In 5 Schritten zum DMS

Transkript

1 In 5 Schritten zum DMS Vorgehensweise zur Auswahl und Einführung von ECM/DMS Copyright (2017) Seite 1

2 In 5 Schritten zum DMS Copyright (2017) Seite 2

3 Potenzialanalyse sorgt für Klarheit Mit der Potenzialanalyse werden die wesentlichen Eckpunkte definiert. Ganz am Anfang steht eine klare Zieldefinition. Wichtig ist aber auch, alle Beteiligten dort abzuholen, wo sie stehen. Interne Randbedingungen Abstimmung Zielsetzung Kurzanalyse der relevanten Prozesse Grobes organisatorisches Konzept Grobes technisches Konzept Kosten-/Nutzenvergleich Ergebnisse Marktbedingungen Anbieterund Produktsituation Handlungsbedarf Nutzenpotenziale Grobkonzept Kosten Copyright (2017) Seite 3

4 Typische Einsatzfelder management Rechnungseingangsbearbeitung Vertragsmanagement Posteingangsbearbeitung revisionssichere Archivierung Digitale Personalakte Copyright (2017) Seite 4

5 Komplexität in den Griff bekommen Ebene 4 Collaboration Ebene 3 Prozessunterstützung Virtuelle Projekträume PEB / REB Lebenszyklusverwaltung Elektronische Akten Ebene Integration Ebene 1 Organisation Ebene 0 Sicherheit Papier dokumente Spätes Scannen Aktenplan Registrierung frühes Scannen Elektronische Dokumente Elektron. Archivierung Organisatorische Vorgaben COLD Dokumente aus Anwendungen B&L, Reifegradspyramide ECM und DMS Copyright (2017) Seite 5

6 Fachkonzept für Pilotbereich Durch die Erstellung eines Fachkonzepts, meist für einen Pilotbereich, entsteht ein weiteres Element der Ausschreibungsunterlage. Anforderungen an den Piloten o o o Potenzial muss vorhanden sein mittlere Komplexität und gut abgrenzbar (klare Schnittstellen) im Idealfall Übertragbarkeit der Ergebnisse auf andere Bereiche Anwender unbedingt in die Erstellung einbinden (Akzeptanz) Organisation VOR Technik So detailliert gestalten, dass ein Anbieter auf dieser Basis den Aufwand für die Umsetzung gut abschätzen kann (Ziel: Festpreis) Copyright (2017) Seite 6

7 optimale Lösung finden Das richtige Produkt gibt es nicht. Es gibt nur die optimale Lösung. Aussagefähige Ausschreibungsunterlage Sinnvolle Vorauswahl Sicherheit durch Bietergespräche Entscheidungsvorlage greift die Ziele wieder auf Copyright (2017) Seite 7

8 Ausschnitt aus einem Projekt von B&L Gegenüberstellung: Funktionalität Copyright (2017) Seite 8

9 Projektorganisation Vor dem Projektstart sind die Ziele und die Projektorganisation festzulegen und abzustimmen. Lenkungskreis Meilenstein- Termine Projektoffice PL Auftraggeber Team Auftraggeber PL Auftragnehmer Team Auftragnehmer Jour Fix Copyright (2017) Seite 9

10 Beispiel B&L-Projektindikator Projektindikator Um Zeit, Budget und Ressourcen im Griff zu behalten, empfiehlt sich ein einfaches Kontrollinstrument, wie es der B&L-Projektindikator bietet. Copyright (2017) Seite 10

11 In 5 Schritten zum DMS Wie (fast) alle DMS-Projekt erfolgreich enden. Ziele definieren, priorisieren und - vor allem - abstimmen Vorhaben angemessen dimensionieren (und abgrenzen) Strukturiert vorgehen (5 Schritte zum DMS) Anwender intensiv einbinden Komplexität im Griff behalten Die optimale Lösung auswählen Zeit, Budget und Ressourcen jederzeit beachten Copyright (2017) Seite 11

12 Kontakt Lothar Leger B&L Management Consulting GmbH Frankfurt / Rosenheim Tel.: / leger@bul-consulting.de Internet: Harald Klingelhöller DM Dokumenten Management GmbH Puchhheim Tel.: h.klingelhoeller@lobodms.com Internet: Copyright (2017) Seite 12