Dokumentenmanagement bei der Gemeinde Engelskirchen

Transkript

1 Dokumentenmanagement bei der Gemeinde Engelskirchen Vom digitalen Posteingang zur elektronischen Akte

2 Engelskirchen Bundesland: NRW Regierungsbezirk Köln Oberbergischer Kreis Seit Gemeinde Engelskirchen Einwohner

3 Gemeindeverwaltung 75 Mitarbeiter/innen im Rathaus Bürgermeister, Beigeordneter 3 Fachbereiche Fachbereich 1 (Bürgerservice) Ordnung und Sicherheit, Soziales, Schule und Kultur Fachbereich 2 (Zentrale Dienste) Personal, Finanzen, Organisation Fachbereich 3 (Technische Dienste) Tiefbau, Hochbau

4 Projektverlauf 1992 Ansätze zur Überarbeitung des bestehenden Aktenplanes Das Schriftgut sollte nach Aktenplan im System abgelegt werden 2001 Erste Überlegungen zur elektronischen Vorgangsbearbeitung Ausgangsthemen waren Neugestaltung des Aktenplans (KGSt StGemB KGSt) Sitzungsdienst - Ratsinformationssystem 2004 Einführung Sitzungsdienst ALLRIS Hersteller: CC e-gov GmbH, die auch eine DMS-Lösung anbietet 2005 Pilotbetrieb Dokumenten-Management-System Einsatz auf 10 Arbeitsplätzen (EDV, Personal, Bauamt) Parallelbetrieb zur papiergebundenen Akte Erfahrungen sammeln im allgemeinen Umgang mit DMS Testweiser Betrieb von Teilprojekten wie Elektronische Bauakte (Zusammenarbeit mit eigener SW-Lösung) Elektronische Personalakte Elektronisches Kassenarchiv Digitaler Posteingang Kernfrage: Wie reagieren die Kollegen?

5 Projektverlauf 12/2006 Grundsatzentscheidung des Verwaltungsvorstands Hauslizenz für CC DMS Anbindung Fachverfahren Digitalen Posteingang zunächst nur für den Fachbereich 2 Ziel: Verwaltungsweite elektronische Vorgangsbearbeitung ab /2007 Kompletter DMS-Einsatz im Fachbereich 2 Finanzwesen (neu: SAP alt: kamerales Finanzwesen) Kassenarchiv Steuerakten Gemeindewerke (Barcodelösung für SAP-Belege) Personalakten Altaktenübernahme Neuanlage Versicherungsakten Neuanlage Digitaler Posteingang Einscannen von vorsortierten Posteingängen Allgemeine Aktenverwaltung

6 Projektverlauf 01/2008 Kompletter DMS-Einsatz im Fachbereich 1 Posteingänge Elektronische Wohngeldakte Elektronische Sozialhilfeakte Elektronische Asylbewerberakte Kindergartenbereich 02/2008 Kompletter DMS-Einsatz im Fachbereich 3 Einscannen der Eingangspost Aufbau einer elektronischen Bauakte

7 Beispiel 1 Elektronische Bauakte HotKey: STRG + F12

8 Beispiel 1 Elektronische Bauakte

9 Beispiel 2 Barcodelösung mit SAP

10 Beispiel 2 Barcodelösung mit SAP

11 Beispiel Digitaler Posteingang

12 Posteingang Schritt 1 Sichtung und Auszeichnung Vorzimmer Vorlage Rückgabe Verwaltungsvorstand Fachbereichsleiter Scanstelle

13 Schritt 2 Digitalisierung und Verteilung Sequentielles Scanstelle (Fachbereich) Originalarchiv automatische scannen indexieren Verteilung Posteingang der Mitarbeiter

14 Schritt 3 Zuordnung zur Sachakte Zuordnung zur Sachakte Posteingangsordner nach Aktenplan Die elektronische Sachakte ist Grundlage der Vorgangsbearbeitung

15 Bearbeitungsbeispiele Posteingang Indexierung in der Scanstelle Die Posteingangsakte Zuordnung zur elektronischen Akte MS-Exchange-Integration Suchmöglichkeiten

16 Indexierung in der Scanstelle Poststelle Bei der Indexierung werden der Absender, das Eingangsdatum und der zuständige Mitarbeiter erfasst. Die Erfassungsmaske haben wir mit CC DMS selbst erstellt.

17 Die Posteingangsakte Sachbearbeiterin Die Sachbearbeiterin sichtet die Post in der Posteingangsakte. Sie kann in dringenden Fällen auch sofort mit der Bearbeitung beginnen, im Normalfall wird aber erst Ablage gemacht.

18 Zuordnung zur Sachakte Sachbearbeiterin Sie nimmt den Posteingang zu Ihrer Sachakte und beginnt mit der Bearbeitung des Vorgangs.

19 Vorgangsbearbeitung Integration mit MS-Exchange Server Mailversand von Akten, Teilakten oder Dokumenten Intern als Verweis auf das DMS Extern als Dateianlagen zur Wiedervorlagen Wahlweise als Termin oder Aufgabe Mailarchivierung Suchmöglichkeiten Ordner und Dokumente Dokumentindex Volltext

20 Suchmöglichkeiten

21 Ausblick Seit 01/2008 Digitaler Posteingang verwaltungsweit Z.Zt Ordner und Dokumente im System Durchschnittlich 250 Dokumente täglich (wegen teilweiser Altaktenübernahme) Weitere Planung: Digitalisieren von Altakten FB 1 und 3 Sozialhilfe Asylverfahren Gewerbebetriebe Kindergärten Schnittstelle zum Friedhofsverfahren Zentrale Gebäudeakten Pläne (Bauamt) eventuell externe Vergabe notwendig

22 Ausblick Sicherlich kommt die Gemeindeverwaltung auch künftig nicht ohne Papier aus. Aber die elektronische Vorgangsbearbeitung mit wird viele Abläufe erheblich vereinfachen und ist aus der täglichen Arbeit bald nicht mehr wegzudenken. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!