Gutachten zum Bürokratieabbau durch Digitalisierung: Kosten und Nutzen von E Government für Bürger und Verwaltung

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1 Gutachten zum Bürokratieabbau durch Digitalisierung: Kosten und Nutzen von E Government für Bürger und Verwaltung Jens Fromm Berlin, Februar 2016

2 Ziele des Gutachten 1. Wie ist es um die E Government Landschaft in Deutschland bestellt? 3. Wie könnte ein optimiertes E Government aussehen? 2. Welchen Herausforderungen sehen sich Nutzer und Anbieter gegenüber? Ausgangslage 4. Welches Einsparpotenzial ließe sich dadurch erreichen? Realistische Handlungsempfehlungen, die existierende Bedarfe decken und Einsparpotenziale mit sich bringen

3 Vorgehensweise Quantitative Analyse Analyse des Online Angebotes von 68 Kommunen (je Flächenbundesland 2 kreisfreie Städte und 3 kreisangehörige Kommunen) insgesamt und nach 27 Qualitätskriterien bei 5 Verwaltungsleistungen 16 Landesportalen ergänzend Literaturrecherche Auswertung aktueller Studien aus DE & EU Typische Akzeptanzhürden aus Nutzersicht Qualitative Betrachtung Experteninterviews (diverse Experten aus allen Ebenen) interdisziplinäre Expertenworkshops Insgesamt ca Einzeldaten Modellrechnungen Aufwand, Ausgaben und Investitionsschätzungen

4 1. Wie ist es um die E Government Landschaft in Deutschland bestellt? 2. Welchen Herausforderungen sehen sich Nutzer und Anbieter gegenüber? Ausgangslage

5 Herausforderungen Vorstudien Politische/ organisatorische Zusammenarbeit Bekanntheit des Angebots Auffindbarkeit in Suchmaschinen Automatische Ergänzung vorliegender Daten Zugang Nutzen Anzahl der Online Dienste Herausforderungen im E Government Benutzbarkeit Verbindlichkeit Nutzerfreundlichkeit Übersichtlichkeit der Informationen Statusinformationen Ansprechpartner Basiskomponenten wie esafe, De Mail

6 Der Bürger will mit der Verwaltung nichts zu tun haben.

7 Der Bürger sollte nichts mit der Verwaltung zu tun haben.

8 E Government in Deutschland Ergebnisse der eigenen Erhebung 100% Nutzung von Basiskomponenten 100% 97% Nur 1% der Kommunen bieten De Mail an Anteil Kommunen 80% 60% 40% 20% 0% 34% 28% 28% 13% 13% 10% 5% 0% 3% 0% E Mail De Mail Account eid/npa QES epayment Kreisangehörige Städte und Gemeinden Kreisfreie Städte

9 Wir haben genug Leuchtürme!

10 E Government in Deutschland Ergebnisse der eigenen Erhebung Herkunft kommunal angebotener Online Dienste Nur 52% der Kommunen nutzen Online Dienste des Landes Kreisangehörige Städte und Gemeinden Kreisfreie Städte

11 E Government in Deutschland gibt es nicht!

12 E Government in Deutschland Ergebnisse der eigenen Erhebung Anteil Kommunen 50% 40% 30% 20% 10% 0% 36% Anzahl der Online Dienste 10% 46% 17% 18% 34% 17% 0% 0% 21% Keine 1 bis 3 4 bis bis und mehr Nur 9% der Kommunen bieten mehr als 20 Online Dienste Kreisangehörige Städte und Gemeinden Kreisfreie Städte

13 Ausgangslage 3. Wie könnte ein optimiertes E Government aussehen?

14 Wie muss E Government aussehen? Wirksames E Government erspart die Mehrfachangabe von Daten und ermöglicht den Austausch von Nachweisen zwischen den Verwaltungen. ist dann am effizientesten, wenn es mit einer Prozessoptimierung einhergeht. basiert auf wiederverwendbaren Komponenten und gemeinsamen Standards. Wirksames E Government ist für alle Beteiligten verbindlich und sicher. ermöglicht eine durchgängige, medienbruchfreie, digitale Abwicklung. wird von Bund, Ländern und Kommunen gemeinsam entwickelt und betrieben. bietet echte Mehrwerte über ein breites Dienstleistungsangebot. ist über einheitlich strukturierte Kanäle und Nutzerschnittstellen leicht zugänglich und einfach handhabbar.

15 1. Wie ist es um die E Government Landschaft in Deutschland bestellt? 3. Wie könnte ein optimiertes E Government aussehen? Ausgangslage

16 Schlussfolgerung E Government dreht sich im Teufelskreis

17 Ausgangslage 4. Welches Einsparpotenzial ließe sich dadurch erreichen?

18 Hintergrundinformation 13 Milliarden Euro pro Jahr Jährliche IT Ausgaben der Verwaltung

19 Wirksames E Government spart 34% des derzeitigen Aufwandes. Vergleichbar hohe Einsparpotenziale für Nutzer und Verwaltungen Einsparpotenziale hochgerechnet auf der Basis der TOP 60 Verwaltungsleistungen Nutzer Verwaltung Gesamt Hochgerechneter Aufwand (in Mio. Euro) Hochgerechneter Aufwand nach Optimierung (in Mio. Euro) Rechnerisches Einsparpotenzial (in Mio. Euro) Relatives Einsparpotenzial 34,8% 32,7% 34,3%

20 Ausgangslage Realistische Handlungsempfehlungen, die existierende Bedarfe decken und Einsparpotenziale mit sich bringen

21 1. Es braucht politischen Willen. auf allen Ebenen für mehr gemeinsame und einheitliche Lösungen 2. Initiale Investitionen als Treiber und Impulsgeber die Kommunen sind der Schlüssel! 3. Angemessene Rahmenbedingungen gewährleisten übergreifenden Koordinierung und Lenkung der IT Standardisierung Technik und IT Projekt Kompetenz in den Behörden 4. Attraktive Angebote ermöglichen von der Verwaltungszentrierung zur Nutzerzentrierung Gebührenreduzierung 5. Vorrang für E Government die elektronische Abwicklung muss zur Regel werden. (Digital by Default) Nachweise innerhalb der Verwaltung müssen automatisch eingeholt werden. (Once Only)

22 Vielen Dank! Fraunhofer Institut FOKUS Kompetenzzentrum Öffentliche IT Kaiserin Augusta Allee Berlin Tel Fax it.de