Die rechtskonforme elektronische Rechnung. Was steckt dahinter?

Transkript

1 Die rechtskonforme elektronische Rechnung Was steckt dahinter? Zürich, Oktober 2015

2 Einleitung Einleitung Gesetzlicher Rahmen in der Schweiz Risiken und Problemstellungen Schlussfolgerungen

3 World is Beta

4 Was wird meist noch in Papierform versendet? 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Verträge und Vereinbarungen Rechnungen Verkaufsbroschüren/Datenblätter Bescheinigungen Bestellungen Belege, Überweisungsanzeigen Rekrutierungsmaterial Technische Zeichnungen, Konstruktionsoder Bauzeichnungen Vertragsverlängerungen/Belastungsanzeigen Quelle: Paper Wars - an update from the battlefield, AIIM, 2014.

5 Vorteile der E-Rechnung 24% 14% 10% Verbessertes Betriebskapital 14.5% 14.5% Kundenwunsch 5.5 Ersparnis für Empfänger Ersparnis für Aussteller Kundenzwang Wird schneller beglichen Unsere Erfahrungen Quelle: -Umfrage zur E-Rechnung, 2014.

6 Unsicherheit im Markt 20% 12% 5.8% Unklare Rechtslage 12% n/a Komplexität 8% Keine einheitlichen Vorgaben Fehlende Akzeptanz (Gegenpartei) 3% Keine Kontrolle der Rechnung Unternehmensgrösse (klein) Unsere Erfahrungen Quelle: -Umfrage zur E-Rechnung, 2014.

7 Stand der Entwicklung elektronische Rechnungsstellung Führend Durchschnitt Im Aufbau Schlusslicht Quelle: E-Rechnung Drei Impulsgeber verändern den Markt, Billentis, Billentis 2014

8 Gesetzlicher Rahmen in der Schweiz Einleitung Gesetzlicher Rahmen in der Schweiz Risiken und Problemstellungen Schlussfolgerungen

9 Gesetzlicher Rahmen in der Schweiz Elektronische Rechnungsstellung und Archivierung ElDI-V ZertES Zivilrecht Steuerrecht (MWSTG/V) GeBü-V Strafrecht Buchführung Handelsrecht (insb. OR) ElDI-V Elektronische Rechnungsstellung/ Archivierung Sender GeBü-V ZertES DSG E-Rechnung Spezialgesetze GwG Empfänger GeBü-V ZG ElDI-V

10 Verfahrensdokumentation Eine Verfahrensdokumentation sollte folgende Inhalte einschliessen Beschreibung der relevanten gesetzlichen Anforderungen Prozessbeschreibung Abläufe und Verfahren Belegfluss Protokollierung Nachvollziehbarkeit IKS Kontrollen Archivierung Prozess unabhängige Anforderungen Verantwortlichkeiten Sicherheitsvorkehrungen Sicherstellung der Verfügbarkeit Organisation Aktenplan Informatiklösung Lösungsarchitektur Beschreibung der Informationsträger Beschreibung der Integrität und Authentizität Schnittstellen zu Drittsystemen

11 Exkurs: Und wo steht Europa?

12 Und wo steht Europa? Richtlinien aus dem Bereich der elektronischen Rechnungsstellung Ausgangslage RL 2001/115/EG Vereinfachen Modernisieren Harmonisieren Integration in RL Mehrwertsteuersystem RL 2006/112/EG Fortgeschrittene Signatur EDI Lockerung der Anforderungen RL 2010/45/EU innerbetriebliche Steuerungsverfahren Problematik Zu viele Mitgliedstaaten mit eigenen Regelungen

13 Risiken und Problemstellungen Einleitung Gesetzlicher Rahmen in der Schweiz Risiken und Problemstellungen Schlussfolgerungen

14 Risiken und Problemstellungen Rechtliche Anforderungen E-Rechnung Organisation Konzeption und Umsetzung

15 Rechtliche Anforderungen Die bei der Erfüllung rechtlicher Anforderungen vorkommenden Fehler resultieren hauptsächlich aus Mangelnde Identifikation Fehlerhafte Interpretation/Auslegung Fehlender Kenntnis der Anwendung in der Praxis Fehlerhafte Umsetzung der MWST-Anforderungen Reputation und finanzieller Schaden durch Nichteinhaltung der Gesetze Erhöhter Prüfaufwand Busse Verweigerung des Vorsteuerabzuges

16 Konzeption und Umsetzung Die bei der Konzeption und Umsetzung vorkommenden Fehler resultieren hauptsächlich aus Unzureichender Planung aufgrund der Themenfremdheit Überforderung durch Komplexität Sub-optimaler Automatisierung des Prozesses Mangelnder Analyse der Fach- und IT-Anforderungen Fehlinvestitionen Nachbesserungsbedarf Fehlende Akzeptanz Dokumentation und Nachvollzug

17 Organisation und Schnittstellen Geschäftsleitung Finanzabteilung Vorschriften Steuer- und Rechtsabteilung Logistik Kunden IT Lieferanten Ein- und Verkauf

18 Schlussfolgerungen Einleitung Gesetzlicher Rahmen in der Schweiz Risiken und Problemstellungen Schlussfolgerungen

19 Schlussfolgerungen xx xx xx Prozess Standardisierung der elektronischen Prozesse Entmaterialisierung von Transaktionen Richtigkeit Elektronische Signatur Rahmenbedingungen Gesetzliche Anforderungen Nachvollziehbarkeit x 4 Sicherheit und Komfort Einbezug von Fach-, IT-, Steuerexperten und Revision

20 Vielen Dank! Unsere Kontaktdaten Christian Hug Senior Manager Information Governance PricewaterhouseCoopers AG Birchstrasse Zürich Telefon Raphael Hasler Assistant Manager Information Governance PricewaterhouseCoopers AG Birchstrasse Zürich Telefon