Elektronische Rechnungsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung Potenziale und Perspektiven

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1 Elektronische Rechnungsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung Potenziale und Perspektiven 15. Kongress Effizienter Staat 25. April 2012, dbb forum, Berlin Dr. Stefan Werres Bundesministerium des Innern

2 Agenda 1. Aktuell: Ausgangssituation und Zielvorgaben 2. Herausforderung: Internationale und nationale Entwicklungen 3. Potentiale: Optimierungsbedingungen und mögliche Effizienzressourcen 4. Konkret: Das BMI-Projekt und seine Planung 15. Kongress Effizienter Staat 2

3 Ausgangssituation und Zielvorgabe Aktueller Stand Ziel Über 8 Milliarden Rechnungen werden in D versandt, davon 5% elektronisch (Quelle: Mai/ Meyer, 2010); Genaues Rechnungsvolumen noch unklar, zzt. Gegenstand eines Forschungsauftrags des BMWi Kosten im Rechnungseingang der öffentlichen Verwaltung über 20 pro Stück Aufzeigen von technischen, betriebswirtschaftlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen und Einflussnahme auf Entscheidungsträger zur Optimierung des Rechnungswesens in der öffentlichen Verwaltung 15. Kongress Effizienter Staat 3

4 Übertragungswege im Rechnungswesen Bestandsaufnahme und Potentiale ERS DRU VER Post PE SCA OCR FREI ZAH ERS VER OCR FREI ZAH ERS VER Daten (mit Konvertierung) und Sichtformat FREI ZAH 15. Kongress Effizienter Staat 4

5 Europäische und deutsche Entwicklungen Europäische Entwicklungen EU Expert Group 2009 u. Bündel von Maßnahmen 12/2010 EU-Kommission Elektronische Abrechnung als vorherrschende Methode in 2020 In Spanien, Italien, Dänemark und Finnland Forderung, jeglichen Geschäftsverkehr mit Verwaltung elektr. abzuwickeln Nationale Entwicklungen Ziel der Bundesregierung elektron. Rechnungsaustausch attraktiv zu gestalten Leuchtturmprojekt BMWi (Steuervereinfachungsgesetz vom ) Forum elektronische Rechnung mit allen großen Verbänden gegründet ein Arbeitspaket öffentliche Beschaffung 15. Kongress Effizienter Staat 5

6 Posteingang und Transfer (tw. mehrfach) ca. 1,65 1,95 Vorbereitung und Prüfung der Rechnung, inkl. Scannen ca. 3,05 3,85 Monitoring und Steuerung ca. 3,95 4,70 Erfassen und Buchen ca. 6,75 7,43 Rechnungsfreigabe (Fachabteilung und Niederlassung) ca. 6,95 7,80 22,35-25,73 pro Rechnung Entklammern Rechnungseingangsstempel Verteilung auf Sachbearbeiter Scannen/ Archivieren und Vernichten, ggf. Versenden an Niederlassung Kopien von Rechnungen Mahnungsund Skontikontrolle Nachfragen bei Abschlüssen Identifizierung Besteller Erfassen der Kopfdaten bei Bestellbezug Erfassen von Kopfund Fußdaten ohne Bestellbezug Aufsplitten von Rechnungen bei Niederlassungen Zahllaufkontrolle, inkl. Vorbereitung Überprüfung der Rechnung Splittung der Rechnung Zuweisung der Kostenstellen Buchung des Wareneingangs Workflow in den Niederlassungen 15. Kongress Effizienter Staat 6

7 Effizienzpotentiale Fazit: Durch konsequente Zentralisierung und Elektronisierung Kostenreduzierung von über 65% erreichbar 15. Kongress Effizienter Staat 7

8 Konkret: BMI handelt, wenn andere noch planen Konkrete Maßnahme des BMI Abteilung O: Seit : Einrichtung eines Forschungsprojekts in Zusammenarbeit mit der Goethe-Universität-Frankfurt (House of Finance) Ziel: Entwicklung von Handlungsempfehlungen und Strategien für den Versand elektronischer Rechnungen an öffentliche Verwaltungen. 15. Kongress Effizienter Staat 8

9 Projektplanung BMI 2b Analyse der Bedürfnisse der Lieferanten insb. KMU 1 Theoretische Fundierung und Ist-Analyse Ist-Situation Privatwirtschaft Deutschland Ist-Situation öffentliche Verwaltungen in Europa 2a Analyse öffentliche Verwaltung (BMI) Analyse öffentliche Verwaltung (u.a. IT- und organisatorische Situation, Lieferantenstruktur) EU u. D Ziele beteiligter Einheiten Kostenmodell und Ergebnisse 3 Handlungsempfehlungen & Umsetzungsstrategien Transfer der Erkenntnisse aus der Privatwirtschaft und anderen europäischen Ländern auf die öffentliche Verwaltung Ableitung von Handlungsempfehlungen und Umsetzungsstrategien Jan Februar 2012 Mai 2012 September

10 2. Meilenstein 1 2 Abschlussbericht Zwischenergebnisse 3 4 Kick-off Theoretische Fundierung Analyse öffentliche Verwaltung Ergebnisse und Implikationen Inhalte Methoden Ergebnisse Literaturrecherche Identifizierung europäischer Best Practices Identifizierung europäischer und nationaler Initiativen Erste Gespräche mit dem Forum elektr. Rechnung stattgefunden Forschungsaufenthalt eines Kollegen aus Mailand in 2009 und fortlaufender Austausch Experten-Gespräche Auswertung, Zusammenführung und Systematisierung der Ergebnisse Verständnis Ziele und Problemfelder Verstehen der zentralen Nutzentreiber in anderen Ländern Verständnis der einzelnen Blickrichtungen 15. Kongress Effizienter Staat 10

11 3. Meilenstein 1 2 Abschlussbericht Zwischenergebnisse 3 4 Kick-off Theoretische Fundierung Analyse öffentliche Verwaltung Ergebnisse und Implikationen Inhalte Methoden Ergebnisse Informationen über Infrastruktur u. Organisationsstruktur Informationen über Lieferantenstruktur Informationen über Prozesse bei Verwaltung und Lieferanten Anforderungen der jeweiligen Organisationseinheiten bei Verwaltung und Lieferanten Aufbau Kostenmodell Entwicklung Hypothesenmodell Gesprächsleitfaden Experten-Gespräche mit BMI und Lieferanten Fundiertes Hypothesenmodell Verständnis über Strukturen und Prozesse Verstehen jeweiligen Anforderungen aus verschiedenen Sichtweisen 15. Kongress Effizienter Staat 11

12 4. Meilenstein 1 Kick-off 2 Theoretische Fundierung Abschlussbericht Zwischenergebnisse 4 3 Analyse öffentliche Verwaltung Ergebnisse und Implikationen Datenanalyse Inhalte Methoden Je nach Hypothesenmodell festzulegen (z.b. PLS) Ergebnisse Technische, betriebswirtschaftliche und organisatorische Rahmenbedingungen für erfolgreiche Umsetzungen Handlungsempfehlungen und Implikationen 15. Kongress Effizienter Staat 12

13 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 15. Kongress Effizienter Staat 13