Vertragsmanagement in Theorie und Praxis

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1 Vertragsmanagement in Theorie und Praxis Frankfurt, 10. Oktober 2013 Dr. Maxime Sierig Eckes-Granini Group GmbH Director Law / Syndikusanwältin Frank Rüttger IQDoQ GmbH Leiter Geschäftsfeld IQAkten IQDoQ GmbH Folie 1

2 Agenda Unternehmensvorstellung Ausgangssituation 2004 Produktauswahl & Systemeinführung Vertragsdokumente Funktionen Lessons learned IQDoQ GmbH Folie 2

3 IQDoQ GmbH Das Unternehmen Geschäftsziel Optimierung dokumentenbasierter Prozesse mittels digitaler Aktenlösungen Kernprodukte HyperDoc Dokumentenmanagement FormText TM Outputmanagement IQAkten elektronische Akten DMS-Erfahrung Fast Projekte in den vergangenen 25 Jahren Beteiligungsstruktur 100%ige Tochter der MATERNA GmbH Standorte Kundennah mit eigenen Niederlassungen und den Geschäftsstellen der MATERNA GmbH MATERNA Bern MATERNA Dortmund Zürich Hamburg Frankfurt (Bad Vilbel) IQDoQ GmbH Folie 3

4 Eckes-Granini Group GmbH - Das Unternehmen Ein führender Markenhersteller von fruchthaltigen Getränken in Europa. Die Eckes-Granini Gruppe mit Hauptsitz in Nieder-Olm bei Mainz ist ein Familienunternehmen mit 879 Millionen Euro Umsatz. Wir bringen den Menschen das Beste aus der Frucht für ein gesundes und genussvolles Leben Engagierte und kompetente Mitarbeiter, starke Marken und eine langfristige strategische Ausrichtung mit nachhaltiger Wertschöpfung stehen bei Eckes-Granini im Mittelpunkt. IQDoQ GmbH Folie 4

5 Ausgangssituation 2004 im ECKES Konzern Verträge & Schriftverkehr in Papierakten Dokumenten-Management System für die Finanzbuchhaltung vorhanden Idee: Nutzung des Systems für andere Unternehmenseinheiten Erstellung einer zusätzlichen Anwendung - CMS (Contract Management System) IQDoQ GmbH Folie 5

6 Ausgangssituation 2004 (II) Finanzbuchhaltung CMS ERP-System (Betrieb durch Nexio) Anwendung Finanzbuchhaltung Anwendung CMS Datenbank Dokumenten-Management-System HyperDoc Plattenspeicher IQDoQ GmbH Folie 6

7 Produktauswahl & Systemeinführung (I) Basis: Dokumenten-Management-System HyperDoc Individuelle Erweiterung des bestehenden Systems um eine Vertragsakte Start: Ende: (Produktivschaltung erste Version) Aufbau des Systems durch internen IT-Dienstleister Nexio in Zusammenarbeit mit IQDoQ Digitalisierung der Papierdokumente erfolgte im Haus Scannen durch studentische Mitarbeiter Indizierung durch Legal IQDoQ GmbH Folie 7

8 Produktauswahl & Systemeinführung (II) Aktuelle Standorte & Benutzer bei ECKES-Granini ECKES-Granini Group GmbH: ECKES-Granini Deutschland GmbH: ECKES Austria GmbH: 6 Benutzer } insg. 9 Benutzer Rollen & Rechte Fachadministratoren mit vollen Rechten Ablage, Lesen, Ändern, Löschen, Anlage von Kategorien Benutzer mit ausschließlichen Leserechten Zugriff eingeschränkt auf einzelne Gesellschaften IQDoQ GmbH Folie 8

9 Vertragsdokumente Aktuell Dokumente im System gesellschaftsrechtliche Dokumente handelsrechtliche Dokumente Leistungsverträge 200 Steuerunterlagen 400 Sonstiges (Absichtserklärungen, Aufhebungsverträge, Bestätigungen, Muster, ) Laufende Einspeisung neuer Dokumente: ca. 10 pro Monat IQDoQ GmbH Folie 9

10 Funktionen: Dokumenterfassung (I) Kategorisierung (Ablagestruktur) Geschäftsbereich Unterkategorie Gesellschaft Dokumentart Dokumenttyp Dokument-Indexwerte Vertragstitel Bemerkung Abschlussdatum Vertragsbeginn und-ende Geschäftsjahr Fälligkeit bis zu 5 Vertragspartner (andere Gesellschaften oder externe Firmen) IQDoQ GmbH Folie 10

11 Funktionen: Dokumenterfassung (II) Benachrichtigungs-Funktion: Fristende (ein Datum) Benachrichtigungsdauer (bei Erreichen des angegebenen Zeitraums vor dem Fristende wird eine Benachrichtigung verschickt) Zeitdauer, um die das Fristende bei Erreichen desselben verschoben wird. IQDoQ GmbH Folie 11

12 Funktionen: Vertragssuche Wie kann man suchen? Suchfunktionen zum Finden der Akte von Dokumenten innerhalb einer Akte von Dokumenten in allen Akten über Meta-Daten Stichworte IQDoQ GmbH Folie 12

13 Neu: Compliance Eigener Anwendungsbereich innerhalb des CMS Erfassung und Ablage der Compliance-relevanten Dokumente bei ECKES-Granini Unterkategorien: Code of conduct Schulungen Betriebsvereinbarungen Betriebliche Regelungen Trennung vom Vertragsbereich durch Rollen- & Rechtekonzept IQDoQ GmbH Folie 13

14 Lessons learned Eine zu detaillierte Metadaten-Struktur erzeugt Aufwände bei der Erfassung, die bei der Recherche zu wenig Vorteile bringt. Für die Erfassung sind eindeutige und dauerhafte (idealerweise im System implementierte) Vorgaben sinnvoll, z.b. für Schreibweisen, die Verwendung von Einzahl/Mehrzahl, etc. Relevant für die Qualität und Akzeptanz des Systems sind: Leichte Auffindbarkeit ein möglichst vollständiger Dokumentenbestand, ggf. auch nur bereichsweise oder ab einem Stichtag die Praktikabilität der Dokumentenerfassung, insb. korrekt gesetzte Dokument-Metadaten Laufende technische Aktualisierung des Systems und Anpassbarkeit an neue Erfordernisse Möglichkeit des Zugriffs aus vielen verschiedenen Standorten. IQDoQ GmbH Folie 14

15 Vielen Dank! Vielen Dank! IQDoQ GmbH Folie 15