Die E-Rechnung in der Öffentlichen Verwaltung Friedrichshafen, 25. April 2018

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1 Die E-Rechnung in der Öffentlichen Verwaltung Friedrichshafen, 25. April 2018 IKS-Hagen GmbH

2 Agenda Einordnung der E-Rechnung in die deutsche E-Government Strategie Digitalisierung von Staat und Gesellschaft Die Antwort der Verwaltung: E-Government Die E-Governmentanwendung: E-Rechnung Was ist eine elektronische Rechnung? Standards für E-Rechnungen Transportwege für E-Rechnungen Aufbewahrung von E-Rechnungen Steuerliche Bewertung von E-Rechnungen Rechtliche Grundlagen für E-Rechnungen EU, Bund, Land Baden Württemberg Der E-Rechnungseingangs-Workflow Fazit Peter Klinger 2

3 Digital geht nicht mehr weg! * Im Gegenteil, die Digitalisierung wird immer schneller. * Aus: Friedrich (2014): Der Digitale Wandel Q4.2014, Magazin für Internet und Gesellschaft Peter Klinger

4 Bausteine einer digitalen Stadt E-Rechnung Peter Klinger

5 Förderprogramm Digitale Gründung von ITEOS: Zudem soll ein starker kommunaler IT-Dienstleister aufgebaut werden, der aus einem Zusammenschluss der Datenzentrale Baden-Württemberg und den drei bestehenden Regionalen Rechenzentren hervorgeht. (Abfrage: ) IKS-Hagen GmbH

6 Digitalisierung der Verwaltung: E-Government... aus der Ferne und elektronisch.. Peter Klinger

7 Die Entwicklung von E-Government erechnung Dietrich Budäus, Forschungs- und Ausbildungskapazitäten im Public Management und in der Verwaltungsinformatik in Zwischenbilanz: E-Government und Verwaltungsmodernisierung, Alcatel-Lucent-Stiftung, Stuttgart, 2011, S. 32 Peter Klinger 7

8 Koalitionsvertrag (Abfrage: )

9 Auf dem Weg in die digitalen Verwaltung Koalitionsvertrag 2018 CDU, SPD, Förderung von E-Government Onlinezugangsgesetz mit 500 MIO finanzieren (wollen) (Bund, Länder und Gemeinden sind verpflichtet bis 2022 ihre Verwaltungsleistungen auch elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten.) Portalverbund aufbauen (werden) (Bund, Länder und Gemeinden sind verpflichtet, ihre Verwaltungsportale miteinander zu einem Portalverbund zu verknüpfen.) Servicekonto einführen (werden) (Bürgerkonten / Unternehmenskonten) Normen-Screening plus durchführen (werden) Elektronisches Identitätskennzeichen benutzerfreundlicher machen (werden) Once Only prüfen (werden) (Registermodernisierung, Vergabe von Ordnungsmerkmalen)

10 Ca. 575 Online - Leistungen für Bürgerinnen und Bürger sowie für Unternehmen systematisiert in Lebens- und Geschäftslagen. (Abfrage: )

11 E-Rechnung: Grundlagen Bildquelle: (Abfrage: ) Peter Klinger

12 Was ist eine Elektronische Rechnung? E-Rechnung / e-rechnung XRechnung

13 13 Strukturierte E-Rechnungen XML-Rechnung (XRechnung) XRechnungs - Generator (Abfrage: )

14 14 Hybride E-Rechnungen Rechnung mit einem bildlichen und einem nichtbildlichen, strukturierten Teil (z.b. bei ZUGFeRD: PDF und xml) Der bildliche Teil ist mit dem menschlichen Auge lesbar Der nichtbildliche Teil enthält strukturierte Rechnungsdaten die nur automatisiert verarbeitet werden können

15 15 ZUGFeRD-Rechnung

16 16 E-Rechnungsformate E-Rechnung Unstrukturierte Rechnung Strukturierte Rechnung Hybride Rechnung

17 17 Transportwege von E-Rechnungen Transport von Rechnungen im Anhang einer über das Internet. Eine Verschlüsselung, z.b. mittels PGP- oder S/MIME ist möglich. D Transport von Rechnungen im Anhang einer D . Absenderbestätigte und verschlüsselte Kommunikation. Ein D -Konto ist notwendig. HTTPS Bidirektionaler, verschlüsselter Transportweg zwischen zwei Netzwerken. Portallösungen Zu unterscheiden sind Portale von Rechnungssendern und Rechnungsempfängern mit unterschiedlichen Ausprägungen.

18 GoBD1 (Randnummer 119): Rechnungen die elektronisch eingegangen sind, sind über den gesamten Aufbewahrungszeitraum elektronisch aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden Jede Rechnung muss in dem Originalformat, in dem sie eingegangen ist, aufbewahrt werden, es ist aber zulässig, parallel mit einem anderen Format zu arbeiten! 1) Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) enordnung/datenzugriff_gdpdu/ GoBD.pdf;jsessionid=48940D B76B50DB22B8DBB5554? blob=publicationfile&v=4 18

19 19 Steuerliche Bewertung von E-Rechnungen Mit der Änderung des 14 Abs.1 Umsatzsteuergesetz (UStG) durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurde die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt. (sh. dazu auch 5 EGovG Bund und 5 Landes EGovG BW) Das Erfordernis einer Qualifizierten Elektronischen Signatur ist entfallen. Für papiergebundene wie auch elektronische Rechnungen ist ein innerbetriebliches Kontrollverfahren zur Prüfung der Echtheit ihrer Herkunft, der Unversehrtheit des Inhalts und der Lesbarkeit notwendig. Die Anforderungen des 14 UStG (Pflichtangaben in der Rechnung) müssen eingehalten werden.

20 20 Zwischenfazit: Es gibt verschiedene Formate und Transportwege für elektronische Rechnungen. Steuerlich werden elektronische Rechnungen auch ohne Qualifizierte Elektronische Signatur anerkannt. Bisher konnten elektronische Rechnungen bereits angenommen werden, es gab aber keine verbindliche Vorgaben für die Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Dies hat sich mit der EU VO grundlegend verändert.

21 E-Rechnung: Rechtliche Grundlagen Peter Klinger

22 Hierarchie der gesetzlichen Regelungen Richtlinie über die Elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (2014/55/EU) durch das Europäische Parlament und des Rates vom , veröffentlicht im Amtsblatt E, am (Europäische Gesetzgebung) Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen (vom ), Artikelgesetz zur Änderung des E-GovG Bund (Nationale Gesetzgebung) E-Rechnungsverordnung des Bundes (Nationale Gesetzgebung)

23 Hierarchie der gesetzlichen Regelungen Für das Haushaltsrecht der Länder hat der Bund keine Gesetzgebungskompetenz. Die Länder müssen deshalb die Regelungen für die öffentliche Auftraggeber auf Landesebene treffen. (Länderspezifische Gesetzgebung durch Landes E-Rechnungsgesetze). Entwurf einer Änderung des Landes EGovG BW als Landes E-Rechnungsgesetz BW durch Beschluss der Landesregierung vom ). 1) (Abfrage: ) 23

24 24 Definition der E-Rechnung aus Art. 2 EU-Richtlinie: Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Bilddateien erfüllen diese Voraussetzungen nicht. Öffentliche Auftraggeber im Sinne der EU-Richtlinie: Bundesverwaltungen, Landesverwaltungen, Städte und Gemeinden, Landkreise, kommunale Unternehmen, öffentliche Versorger, etc. Verpflichtender Termin zur Einführung für Landes- und Kommunalbehörden: 18. April 2020 Die Einführung der E-Rechnung, , Marco Hasken

25 Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen ( ) Artikelgesetz zur Änderung des E-GovG Bund

26 Nationales E-Rechnungs-Gesetz / Details I 4 a Elektronischer Rechnungsempfang, Verordnungsermächtigung 1) Elektronische Rechnungen, die nach Erfüllung von öffentlichen Aufträgen. ausgestellt wurden, sind nach Maßgabe einer RechtsVO zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Verpflichtung gilt unabhängig.. vom jeweils maßgeblichen Schwellenwert. 2) Eine Rechnung ist elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.

27 Nationales E-Rechnungs-Gesetz / Kernaussage Die Umsetzung der E-Rechnung birgt ein Einsparpotential für die Verwaltung. Dieses lässt sich nur realisieren, wenn der Rechnungs- Workflow optimiert ist und digitale Rechnungen elektronisch empfangen und weiterverarbeitet werden. (Einsparpotenzial pro Rechnung zwischen von ) Durch den Einsatz strukturierter Rechnungsdaten wird ein medienbruchfreier und friktionsloser Prozess vom Rechnungsversand bis zur Bezahlung der aufgetragenen Leistungen ermöglicht. Auf diese Weise bildet der elektronische Rechnungsaustausch einen wesentlichen Beitrag zum Ausbau des E-Governments. 1) Quelle:Leitfaden elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung, Seite 38 blob=publicationfile

28 Der Bund stellt für die Übermittlung von E-Rechnungen ein Portal zur Verfügung. E-Rechnungen sind im Format XRechnung zu übermitteln. Voraussetzung für die Übermittlung einer elektronischen Rechnung ist, dass der Rechnungssteller oder Rechnungssender sich zuvor mit einem Nutzerkonto im Sinne von 2 Absatz 5 des Onlinezugangsgesetzes (OZG) registriert hat. OZG, 2, Abs. 5: Ein Nutzerkonto ist eine zentrale Identifizierungskomponente, die eine staatliche Stelle anderen Behörden zur einmaligen oder dauerhaften Identifizierung der Nutzer zu Zwecken der Inanspruchnahme von Leistungen der öffentlichen Verwaltung bereitstellt. Peter Klinger 28

29 Entwurf des Gesetzes zur Änderung des E-Government-Gesetzes Baden-Württemberg (Stand: ) Artikelgesetz zur Änderung des Landes E-Governmentgesetzes BW für die E-Rechnung, Open Data und das Servicekonto BW

30 Gesetz zur Änderung des E-Government-Gesetzes BW Stand: a Elektronischer Rechnungsempfang; Verordnungsermächtigung (1) Elektronische Rechnungen, die nach Erfüllung von öffentlichen Aufträgen und Aufträgen.. sind nach Maßgabe einer Rechtsverordnung nach Absatz 5 zu empfangen und zu verarbeiten. Dies gilt auch wenn die.. jeweils maßgeblichen Schwellenwert unterschritten werden. (2) Absatz 1 Satz 2 gilt nicht für die Gemeinden oder die Gemeindeverbände (keine Pflicht in den unterschwelligen Bereichen). (Abfrage: )

31 Gesetz zur Änderung des E-Government-Gesetzes BW Stand: , in Kraft treten am 18. April 2020 Der neue 4a EGovG BW schafft die Rechtsgrundlage für die elektronische Rechnungsstellung in Baden-Württemberg bei Land und Kommunen. Diese soll grundsätzlich bei Auftragswerten sowohl oberhalb als auch unterhalb der EU-Schwellenwerte zur Anwendung kommen. (Liefer- und Dienstleistungen / Bauleistungen ) Für die Gemeinden und Gemeindeverbände erfolgt die Umsetzung lediglich nach den Vorgaben der EU-Richtlinie im Bereich oberhalb dieser Schwellenwerte. (Abfrage: )

32 Gesetz zur Änderung des E-Government-Gesetzes BW Stand: Aus der Gesetzesbegründung: Um konnexitätsrechtliche Folgen zu vermeiden, wird die EU-Richtlinie bei den Gemeinden und Gemeindeverbänden lediglich 1:1 umgesetzt. Gleichwohl erscheint auch bei diesen die Entgegennahme elektronischer Rechnungen im Unterschwellenbereich sinnvoll. Den Auftraggebern bleibt es unbenommen, weitergehende Details für die elektronische Rechnungsstellung bei der Vergabe öffentlicher Aufträge vertraglich, gegebenenfalls auch im Rahmen übergreifender Rahmenverträge, zu vereinbaren. (Abfrage: )

