bundesebene zur E-Rechnung EG 1 Rechtliche Umsetzung in Bund und Ländern Berlin vertreten seit Mai 2018 Ralf Meyer EG 2 Verwaltungsstandard XRechnung EG 3 Technische Infrastruktur und Übertragungswege Berlin vertreten ab September 2018 Josephine Bernickel Senatsverwaltung für Finanzen E wie E-Rechnung 30/08/18 Seite 16

18 Neuerungen mit der Einführung der E-Rechnung Zentraler Rechnungseingang (ZRE) über das Bundesportal Senatsverwaltung für Finanzen E wie E-Rechnung 30/08/18 Seite 18

19 Neuerungen mit der Einführung der E-Rechnung Leitweg-ID ist ein eindeutiges Kriterium für die Adressierung und Weiterleitung der E-Rechnung vom Rechnungssender für den ZRE bis zum nachgelagerten Rechnungsfreigabeworkflow. Senatsverwaltung für Finanzen E wie E-Rechnung 30/08/18 Seite 19

20 Neuerungen mit der Einführung der E-Rechnung Einbindung bestehender Systeme bei der Zahlung von Rechnungen Anbindung an HKR neu Nutzung bestehender Schnittstellen Medienbruchfreiheit sicherstellen E-Rechnung nicht komplizierter als Papierrechnung Ziel: Fristgerechte Zahlung von Rechnungen Senatsverwaltung für Finanzen E wie E-Rechnung 30/08/18 Seite 20

22 Einordnung der Arbeitspakete (AP) zum Projekt E-Rechnung Zeitplan* für die Einführung der E-Rechnung, Zuordnung der AP heute Meilensteinplan Rahmendokument IT-Gesamtkonzept Verordnung Roll-Out Konzept und Planung Rollen- & Berechtigungskonzept Schulungen Projektplan Entscheidungsregister Aufsatz PMO Anforderungsdokumentation IST Prozess Soll Prozess Vereinbarung Bund etc. Lieferantenabsprache Testkonzept Schaffung eines Nutzerkreises Broschüren / FAQ / Mitarbeiter Betriebsführungskonzept Informationssicherheitskonzept Test und Abnahme Dienstvereinbarung Verfahrensdokumentation Notfallkonzept (Fall-Back) Risikoüberwachung /-steuerung Schnittstellenbeschreibung Nutzungsbedingungen für Portal Stakeholderanalyse E-Gesetz Datenschutz Kommunikationskonzept Projekthandbuch IST Systemerhebung Zielbeschreibung *Stand: Legende: PL AP HH AP Komm AP GPM AP IT AP Recht erledigt Senatsverwaltung für Finanzen E wie E-Rechnung 30/08/18 Seite 22

24 Veränderungen durch Einführung der E-Rechnung Was bleibt ist die Veränderung Was bleibt beim Alten? Rechnungseingang erfassen Rechnungen zuordnen Rechnungsprüfung und freigabe notwendig Rechnungen bezahlen Was wird es Neues geben? Zentraler Rechnungseingang schaffen Zuordnen der E-Rechnung mittels Leitweg-ID Elektronischer Freigabeworkflow etablieren Wie gestaltet sich die Veränderung? Stempel sachlich und rechnerisch richtig nicht mehr notwendig Papierrechnungen reduzieren Elektronisches Verfahren anwenden Neue Arbeitsmittel nutzen Senatsverwaltung für Finanzen E wie E-Rechnung 30/08/18 Seite 24

25 Danke! Senatsverwaltung für Finanzen E wie E-Rechnung 30/08/18 Seite 25