MÖGLICHKEITEN DER EFFIZIENZSTEIGERUNG? ZENTRALE VERSUS DEZENTRALE IT-ANWENDUNGEN IN DER RECHTSABTEILUNG

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1 MÖGLICHKEITEN DER EFFIZIENZSTEIGERUNG? ZENTRALE VERSUS DEZENTRALE IT-ANWENDUNGEN IN DER RECHTSABTEILUNG Dr. Frank Stößel VP Legal Services BUJ Kongress in Frankfurt/M, 15. Juli Dr. Frank Stößel, DP DHL Legal Services BUJ Kongress Frankfurt/M 15.Juli 2015

2 LEGAL SERVICES DECKT NICHT ALLE RECHTSTHEMEN AB Im Fokus von Legal Services Gesellschaftsrecht, Gremienbetreuung, Steuerrecht Regulierung/ Postrecht, Corp. Housekeeping Wettbewerbs-/ Kartellrecht, M&A, IT-Recht Konzern Legal Services, insbes.: Vertragsrecht (Kunden, Lieferanten), Immob.recht, Arbeitsrecht (einige Länder), Comp.Secretarial/ Corporate Housekeeping, IT Recht, Wettbewerbs- und Kartellrecht, Beteiligungen, Trade Law,... Andere Abteilungen Steuerrecht Arbeits- u. Tarifrecht (z.t.) Claimshandling Credit Collection... Landesgesellschaften 2 Dr. Frank Stößel, DP DHL Legal Services BUJ Kongress Frankfurt/M 15.Juli 2015

3 LEGAL SERVICES LEBT IN DER MATRIX Cross-regionale Teams virtuell, divisionaler Fokus Regionale Teams 250 Unternehmensjuristen arbeiten in 43 Ländern und decken 200+ Länder ab Globale Teams Wettbewerbsrecht, M&A, IT Recht,... Compliance, Datenschutz,... 3 Dr. Frank Stößel, DP DHL Legal Services BUJ Kongress Frankfurt/M 15.Juli 2015

4 ERWARTUNGEN DER ZUKUNFTSFORSCHER Unter der Philosophie der Asset light company werden Unternehmen weite Teile ihrer IT auslagern. In der Folge werden große Teile der bisherigen Rechenzentren in die Cloud wandern wird betriebliche Anwendungssoftware als Service eingekauft XaaS Modell, z.b. SaaS Software as a Service Künstliche Intelligenz verknüpft Informationen aus big data, Expertenwissen wird massiv unterstützt Kundenzentrierung statt Matter -Zentrierung 4 Dr. Frank Stößel, DP DHL Legal Services BUJ Kongress Frankfurt/M 15.Juli 2015

5 GELEBTE REALITÄT DER PRAKTIKER Technologie-Skepsis Unternehmensjuristen sind eher Technik-fern Unternehmensjuristen sehen in Technologie nur eine begrenzte Stellgröße für Effizienzund Effektivitätsverbesserungen Budgetdruck: Kostendruck verhindert Investitionen, die sich erst mittelfristig auszahlen oder deren Nutzen nicht klar monetär belegbar ist Dezentrale Organisationsstruktur befördert national oder regional ausgerichtete Technologie-Entscheidungen Dezentralen IT-Anwendungen (Inseln), die nur ansatzweise global integrierbar sind. 5 Dr. Frank Stößel, DP DHL Legal Services BUJ Kongress Frankfurt/M 15.Juli 2015

6 TYPISCHE ANWENDUNGEN, DIE ZENTRAL ODER DE-ZENTRALE ANGELEGT WERDEN KÖNNTEN (AUSWAHL) Anwendung Beschreibung Leistungsmerkmale Elektronische Akte (Matter Management) Dokumenten (file) Management Dokumente, Budgets, Kosten in einer Akte, Interaktion mit Externen Ablage und Zugriff auf sämtliche Dokumente Einheitliches Ablagesystem, Workflow, Berichte Zugriffsverwaltung, Versionskontrolle, Integration Vertragsdatenbank Ablage der Verträge Zugriffsverwaltung, Kalender- und Fristenfunktion, Versionskontrolle, Workflows E-Billing Patent/ Lizenz Management CRM (Customer Relationship Mngmnt.)... Elektronische Rechnungsprüfung und Zahlung Verwaltung von Patenten, Marken, Lizenzen Kundenzentrierung statt Fokus auf einzelne Akte Auto-Korrektur von Rechnungen, Zahlungsworkflow, Berichte Kalender- und Fristenfunktion, Benachrichtigungsfunktion Integration, umfangreiche Datenauswertungen und Berichte 6 Dr. Frank Stößel, DP DHL Legal Services BUJ Kongress Frankfurt/M 15.Juli 2015

7 PRAXISBEISPIEL LEGAL EUROPE: EINFÜHRUNG EINES EINHEITLICHEN MATTER MANAGEMENT SYSTEMS Folgende Erwartungen wurden an das File- und Matter Management System gerichtet, von folgenden Anforderungen ging das Legal Team Europa aus: Zusammenarbeit in der Region Europa (für 45 Anwälte in 19 Ländern) Einheitliche Ablagestruktur und Reporting, nahtlose Integration Einfacher Zugriff auf Dokumente anderer Kollegen (z.b. Urlaubsvertretung) Teamarbeit an einem Dokument ohne Versionskonflikte Schneller Zugriff auf die aktuellsten Vertragsmuster/ Templates Zusammenarbeit im Land Schnelles Auffinden von Musterklauseln und Referenzverträgen Leichter Datenaustausch mit externen Kanzleien Datensicherheit, Datenschutz, single-sign-on 7 Dr. Frank Stößel, DP DHL Legal Services BUJ Kongress Frankfurt/M 15.Juli 2015

8 PRAXISBEISPIEL: WO KÖNNTE DIE REISE HINGEHEN Ausblick : Wenn sinnvoll, wird weiter zentralisiert (Matter Management) Die Lösung für Legal Europe wird zwischen von anderen Regionen übernommen (Skalierbarkeit ist gegeben). Eine Region hat noch ein eigenes Matter Management System. Falls ohne Einbußen bei der Funktionalität möglich, wird ein Wechsel auf die Europa-Lösung erwogen. Cloud Cloud? 8 Dr. Frank Stößel, DP DHL Legal Services BUJ Kongress Frankfurt/M 15.Juli 2015

9 FAZIT Zukunftsprognosen sind (in der Rechtsabteilung) tatsächlich noch Zukunft Derzeit dominiert der pragmatische Ansatz. Das Maß der Dinge sind die Anforderungen der Anwender, die über zentral/ dezentral entscheiden Flexible Systeme (Skalierbarkeit, Geschäftsprozesse) sind eher zukunftsfähig Nutzung von bereits im Unternehmen etablierten Plattformen bringt Vorteile oder? 9 Dr. Frank Stößel, DP DHL Legal Services BUJ Kongress Frankfurt/M 15.Juli 2015

10 DANKE FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT! Dr. Frank Stößel VP Legal Services BUJ Kongress, Frankfurt/M, 15. Juli Dr. Frank Stößel, DP DHL Legal Services BUJ Kongress Frankfurt/M 15.Juli 2015