33 Gesetz zur Änderung des E-Government-Gesetzes BW Stand: Dabei werden durch die hier vorgesehene Definition der elektronischen Rechnung hybride Rechnungsformate jedenfalls dann nicht ausgeschlossen, wenn ein Teil der Rechnung den Vorgaben der Legaldefinition entspricht. Rechtlich zulässig sind daher Rechnungsformate, die ausschließlich aus strukturierten Daten bestehen sowie Rechnungsformate, die teilweise aus einem strukturierten Format und teilweise aus einer bildhaften Darstellung bestehen. Lediglich reine Bilddateien erfüllen die Begriffsdefinition nicht. (Abfrage: )

34 Zur technischen Umsetzung des elektronischen Rechnungseingangs soll das Dienstleistungsportal des Landes service-bw.de um einen zentralen Dienst erweitert werden. (Freigabe, Buchung, Zahlung und Archivierung von E-Rechnungen erfolgen nicht über das Portal) Die Nutzung des zentralen Rechnungseingangsportals des Landes ist für die unmittelbare Landesverwaltung kostenlos. Das Innenministerium strebt an, den elektronischen Rechnungseingang über service-bw auch den Gemeinden zur Verfügung zu stellt und wird dies mit den Kommunalen Landesverbänden erörtern. IKS-Hagen GmbH

35 Gesetz zur Änderung des E-Government-Gesetzes BW Stand: Die noch zu erlassende E-RechnungsVO BW soll u.a. Regelungen enthalten für: Die Art und Weise der Verarbeitung der elektronischen Rechnung Die Visualisierung der Daten Die Archivierung von Rechnungen Das Einreichen von Rechnungen im Steuerbereich Das Vorlegen von Rechnungen bei Betriebsprüfungen und Verwendungsnachweisen Branchenspezifische Erweiterungen über die Kernelemente hinaus, bspw. für den Baubereich (Abfrage: )

36 Zur Vertiefung Peter Klinger

37 Vorteile der E-Rechnung und des E-Rechnungs-Workflows Vorteile Rechnungsempfänger: Einsparung von Papier-, Druck- und Kopierkosten. Wegfall der Archivierungskosten für Papierrechnungen. Schnellerer Empfang der Rechnungsdokumente durch kürzere Transportzeiten. Kürzerer Rechnungsdurchlauf mit automatisierten Vertretungsregelungen und Eskalationsstufen. Kein Skontoverlust, keine Mahnentgelte. Optimierung und Standardisierung von Verwaltungsprozessen unter Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien.

38 Vorteile der E-Rechnung und des Workflows Vorteile Rechnungsempfänger: Keine Erfassungsfehler und Korrekturschleifen. Transparenz über den gesamten Verarbeitungsprozess; insbesondere auch für die Rechnungsprüfungsämter. Entlastung der Beschäftigten in den Finanzbuchhaltungen um Scan- und Validierungsaufgaben. Schnellerer elektronischer Zugriff mit unterschiedlichen individuellen Suchmasken und Suchfunktionen, um archivierte Rechnungen aufzufinden. Haben Fachämter ebenfalls Zugriff auf ihre Rechnungsunterlagen, können dadurch viele Nachfragen reduziert werden.

39 Mein Fazit: Die Digitalisierung wird Gesellschaft, Wirtschaft aber auch die Verwaltung nachhaltig in vielen Lebens- und Arbeitsbereichen verändern. Am Beispiel der E-Rechnung können die Kommunalen Gebietskörperschaften die Einführung von Online-Services exemplarisch erproben und damit Erfahrungen für die kommunalen Digitalisierungsangebote im Portalverbund sammeln. Die Produktionsprozesse / die Workflows müssen jedoch an die technischen Möglichkeiten des E-Government durch GPM angepasst werden. Organisationsarbeit ist dabei die Voraussetzung aber auch Chance für schlankere Prozesse. Der E-Rechnungseingangsworkflow ist dafür ein gutes Beispiel. Nur die Annahme einer E-Rechnung reicht nicht aus. Erst die automatisierte Verarbeitung sichert Arbeitserleichterungen und Rationalisierungsportenziale. Peter Klinger 39

40 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Ihre Ansprechpartner: Peter Klinger Dipl. Verwaltungswirt Ltd. Städt. Direktor a. D. Besuchen Sie uns auf der folgenden Webseite: 40