enaio OPTIMAL SYSTEMS Februar 2015

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1 Februar 2015

2 Unternehmensgründung: 1991 Geschäftsform: Hauptsitz: GmbH Berlin Mitarbeiter: 330 Jahresumsatz: 40,4 Mio. Installationen: Standorte europäischer Partner: Partner: über 30 Österreich, Schweiz, Polen, Lettland, Ungarn Hamburg Berlin Hannover Bielefeld Dortmund Leipzig Jena Nürnberg Stuttgart Konstanz München Wien Will SG

3 Die Unternehmensgruppe GmbH Unternehmenszentrale Berlin Vertriebsgesellschaft mbh Öffentliche Verwaltung Hannover Vertriebsgesellschaft mbh Industrie & Dienstleistungen Hamburg Schweiz AG Will, Schweiz GmbH Technologieniederlassung Leipzig GmbH Vertriebsniederlassung Dortmund Vertriebsgesellschaft mbh Industrie & Dienstleistungen Stuttgart GmbH Industrie & Dienstleistungen München Vertriebsgesellschaft mbh Österreich Wien, Österreich Vertriebsgesellschaft mbh Gesundheitswesen Berlin Vertriebsgesellschaft mbh Pharma, Biotechnologie & Life Science Bielefeld Vertriebsgesellschaft mbh Fertigung & Maschinenbau, Finanzdienstleistungen, Ö.V. Konstanz emotion touch GmbH App-, Mobile- und Touch-Lsg. Berlin Vertriebsgesellschaft mbh Justiz & Sicherheit Jena ABAYOO Business Network GmbH Berlin

4 Referenzen Wer arbeitet bereits mit enaio? mehr als 1/3 der deutschen Landkreise vertraut auf enaio über 25% der kreisfreien Städte Deutschlands setzt enaio ein über 200 weitere öffentliche und gemeinnützige Verwaltungseinrichtungen in Deutschland arbeiten mit enaio (Städte, Gemeinden, Ämter, Verbände, Ver- und Entsorger, kirchliche Einrichtungen etc.) Anzahl der Rechenzentren: 12

5 Potentiale der E-Akte in der modernen Verwaltung

6 und wo liegen weitere Aktenbestandteile in digitaler Form? Wo befinden sich die weiteren Teile der Akte? Wie lange dauert die Erstellung einer Sicherheitskopie? Wie kurzfristig kann der Mitarbeiter an Standort B auf die Akte zugreifen? Auslaufmodell Papierakte Wie sicher ist die Akte im Archiv aufbewahrt? Wie lange dauert der Zugriff auf die Akte? Problemdarstellung

7 Software für Macher Vorzüge eines Dokumenten-Management- Systems Ein DMS spart Zeit. Ein DMS spart Papier. Ein DMS schafft Platz. Ein DMS schafft Ordnung. Ein DMS spart Geld.

8 Ein DMS spart Zeit. Zugriff auf alle relevanten Dokumente für alle Mitarbeiter und zu jeder Zeit. Eine Befragung unter 200 Kunden bezüglich des Einsatzes von ergab: Vorzüge eines Dokumenten- Management- Systems 84 % benötigen weniger Zeit bei der Informationssuche 94 % bestätigen eine schnellere Umsetzung von Kundenwünschen

9 Ein DMS spart Papier. Wussten Sie, dass jedes Dokument im Laufe seiner Lebenszeit durchschnittlich fünfmal kopiert wird? dass 20% aller gedruckten Dokumente wieder weggeworfen werden? Wie viele s werden bei Ihnen ausgedruckt und abgeheftet? Vorzüge eines Dokumenten- Management- Systems

10 Ein DMS schafft Platz. Fakt ist: Vorzüge eines Dokumenten- Management- Systems alle 3 Jahre verdoppelt sich die Informationsmenge einer Institution. Die Registratur wird es in der Zukunft nicht mehr schaffen, alle Daten bzw. Akten ordnungsgemäß zu archivieren. Zu viele Daten werden produziert, die Ablage wird immer unübersichtlicher und schwerer zu handhaben. Wie hoch planen Sie die Investition für den Um-/Aus-/Neubau Ihrer Registratur oder sollen bei Ihnen auch Schränke und Archivkeller Ihre Bedeutung verlieren?

11 Ein DMS schafft Ordnung. Ein DMS ermöglicht die strukturierte und zentrale Ablage aller relevanten Daten und Dokumente. Es gewährleistet eine geordnete Ablagestruktur für alle Informationen. die Integrität aller gespeicherten Daten. eine zentrale Datenspeicherung ohne Redundanzen. Vorzüge eines Dokumenten- Management- Systems

12 Ein DMS spart Geld. Eine einfache Rechnung. Vorzüge eines Dokumenten- Management- Systems

13 Quantitativer Nutzen eines DMS Geringere Sachkosten Raummiete Archivregale Ordner Papier etc. Geringere Prozesskosten wegfallende Transportwege/-zeiten für Akten und Informationen eingesparte Arbeitszeit und kürzere Durchlaufzeiten

14 Qualitativer Nutzen eines DMS Steigerung der Attraktivität der Arbeitsbedingungen unkomplizierte Informationsbereitstellung für Entscheidungsträger Optimierung von Datenschutz/-sicherheit einheitliches Entscheidungshandeln Imageverbesserung Vorteile für den Wirtschaftsstandort (u.a. durch die kürzere Bearbeitungszeit von Vorgängen/Anträgen sowie der Qualität und Flexibilität der Verwaltung) höhere Verwaltungsqualität durch verbesserten Bürgerservice

15 Archivierung Dokumentenmanagement Workflow Potentiale der E-Akte hochintegrierte Schnittstellen zu kommunalen Fachverfahren Schriftgut- und Archivverwaltung Vorgangsbearbeitung/Workflow Post- und Rechnungseingangslösung Einbindung Aktenplan elektronische Signatur D beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung gemäß TR-RESISCAN ersetzendes Scannen gemäß TR-RESISCAN

16 Spezialist für ganzheitliche kommunale Lösungen mit für Gemeinde-, Stadt- und Landkreisverwaltungen kommunale Betriebe öffentliche und kirchliche Einrichtungen Ver- und Entsorger Vertriebsgesellschaft Hannover

17 Potentiale der E-Akte in der modernen Verwaltung & mehr Informationen hier Standort Halle EG, Stand 09 oder unter