Elektronische Eingangsrechnungen in der Praxis

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1 Elektronische Eingangsrechnungen in der Praxis Oliver Berndt B&L Management Consulting GmbH VOI Competence Center Elektronische Signatur

2 Rechnungsvolumina 10 Mrd. Rechnungen p.a. in Deutschland geschätzt, davon 2/3 in Papierform in Konsumgüterwirtschaft schon heute Mio. elektronisch Kanäle der Rechnungsübertragung Dienstleister WebEDI Sonstiges Ausgangsrechnungen kosten 1,40 15 /Stück (Quelle: Diverse Studien) EDI Eingangsrechnungen kosten 6,74-22 (Quelle: Bonpago) Fax Post Quelle Grafik: Der elektronische Rechnungsaustausch, AWV 2006

3 Rechnungsaustausch in D Deutscher Gesetzgeber verlangt zusätzlich Qualifizierte elektronische Signatur, QES (UStG 14, 3) Natürliche statt juristische Person Vorsteuerabzug nur mit QES (UStG 15) Fax von & nach Standard- Fax-Gerät oder mit QES Physischer Austausch von Papier Datei mit QES, z.b. Mail (mit Anhang) Elektronisch von Standard- Fax zu Standard- Fax EDI (seit 01/2009 auch ohne Sammelrechnung)

4 Hürden für die Signatur-Ausbreitung Unzureichende Kenntnisse bei den potenziellen Anwendern ist das meist genannte Problem aus Sicht der Anbieter Hürden für die Ausbreitung Komplexität der Technologie 4% 4% 12% Verbreitung PKI-Infrastruktur 19% 6% 10% Investitionen und lfd. Kosten Komplexität der Abläufe und Bedienung Unzureichendes Nutzenpotenzial Unzureichendes Produktangebot 21% 4% 6% 14% Unzureichende Kenntnisse bei potenziellen Anwendern Gesetzliche und regulatorische Vorgaben Sonstiges (Bitte spezifizieren!) Archivierung signierter Dokumente

5 EU-Richtlinienvorschlag vom Evtl. wird es 2013 eine Erleichterung geben Papierrechnungen und elektronische Rechnungen sollen gleich behandelt werden Vorgabe der elektronischen Signatur soll entfallen, ABER Integrität und Authentizität müssen nach wie vor sichergestellt werden Keine Aussage zum Wie Klar ist lediglich: Signatur erfüllt die Vorgaben heute und in Zukunft Erforderlich ist (geschätzt aufgrund EU-Ablauf) Finaler Bericht der Arbeitsgruppe (Ende 2009) Richtlinie zur Änderung der MwSteuSysRL (2010) Zustimmung von 27 Staaten (2011 ) Umsetzung der Richtlinie in nationales Recht (2013) Bis 2013 ist Signatur stärker etabliert

6 Ausgewählte Anwender E-Billing in D E-Billing stärker verbreitet als angenommen. Airberlin Herth+Buss PBS Network Amadeus Germany ASL, Auto Service- Leasing Bausparkasse Schwäbisch Hall Bechtle Dow Chemical E.ON Edeka Minden- Hannover Envia TEL Fielmann Fresenius GASAG Heinemann Hottinger Baldwin Messtechnik John Deere Landefeld Druckluft & Hydraulik Mercoline Metro Group Mink Bürsten (Fax) Mobility Concept Müller Touristik National Car Rental Simyo nexmart Nieten Fracht Logistik Red Bull (CH) RWE Schering Siemens (Einkauf) Sipgate (Fax) Solvay SONEPAR Telekom und T-Mobil Trend Micro Trox, Klima- und Lüftung Volz Luftfilter Würth ZF Trading u.v.a.m. Quelle: Eigene Recherchen, Stand 2007

7 Organisatorische Alternativen (Empfänger) Outsourcing auch für Empfänger interessant Empfang Prüfen Entschlüsseln Dokumentieren Konvertieren Archivieren Inhouse Mengen Dienstleister Portallösung

8 Lösungsszenarien Service Provider Direkte Kundenanbindung A Signierte Rechnung Direkte Anbindung Service Prov. B SP Aufbereitete Daten Signierte Rechnung Druckdaten an Service Prov. C SP Druckdaten Signierte Rechnung Quelle: swissdigin, Prof. Tanner

9 Lösungsszenarien Portale Upload Daten auf SP-Portal D Druckdaten SP Signierte Rechnung Erfassung Daten auf SP-Portal E SP Signierte Rechnung Erfassung Daten auf RE-Portal F RE-Portal Quelle: swissdigin, Prof. Tanner

10 Fazit Warten auf EU-Vorgaben heißt ROI-Verzicht Heute: Umfangreicher Papieraustausch, teilweise zusätzlich zur elektronischen Rechnung Elektronische Rechnungen bieten guten ROI und großes Potenzial ROI ergibt sich beim Empfänger durch Wegfall der Erfassung Signaturaufwand lässt sich minimieren/delegieren Es besteht bereits ein großes Angebot an Produkten und Dienstleistungsangeboten Weitere Anwendungen ermöglichen bzw. erfordern Einsatz der Signatur als Basistechnologie

11 Vielen Dank für Ihr Interesse! Fragen Sie nach uns am VOI-Stand in Halle 3 oder kontaktieren Sie uns direkt: B&L Management Consulting GmbH Oliver Berndt Tel.: berndt@bul-consulting.de Internet: